Implantar um sistema de RH e folha de pagamento em 90 dias é realista se você dividir o trabalho em 3 blocos de 30 dias na ordem certa: primeiro limpar os dados cadastrais dos funcionários e os contratos, depois colocar o ponto e as solicitações em um único fluxo de aprovação e, por fim, rodar dois fechamentos de folha em paralelo antes da virada. Esta sétima e última parte de Digitalizar o RH reúne os exercícios das seis partes anteriores em um só plano e indica quais decisões cabem ao dono e quais cabem à equipe de RH. Se você ainda não escolheu um sistema, comece pelo nosso guia para escolher um sistema de RH e folha de pagamento e depois volte a este plano, porque ele funciona com qualquer sistema que você escolher.

Antes do primeiro dia: três decisões para o dono

O plano não começa pela tecnologia, e sim por decisões que só o dono ou o diretor-geral pode tomar. Se forem adiadas, o plano para no meio do caminho:

  • Quem é dono do projeto: uma pessoa nomeada do RH ou da administração, com tempo reservado toda semana e autoridade para pedir dados a qualquer área.
  • O que deixa de existir: o dia em que o sistema se torna a única fonte; depois dele, nenhum pedido de férias é aceito pelo WhatsApp e nenhum salário é alterado em uma planilha paralela.
  • Quem vê os salários: a lista de pessoas autorizadas a ver salários e rescisões, porque os dados dos funcionários são dados pessoais regidos pela Lei de Proteção de Dados Pessoais (PDPL).

Todo o resto são decisões operacionais da equipe de RH: formato dos campos, nomes dos turnos, ordem de migração dos arquivos e formulários de solicitação.

Dias 1 a 30: primeiro o cadastro do funcionário e o contrato

Tudo o que vem depois lê esse cadastro, por isso ele vem primeiro. Repita o exercício da primeira parte e depois o da segunda parte com todos os funcionários, não apenas com 5:

  • Semana um: o mapa de tarefas da primeira parte, mais uma lista de cada arquivo, planilha ou grupo que hoje guarda dados de funcionários.
  • Semanas dois e três: conferir 4 campos de cada funcionário entre o contrato, a lista de funcionários e a última folha: salário-base, adicionais, data de admissão e data de término do contrato. Pelo artigo 52 da página de Relações de Trabalho do Ministério de Recursos Humanos, o modelo de contrato inclui o salário acordado com seus benefícios e adicionais, a data de admissão e o prazo, se o contrato for por prazo determinado, então esses campos são o esqueleto do próprio cadastro.
  • Semana quatro: migrar os dados limpos para o sistema e travar os arquivos antigos como somente leitura. O artigo 53 determina que o período de experiência não pode passar de 180 dias no total, então registre a data de término para cada novo contratado, para que o sistema avise a tempo.

O método de limpeza está no nosso artigo sobre limpar os dados antes da migração, da série sobre sair do Excel para um sistema: nada viaja do jeito que está, e cada conflito é resolvido antes da migração, não depois.

Dias 31 a 60: ponto e solicitações em um só fluxo

Quando o cadastro é confiável, a rotina diária se liga a ele:

  • Ponto: defina os turnos como na terceira parte, junte todas as formas de marcação em um único registro e leve as exceções ao gestor em vez de descontá-las em silêncio. Repita no fim do mês o exercício que compara a folha de ponto com os descontos de 3 funcionários.
  • Solicitações: a matriz de aprovação da quarta parte para as suas 5 solicitações mais frequentes, com um substituto e um prazo de escalonamento, e saldos de férias que se atualizam sozinhos.
  • O dia em que o WhatsApp para: anunciado com antecedência; depois dele, qualquer pedido que chegue por mensagem é redirecionado ao sistema com gentileza, não recusado.

Aqui o dono decide uma única coisa: quem aprova as exceções que um gestor de área não pode aprovar, como horas extras acima de um limite definido ou adiantamentos salariais.

Dias 61 a 90: duas folhas em paralelo antes da virada

A folha migra por último porque depende de tudo o que veio antes e porque um erro nela cai direto na conta do funcionário:

  • Primeiro mês em paralelo: a folha é preparada do jeito antigo e no sistema, e o líquido é comparado funcionário por funcionário. Cada diferença é explicada: vem do cadastro, do ponto ou de uma regra de cálculo?
  • Segundo mês em paralelo: repete-se com a lista de fechamento da quinta parte, com um responsável e uma data para cada etapa, até que nenhuma diferença fique sem explicação.
  • A virada: depois de duas folhas iguais, o dono aprova que o sistema seja a única fonte, e o arquivo antigo é guardado como arquivo histórico somente leitura.
  • Fim do serviço: entra a lista da sexta parte, porque o artigo 88 exige quitar os direitos em uma semana, ou em duas semanas se foi o trabalhador quem encerrou o contrato, um prazo difícil de cumprir com cálculo manual. Os detalhes da indenização estão na sexta parte e na página do Regulamento da indenização de fim de serviço.

O mês depois da virada pede acompanhamento de perto, como explicamos em os primeiros trinta dias após a migração.

A visão da Origami

Somos uma empresa de tecnologia que desenvolve sistemas, aplicativos e integrações sob medida, e quando trabalhamos com RH seguimos essa mesma ordem: primeiro o cadastro, depois a rotina diária, depois a folha após duas execuções iguais. Um sistema construído sobre dados que não batem só leva o problema para uma tela mais bonita.

Partimos dos próprios exercícios das seis partes, e não de uma lista pronta de funcionalidades, porque eles mostram o que a sua empresa realmente precisa; depois construímos o que falta e conectamos às plataformas do governo. É assim que construímos nossos serviços em torno de como a empresa funciona de verdade, enquanto as questões legais são decididas pelo texto da lei ou por um advogado trabalhista.

Conclusão: o fim da série

Digitalizar o RH não é comprar um software, é uma ordem de trabalho: um único cadastro correto do funcionário, depois ponto e solicitações em um só fluxo, depois uma folha que se prova em duas execuções em paralelo e, por fim, um fim de serviço que sai de dados existentes. Esta parte encerra a série, e você pode voltar a qualquer parte dela na central de conhecimento quando chegar àquela etapa do plano.

Fontes

Este artigo explica o mecanismo e não é aconselhamento jurídico; confirme o seu caso com o Ministério ou com um advogado trabalhista.