O saldo de férias é o número que os funcionários mais perguntam, e as férias são o pedido que mais se perde entre mensagens de WhatsApp e ligações. A Lei do Trabalho define a base com clareza: férias anuais de pelo menos 21 dias, que passam a 30 dias após 5 anos contínuos com o empregador, e o trabalhador deve ser avisado da data das férias com pelo menos 30 dias de antecedência. Na terceira parte construímos o registro de ponto e turnos; esta quarta parte transforma férias, declarações, adiantamentos e outros pedidos dos funcionários em um único fluxo de aprovação: quem aprova o quê, o que acontece quando o aprovador está ausente, como o saldo se atualiza sozinho e como o funcionário vê o status do pedido sem precisar perguntar, e depois um exercício em que você monta a matriz de aprovação dos seus cinco pedidos mais frequentes.

As férias conforme a lei: o que o sistema precisa saber antes de calcular

Antes de qualquer fluxo de aprovação, o sistema precisa conhecer os tipos de férias e licenças e as regras de cada um, porque o saldo, a remuneração e os documentos exigidos mudam de um tipo para outro. As principais disposições da Lei do Trabalho publicada pelo Bureau of Experts:

  • Artigo 109, férias anuais: pelo menos 21 dias por ano, que passam a 30 dias quando o trabalhador completa 5 anos contínuos, pagos antecipadamente. O trabalhador deve gozá-las no ano em que são devidas e não pode receber o valor em dinheiro no lugar delas durante o contrato; o empregador pode definir as datas conforme as necessidades do trabalho, avisando o trabalhador com pelo menos 30 dias de antecedência.
  • Artigo 110, adiamento: com o consentimento do empregador, o trabalhador pode levar as férias, ou parte delas, para o ano seguinte; o empregador pode adiá-las para depois do ano em que são devidas por no máximo 90 dias, e qualquer prazo maior exige o consentimento por escrito do trabalhador, sem passar do fim do ano seguinte.
  • Artigo 111, saldo na saída: o trabalhador tem direito ao pagamento dos dias de férias não gozados e às férias de uma fração de ano, proporcionais ao tempo trabalhado.
  • Artigo 113 alterado, em vigor desde 20/8/1446H: 5 dias com salário integral por casamento ou por falecimento do cônjuge, de um ascendente ou de um descendente, 3 dias por falecimento de um irmão ou irmã, e 3 dias pelo nascimento de um filho, dentro de 7 dias a partir do nascimento; o empregador pode pedir os documentos comprobatórios.
  • Artigo 114, licença para o Hajj: no mínimo 10 e no máximo 15 dias, incluindo o feriado de Eid al-Adha, uma única vez durante o serviço, desde que o trabalhador tenha completado pelo menos 2 anos contínuos.
  • Artigo 116, licença não remunerada: com o consentimento do empregador; o contrato é considerado suspenso no período que ultrapassar 20 dias, salvo acordo diferente entre as partes.
  • Artigo 117, licença médica: salário integral nos primeiros 30 dias, três quartos do salário nos 60 dias seguintes e sem salário nos 30 dias seguintes dentro de um mesmo ano, ano que começa na data da primeira licença médica.

Na prática, cada uma dessas regras vira uma configuração do sistema: o tipo de licença, a duração, se é paga integral ou parcialmente, o documento exigido e quando começa a contagem. Uma vez escritas as regras, o cálculo deixa de depender da memória de uma pessoa do RH.

Um pedido, um fluxo: quem aprova o quê

As férias não são o único pedido. Os funcionários pedem uma declaração de salário, um adiantamento, uma atualização de dados ou a aprovação de horas extras, e hoje cada pedido chega por um canal diferente. A solução não é um canal mais rápido, e sim um único fluxo para todos os pedidos, em que o aprovador depende do tipo. É a mesma lógica da matriz de aprovação que explicamos em pedidos de compra e alçadas de aprovação, aplicada aos pedidos dos funcionários:

  • Cada tipo de pedido tem um aprovador definido: as férias anuais são aprovadas pelo gestor direto, um adiantamento pode passar pelo gestor e depois pelo financeiro, e uma declaração de salário é emitida diretamente pelo RH.
  • Condições que mudam o fluxo: férias mais longas que um período definido pela empresa, ou um adiantamento acima de um limite, acrescentam um segundo aprovador em vez de exigir uma nova decisão a cada vez.
  • O documento faz parte do pedido: o atestado médico ou a certidão de casamento ou de nascimento é anexado ao próprio pedido, não enviado separadamente em uma conversa.
  • A decisão fica registrada: cada aprovação ou recusa traz o nome do aprovador, o horário e, no caso de recusa, o motivo.

