Автоматизация внутренних согласований: маршрут и срок

Автоматизация внутренних согласований означает, что каждая заявка, от отпуска до расхода или скидки, идёт по известному маршруту: кто её согласует в зависимости от типа и суммы, кто подменяет этого человека в его отсутствие, сколько часов она ждёт до эскалации и журнал, который показывает, кто что и когда согласовал. Во части 2 серии вы описали процесс так, как он идёт на самом деле, и ожидание согласований, скорее всего, оказалось его самым долгим шагом. Эта третья часть из 7 даёт вам 4 элемента для построения маршрута согласования и упражнение, в котором вы отслеживаете последние 10 заявок и время ожидания каждой.

Почему автоматизация часто начинается с согласований

Согласование выглядит маленьким шагом, а влияние у него большое. Сама заявка может занять минуты, но стоит днями, потому что руководитель в командировке, сообщение потерялось в загруженном чате WhatsApp или заявитель вообще не знает, кто принимает решение. Никто не виноват: согласование через сообщения хорошо работает, пока команда маленькая, а потом буксует с каждым новым сотрудником и филиалом.

Согласования — самый очевидный первый рабочий процесс, потому что их правила обычно уже есть в голове руководства: тип заявки, сумма и ответственный. Рабочий процесс здесь просто означает, что заявка автоматически переходит от шага к шагу по записанным правилам, а не переносится сотрудником вручную. Идея подходит для многих типов заявок: отпуска, расходы и подотчётные суммы, заявки на закупку, скидки в коммерческих предложениях и изменения договоров.

Матрица согласований: кто что согласует и до какого порога

Первый элемент — матрица согласований, одна таблица, которая отвечает на вопрос: кто согласует заявку этого типа на эту сумму? Записывайте её по должностям, а не по именам, чтобы она не менялась при каждом уходе сотрудника:

• Тип заявки: отпуск, расход, закупка, скидка, изменение договора. У каждого типа своя строка.
• Порог: сумма, срок или размер скидки, при которых меняется тот, кто принимает решение. Используйте пороги, с которыми реально работает ваша компания, а не цифры, взятые у другой компании.
• Согласующий: должность, которая согласует в пределах каждого порога, и случаи, когда нужны два уровня подряд.
• Условия: что должно быть приложено до того, как заявка попадёт к согласующему, например коммерческое предложение или остаток отпуска, чтобы она не вернулась неполной.

Не изобретайте заново то, что уже построено в другом месте. Заявки на закупку мы подробно разобрали в статье Purchase Requests and Approval Limits: Who Signs What?, а отпуска и требования Трудового кодекса — в статье Leave Under Saudi Labor Law: An Approval Path, Not WhatsApp. Здесь важно свести все типы в одну логику, которой может следовать система.

Заместитель на время отсутствия согласующего

Второй элемент — заместитель. Чаще всего заявки останавливает не отказ, а отсутствие согласующего: отпуск, командировка или долгие совещания. Поэтому каждой должности в матрице нужен заранее назначенный заместитель и 3 простых правила:

• Делегирование на период: оно начинается и заканчивается в две даты и не остаётся открытым после возвращения согласующего.
• Делегирование с порогом: заместитель может закрывать только небольшие заявки, а крупные ждут ответственного или эскалируются.
• Делегирование видно в журнале: записывается, что один человек согласовал от имени другого, а не только под своим именем.

Согласующему больше не нужно открывать телефон в отпуске, а сотруднику — гадать, к кому обратиться.

Срок и эскалация

Третий элемент — срок. Каждому шагу согласования нужен максимальный срок, установленный владельцем бизнеса, после которого происходит что-то конкретное, а не зависание заявки. Эскалация означает, что после истечения срока заявка автоматически переходит на уровень выше или к заместителю. Правило, которое вы записываете, простое: если согласующий не ответил в срок, система отправляет напоминание; если истекает второй срок, заявка уходит к вышестоящему или к заместителю.

Срок — это не давление на руководителя. Он означает, что компания заранее решила, сколько ожидания выдерживает каждый тип заявки. Срочная заявка на ремонт не похожа на изменение годового договора. Начните с реалистичных сроков, полученных из упражнения этой части, и скорректируйте их через месяц работы.

Журнал согласований: кто что и когда согласовал

Четвёртый элемент — журнал, его ещё называют журналом аудита: список, который нельзя изменить и который хранит по каждой заявке, кто её подал, кто согласовал или отклонил, когда, с какими полномочиями и с каким комментарием. Он отвечает на вопросы внутреннего контроля, аудитора и руководства без поиска по старым чатам. Если решению нужна подпись на документе, например на договоре или дополнительном соглашении, посмотрите статью Electronic Signatures in Saudi Arabia, чтобы понять, когда достаточно согласования в системе, а когда нужна электронная подпись.

Заявки, например на отпуск, содержат персональные данные сотрудников. Закон о защите персональных данных (PDPL), опубликованный на сайте SDAIA, в статье 19 устанавливает, что контролёр должен принимать организационные, административные и технические меры и средства, необходимые для защиты персональных данных, а в статье 31 — что контролёр хранит записи о деятельности по обработке персональных данных в течение срока, установленного регламентами. Маршрут согласования с определёнными полномочиями и понятным журналом помогает в обоих вопросах, но срок и содержание определяет Исполнительный регламент. Это не юридическая консультация; уточните у SDAIA или у юриста.

Взгляд Origami

Мы — саудовская технологическая компания, которая создаёт системы, приложения, интеграции и решения на основе искусственного интеллекта. Когда мы строим маршрут согласования, мы начинаем с матрицы, записанной на бумаге вместе с руководством, ещё до любого экрана, потому что система не может применить правило, о котором никто не договорился, и связываем маршрут с системами, где заявка действительно живёт, чтобы никто не вводил данные повторно.

Мы также следим, чтобы исключения оставались возможными и фиксировались: срочная заявка находит свой путь, но со следом в журнале, а не через отдельное сообщение. Этот баланс дисциплины и гибкости лежит в основе того, что мы строим, а подробности вы найдёте на странице наших услуг.

Упражнение: отследите последние 10 заявок на согласование

За 5 рабочих дней соберите последние 10 заявок на согласование одного типа и для каждой запишите:

• Когда она была подана, когда пришло окончательное согласование и разницу в часах.
• Через скольких согласующих она прошла, отсутствовал ли кто-то и кто его заменял.
• Сколько раз она возвращалась неполной, и какой информации не хватало.
• Где хранилось согласование: в системе, в почте, в WhatsApp или на бумаге.
• Можете ли вы сегодня доказать, кто и когда согласовал, ни у кого не спрашивая.

Среднее время ожидания, которое вы здесь посчитаете, станет базой для ваших первых сроков, и оно честнее любой общей цифры.

В следующей части

Когда заявка идёт по понятному маршруту, остаётся другая трудоёмкая работа: повторный ввод документов в систему. Часть 4 серии, Ручной ввод данных: когда система читает документ, объясняет, как система извлекает данные из документов поставщиков, накладных и форм и передаёт неуверенные случаи человеку на проверку.

Источники

• Закон о защите персональных данных (PDPL) — Саудовское управление по данным и искусственному интеллекту (SDAIA) — статья 19 об организационных, административных и технических мерах защиты персональных данных и статья 31 о записях о деятельности по обработке.
• Исполнительный регламент Закона о защите персональных данных — SDAIA