أتمتة الموافقات الداخلية: مسار واضح ومهلة لكل طلب

أتمتة الموافقات الداخلية تعني أن يسير كل طلب، من الإجازة إلى المصروف إلى الخصم، في مسار معروف: من يعتمده حسب نوعه ومبلغه، ومن ينوب عنه عند غيابه، وكم ساعة ينتظر قبل أن يصعد، وسجل يبين من وافق على ماذا ومتى. في الجزء الثاني من السلسلة رسمت الإجراء كما يحدث فعلا، وغالبا ظهر الانتظار عند الموافقات كأطول خطوة فيه. هذا الجزء الثالث من 7 أجزاء يعطيك 4 عناصر تبني بها مسار الموافقة، وتمرينا تتبع فيه آخر 10 طلبات وكم انتظر كل واحد منها.

لماذا تبدأ الأتمتة غالبا من الموافقات

الموافقة خطوة صغيرة في الشكل وكبيرة في الأثر. الطلب نفسه قد ينجز في دقائق، لكنه يقف أياما لأن المدير مسافر، أو لأن الرسالة غرقت في محادثة واتساب مزدحمة، أو لأن مقدم الطلب لا يعرف من صاحب القرار أصلا. ولا أحد مقصر في ذلك: الموافقة عبر الرسائل تعمل جيدا حين يكون الفريق صغيرا، ثم تتعب مع كل موظف وفرع جديد.

والموافقات هي أوضح أول سير عمل لأن قواعدها موجودة غالبا في رأس الإدارة: نوع الطلب، والمبلغ، والمسؤول. سير العمل هنا يعني ببساطة أن ينتقل الطلب من خطوة إلى أخرى تلقائيا حسب قواعد مكتوبة، بدل أن يحمله موظف بيده. وتنطبق الفكرة على أنواع كثيرة: طلبات الإجازة، والمصروفات والعهد، وطلبات الشراء، والخصومات على عروض الأسعار، وتعديلات العقود.

مصفوفة الموافقات: من يعتمد ماذا وبأي حد

العنصر الأول هو مصفوفة الموافقات، وهي جدول واحد يجيب عن سؤال: لهذا النوع من الطلبات وبهذا المبلغ، من يوافق؟ اكتبها بالأدوار لا بالأسماء، حتى لا تتغير كلما تغير موظف:

• نوع الطلب: إجازة، مصروف، شراء، خصم، تعديل عقد. لكل نوع صفه في الجدول.
• الحد: المبلغ أو المدة أو نسبة الخصم التي يتغير عندها صاحب القرار. ضع الحدود التي تعمل بها منشأتك فعلا، لا أرقاما منقولة من منشأة أخرى.
• المعتمد: الدور الذي يوافق داخل كل حد، ومتى تحتاج الموافقة إلى مستويين بالترتيب.
• الشروط: ما الذي يجب أن يرفق بالطلب قبل أن يصل إلى المعتمد، كعرض سعر أو رصيد إجازة، حتى لا يعود الطلب ناقصا.

لا تعيد اختراع ما بنيته في أماكن أخرى. طلبات الشراء شرحناها بالتفصيل في مقال طلب الشراء ومصفوفة الصلاحيات: من يعتمد ماذا؟، والإجازات وما يشترطه نظام العمل فيها في مقال الإجازات في نظام العمل: مسار موافقة بدل رسائل واتساب. المهم هنا أن تجمع كل الأنواع في منطق واحد يفهمه النظام.

المفوض عند الغياب

العنصر الثاني هو المفوض. أكثر ما يوقف الطلبات ليس الرفض، بل غياب المعتمد: إجازة أو سفر أو اجتماعات طويلة. لذلك يحتاج كل دور في المصفوفة إلى بديل محدد مسبقا، مع 3 قواعد بسيطة:

• التفويض بفترة: يبدأ وينتهي في تاريخين، ولا يبقى مفتوحا بعد عودة المعتمد.
• التفويض بحد: قد ينوب المفوض في الطلبات الصغيرة فقط، وتنتظر الكبيرة صاحب الصلاحية أو تصعد.
• التفويض يظهر في السجل: يكتب أن فلانا وافق نيابة عن فلان، لا باسمه وحده.

بهذا لا يحتاج المعتمد أن يفتح هاتفه في إجازته، ولا يضطر الموظف أن يخمن من يسأل.

