Automatizar las aprobaciones internas: una ruta y un plazo

Automatizar las aprobaciones internas significa que cada solicitud, de una vacación a un gasto o un descuento, sigue una ruta conocida: quién la aprueba según su tipo e importe, quién lo sustituye cuando está ausente, cuántas horas espera antes de escalarse y un registro que muestra quién aprobó qué y cuándo. En la parte 2 de la serie usted mapeó el proceso tal como funciona realmente, y la espera en las aprobaciones probablemente apareció como su paso más largo. Esta tercera parte de 7 le da 4 elementos para construir una ruta de aprobación, y un ejercicio en el que rastrea sus últimas 10 solicitudes y cuánto esperó cada una.

Por qué la automatización suele empezar por las aprobaciones

Una aprobación es un paso pequeño en la forma y grande en el efecto. La solicitud en sí puede resolverse en minutos, pero queda parada días porque el responsable está de viaje, el mensaje se perdió en un chat de WhatsApp muy activo o quien la pide ni siquiera sabe quién decide. Nadie tiene la culpa: aprobar por mensaje funciona bien mientras el equipo es pequeño y luego se resiente con cada nuevo empleado y cada nueva sucursal.

Las aprobaciones son el primer flujo de trabajo más claro porque sus reglas suelen existir ya en la cabeza de la dirección: tipo de solicitud, importe y responsable. Un flujo de trabajo aquí significa simplemente que la solicitud pasa de un paso al siguiente de forma automática según reglas escritas, en lugar de que un empleado la lleve a mano. La idea se aplica a muchos tipos de solicitud: vacaciones, gastos y caja chica, solicitudes de compra, descuentos en presupuestos y cambios de contrato.

La matriz de aprobaciones: quién aprueba qué y hasta qué límite

El primer elemento es la matriz de aprobaciones, una sola tabla que responde a una pregunta: para este tipo de solicitud y este importe, ¿quién aprueba? Escríbala por cargo y no por nombre, para que no cambie cada vez que alguien se va:

• Tipo de solicitud: vacación, gasto, compra, descuento, cambio de contrato. Cada tipo tiene su propia fila.
• El límite: el importe, la duración o el nivel de descuento a partir del cual cambia quien decide. Use los límites con los que su empresa trabaja realmente, no cifras tomadas de otra empresa.
• El aprobador: el cargo que aprueba dentro de cada límite, y cuándo una aprobación necesita dos niveles sucesivos.
• Condiciones: lo que debe adjuntarse antes de que la solicitud llegue al aprobador, como un presupuesto o un saldo de vacaciones, para que no vuelva incompleta.

No reinvente lo que ya construyó en otro lugar. Tratamos las solicitudes de compra en detalle en Purchase Requests and Approval Limits: Who Signs What?, y las vacaciones y lo que exige la Ley Laboral en Leave Under Saudi Labor Law: An Approval Path, Not WhatsApp. Lo importante aquí es reunir todos los tipos en una sola lógica que el sistema pueda seguir.

Un suplente cuando el aprobador está ausente

El segundo elemento es el suplente. Lo que más detiene las solicitudes no es el rechazo, sino la ausencia del aprobador: vacaciones, viajes o reuniones largas. Por eso cada cargo de la matriz necesita un sustituto designado de antemano, con 3 reglas sencillas:

• Delegación por periodo: empieza y termina en dos fechas y no queda abierta cuando el aprobador regresa.
• Delegación con límite: el suplente puede cubrir solo las solicitudes pequeñas, mientras las grandes esperan al titular o se escalan.
• La delegación aparece en el registro: consta que una persona aprobó en nombre de otra, no solo con su propio nombre.

El aprobador ya no necesita abrir el teléfono en vacaciones, y el empleado ya no tiene que adivinar a quién preguntar.

Un plazo y una escalada

El tercer elemento es el plazo. Cada paso de aprobación necesita un tiempo máximo fijado por el dueño de la empresa, tras el cual ocurre algo concreto en lugar de que la solicitud quede colgada. Escalar significa que la solicitud pasa automáticamente a un nivel superior o al suplente cuando vence el plazo. La regla que usted escribe es sencilla: si el aprobador no ha respondido dentro del plazo, el sistema envía un recordatorio; si pasa un segundo plazo, la solicitud sube a la persona de arriba o al suplente.