Quando o aprovador está ausente: delegação e escalonamento

O que trava os pedidos raramente é a recusa; é a espera: o gestor está de férias ou viajando, o pedido fica parado e o funcionário não sabe a quem perguntar. Um bom fluxo resolve isso com duas regras escritas com antecedência:

  • Delegação: quando os gestores registram as próprias férias, indicam quem aprova em seu nome durante toda a ausência, de modo que os pedidos passam automaticamente para o substituto e o registro mostra que foi o substituto quem aprovou.
  • Escalonamento: se nenhuma decisão for tomada no prazo definido pela empresa, o aprovador recebe um lembrete e depois o pedido sobe um nível, para que nenhum pedido fique sem responsável.

Lembre que o artigo 109 dá ao empregador o direito de definir as datas das férias conforme as necessidades do trabalho, por isso ajuda se, no momento da decisão, o aprovador puder ver quem mais da equipe está de férias nas mesmas datas e decidir sabendo o efeito na cobertura.

O saldo se atualiza sozinho e o funcionário vê o status do pedido

Em uma planilha, o saldo é um número que alguém edita à mão. Em um sistema, o saldo é resultado de um cálculo: os funcionários acumulam seus dias conforme a data de admissão e o tempo de serviço, tirados do cadastro, os dias são descontados automaticamente quando um pedido é aprovado, e o direito passa de 21 para 30 dias quando completam 5 anos contínuos, sem que ninguém precise lembrar. A licença médica funciona do mesmo jeito: o sistema sabe quando começou o ano de licença médica do funcionário e quantos dias foram usados, então sabe se o dia seguinte é com salário integral ou com três quartos, e envia isso direto para a folha de pagamento.

O outro lado é o funcionário: quando ele vê o saldo e o status do pedido, pendente, aprovado ou recusado, a maioria das perguntas repetidas desaparece. Esse é o centro do que explicamos em autoatendimento para funcionários, então não vamos repetir aqui. E lembre que atestados médicos são dados pessoais sensíveis: só quem precisa deles para aprovar deve vê-los, não todos que têm acesso ao sistema.

A visão da Origami

Somos uma empresa de tecnologia que desenvolve sistemas sob medida e integrações, e quando construímos um fluxo de pedidos partimos da matriz de aprovação que a empresa realmente usa e das regras de férias definidas na lei, e depois as conectamos ao cadastro do funcionário, ao registro de ponto e à folha de pagamento, para que o saldo seja resultado de um cálculo e não um número editado à mão.

Projetamos a delegação e o escalonamento desde o primeiro dia, porque um fluxo que para sempre que uma pessoa está ausente vai mandar todo mundo de volta para o WhatsApp, por mais organizado que pareça. É assim que construímos nossos serviços em torno de como a empresa realmente funciona.

Exercício: monte a matriz de aprovação dos seus 5 pedidos mais frequentes

  • Escolha 5 pedidos: revise as conversas do mês passado e escolha os cinco pedidos mais frequentes, como férias anuais, licença médica, declaração de salário, adiantamento e aprovação de horas extras.
  • Para cada pedido, anote: quem o envia, quem aprova primeiro, quando precisa de um segundo aprovador e qual documento é exigido.
  • Defina o substituto: quem aprova cada pedido se o aprovador principal estiver ausente?
  • Defina o prazo: quantos dias úteis um pedido espera antes de ser escalonado?
  • Defina o efeito: o pedido altera o saldo ou o salário, e onde isso precisa aparecer?

Cada campo que você não conseguiu preencher é uma pergunta que hoje alguém responde de memória, e um item do seu plano de digitalização de pedidos.

Conclusão e próxima parte

Um bom fluxo de pedidos parte das regras de férias da Lei do Trabalho, envia cada pedido a um aprovador definido com um substituto e um prazo de escalonamento, atualiza o saldo sozinho e permite ao funcionário ver em que pé está seu pedido. Na próxima parte passamos ao fechamento mensal da folha de pagamento: como fechar todo mês do mesmo jeito, do ponto e das férias até a transferência bancária, sem surpresas.

Fontes

Este artigo explica o mecanismo e não é aconselhamento jurídico; confirme o seu caso com o Ministério ou com um advogado trabalhista.