المهلة والتصعيد

العنصر الثالث هو المهلة. كل خطوة موافقة تحتاج وقتا أقصى يقرره صاحب المنشأة، وبعده يحدث شيء محدد بدل أن يبقى الطلب معلقا. التصعيد يعني أن ينتقل الطلب تلقائيا إلى مستوى أعلى أو إلى المفوض حين تنتهي المهلة. والصيغة التي تكتبها بسيطة: إذا لم يرد المعتمد خلال المهلة، يرسل النظام تذكيرا، ثم إذا مرت مهلة ثانية ينتقل الطلب إلى من فوقه أو إلى مفوضه.

المهلة لا تعني الضغط على المدير، بل تعني أن المنشأة قررت مسبقا كم يحتمل كل نوع من الانتظار. طلب صيانة عاجل لا يشبه طلب تعديل عقد سنوي. ابدأ بمهل واقعية من بيانات تمرين هذا الجزء، ثم عدلها بعد شهر من التشغيل.

سجل الموافقات: من وافق على ماذا ومتى

العنصر الرابع هو السجل، أو ما يسمى سجل التدقيق: قائمة لا تعدل تحفظ لكل طلب من قدمه، ومن وافق أو رفض، ومتى، وبأي صلاحية، ومع أي تعليق. هذا السجل يجيب عن أسئلة المراجع الداخلي والمدقق والإدارة دون البحث في محادثات قديمة. وحين يحتاج القرار إلى توقيع على مستند كعقد أو ملحق، فارجع إلى مقال التوقيع الإلكتروني في السعودية لتعرف متى يكفي الاعتماد داخل النظام ومتى تحتاج توقيعا إلكترونيا.

وطلبات كالإجازات تحمل بيانات شخصية عن الموظفين. نظام حماية البيانات الشخصية المنشور على موقع سدايا ينص في المادة 19 على أن على جهة التحكم اتخاذ ما يلزم من إجراءات ووسائل تنظيمية وإدارية وتقنية تضمن المحافظة على البيانات الشخصية، وفي المادة 31 على أن تحتفظ جهة التحكم بسجلات لمدة تحددها اللوائح لأنشطة معالجة البيانات الشخصية. مسار موافقة بصلاحيات محددة وسجل واضح يساعدك في الأمرين، لكن تفاصيل المدة والمحتوى تحددها اللائحة التنفيذية، وهذا ليس استشارة قانونية، فتأكد مع سدايا أو محام.

نظرة أوريجامي

نحن شركة تقنية سعودية نبني الأنظمة والتطبيقات والربط بين الأنظمة وحلول الذكاء الاصطناعي. وحين نبني مسار موافقات نبدأ بالمصفوفة مكتوبة على ورقة مع الإدارة قبل أي شاشة، لأن النظام لا يستطيع أن يطبق قاعدة لم يتفق عليها أحد، ونربط المسار بالأنظمة التي يعيش فيها الطلب فعلا حتى لا يعيد أحد إدخال البيانات.

ونحرص على أن يبقى الاستثناء ممكنا وموثقا: الطلب العاجل يجد طريقه، لكن بأثر في السجل لا برسالة جانبية. هذا التوازن بين الانضباط والمرونة هو ما نبني عليه، وتجد تفاصيله في صفحة خدماتنا.

تمرين: تتبع آخر 10 طلبات موافقة

خلال 5 أيام عمل، اجمع آخر 10 طلبات موافقة من نوع واحد، ولكل طلب سجل ما يلي:

• متى قدم الطلب، ومتى وصلت الموافقة النهائية، والفرق بينهما بالساعات.
• كم معتمدا مر عليه، وهل كان أحدهم غائبا ومن ناب عنه.
• كم مرة عاد الطلب ناقصا، وما المعلومة التي كانت تنقصه.
• أين حفظت الموافقة: نظام، أو بريد، أو واتساب، أو ورقة.
• هل تستطيع اليوم أن تثبت من وافق ومتى، دون أن تسأل أحدا.

متوسط الانتظار الذي تحسبه هنا هو خط الأساس لمهلك الأولى، وهو أصدق من أي رقم عام.

في الجزء القادم

بعد أن يسير الطلب في مسار واضح، يبقى عمل آخر يستهلك الوقت: إعادة كتابة المستندات في النظام. الجزء الرابع من السلسلة، إدخال البيانات اليدوي: متى يقرأ النظام المستند بدلا منك، يشرح كيف يستخرج النظام البيانات من مستندات الموردين وسندات التسليم والنماذج، ويرسل غير المؤكد منها إلى شخص يراجعه.