Un plazo no es presión sobre el responsable. Significa que la empresa decidió de antemano cuánta espera soporta cada tipo de solicitud. Una solicitud de mantenimiento urgente no se parece al cambio de un contrato anual. Empiece con plazos realistas sacados del ejercicio de esta parte y ajústelos tras un mes de funcionamiento.

El registro de aprobaciones: quién aprobó qué y cuándo

El cuarto elemento es el registro, también llamado pista de auditoría: una lista que no se puede editar y que guarda, para cada solicitud, quién la presentó, quién la aprobó o rechazó, cuándo, con qué autoridad y con qué comentario. Responde a las preguntas del revisor interno, del auditor y de la dirección sin rebuscar en chats antiguos. Cuando una decisión necesita una firma en un documento, como un contrato o una adenda, consulte Electronic Signatures in Saudi Arabia para saber cuándo basta una aprobación dentro del sistema y cuándo necesita una firma electrónica.

Solicitudes como las vacaciones contienen datos personales de los empleados. La Ley de Protección de Datos Personales (PDPL) publicada en el sitio de la SDAIA establece en el artículo 19 que el responsable del tratamiento debe adoptar las medidas y los medios organizativos, administrativos y técnicos necesarios para proteger los datos personales, y en el artículo 31 que el responsable conserva registros de las actividades de tratamiento de datos personales durante un periodo fijado por los reglamentos. Una ruta de aprobación con autoridad definida y un registro claro ayuda en ambos puntos, pero el periodo y el contenido los fija el Reglamento de Ejecución. Esto no es asesoramiento jurídico; confírmelo con la SDAIA o con un abogado.

La visión de Origami

Somos una empresa tecnológica saudí que construye sistemas, aplicaciones, integraciones y soluciones de inteligencia artificial. Cuando construimos una ruta de aprobación, empezamos con la matriz escrita en papel junto a la dirección antes de cualquier pantalla, porque un sistema no puede aplicar una regla que nadie ha acordado, y conectamos la ruta con los sistemas donde la solicitud vive realmente para que nadie vuelva a teclear los datos.

También nos aseguramos de que las excepciones sigan siendo posibles y queden registradas: una solicitud urgente encuentra su camino, pero con una huella en el registro y no con un mensaje aparte. Ese equilibrio entre disciplina y flexibilidad es la base de lo que construimos, y encontrará los detalles en la página de nuestros servicios.

Ejercicio: rastree sus últimas 10 solicitudes de aprobación

Durante 5 días laborables, reúna sus últimas 10 solicitudes de aprobación de un mismo tipo y, para cada una, anote:

• Cuándo se presentó, cuándo llegó la aprobación final y la diferencia en horas.
• Por cuántos aprobadores pasó, si alguno estaba ausente y quién lo sustituyó.
• Cuántas veces volvió incompleta, y qué dato faltaba.
• Dónde se guardó la aprobación: un sistema, el correo, WhatsApp o papel.
• Si hoy puede demostrar quién aprobó y cuándo, sin preguntar a nadie.

La espera media que calcule aquí es la base de sus primeros plazos, y es más honesta que cualquier cifra general.

En la próxima parte

Una vez que la solicitud sigue una ruta clara, queda otro trabajo que consume tiempo: volver a teclear documentos en el sistema. La parte 4 de la serie, Entrada manual de datos: cuando el sistema lee el documento, explica cómo un sistema extrae datos de documentos de proveedores, albaranes de entrega y formularios, y envía lo dudoso a una persona que lo revisa.

Fuentes

• Ley de Protección de Datos Personales (PDPL) — Autoridad Saudí de Datos e Inteligencia Artificial (SDAIA) — artículo 19 sobre las medidas organizativas, administrativas y técnicas que protegen los datos personales, y artículo 31 sobre los registros de actividades de tratamiento.
• Reglamento de Ejecución de la Ley de Protección de Datos Personales — SDAIA