Na maioria das empresas, o tempo do RH não se perde no trabalho difícil. Ele se perde redigitando os mesmos dados: o nome, o salário e a data do contrato de um funcionário são escritos na ficha de admissão, depois na folha de ponto, depois no controle de férias, depois no arquivo da folha de pagamento todo mês e uma última vez no fim do serviço. Esta primeira parte da série Digitalizar o RH percorre um mês inteiro de trabalho de RH, mostra onde os mesmos dados são digitados duas vezes e onde as decisões esperam por uma só pessoa, e traz um exercício para medir a sua empresa em uma semana antes de qualquer decisão de compra.

Não começamos pelos sistemas nem pelos preços. Começamos pelo mapa, porque uma empresa que não sabe para onde vai o seu tempo vai comprar uma ferramenta que resolve o problema de outra pessoa.

Um mês de trabalho de RH

Pegue qualquer mês comum em uma empresa com algumas dezenas de funcionários e acompanhe o que passa pela equipe de RH, ou pelo gerente administrativo que faz esse papel:

  • Um novo funcionário começa. A cópia do documento, os diplomas e os dados bancários chegam pelo WhatsApp, o contrato é digitado em um arquivo do Word e depois os mesmos dados são copiados para a lista de funcionários e de novo para a planilha da folha.
  • Ponto diário. Uma folha de papel, ou um leitor biométrico que exporta um arquivo, e depois alguém revisa atrasos e faltas à mão e anota tudo em outra planilha.
  • Pedidos de férias. Uma mensagem ao gestor direto, uma aprovação verbal ou com emoji, e depois alguém lembra, se lembrar, de descontar do saldo.
  • Folha de pagamento. No fim do mês a folha é reconstruída: as faltas vêm da planilha, os adiantamentos do caderno do contador, os adicionais dos contratos, e depois há uma conferência linha por linha antes da transferência.
  • Um desligamento. Os direitos são calculados a partir de arquivos espalhados, os bens da empresa são recolhidos com base na memória dos supervisores e a data real de admissão é procurada em papéis antigos.

Cada etapa faz sentido isoladamente. O problema é que os mesmos dados vivem em quatro ou cinco lugares, e cada cópia pode se afastar das outras sem que ninguém perceba.

Para onde vai exatamente o tempo

Quando você desenha o mês passado em uma folha, o desperdício aparece em três pontos recorrentes:

  • Digitação dupla. O mesmo salário está no contrato, na lista de funcionários e no arquivo da folha. Se for alterado em um lugar e esquecido em outro, quem descobre o erro é o próprio funcionário ao ver o pagamento.
  • Conciliação manual. Antes de cada folha alguém passa horas cruzando ponto com férias e com adiantamentos, porque nada disso está ligado entre si.
  • Decisões que esperam por uma só pessoa. A aprovação de férias, uma mudança de salário ou uma exceção de ponto espera por um único gestor. Se ele viaja ou fica ocupado, todo o fluxo para, e o funcionário não sabe onde está o seu pedido.

Se isso parece familiar, são os mesmos sinais que descrevemos em When the Spreadsheet Stops Being the Answer, mas no RH eles pesam mais, porque cada erro cai diretamente no salário de uma pessoa.

Por que aqui a precisão não é opcional

Os dados de um funcionário não são apenas números internos; eles trazem obrigações definidas pela Lei do Trabalho. A página de Relações de Trabalho do Ministério de Recursos Humanos e Desenvolvimento Social dá exemplos claros:

  • Artigo 51: o contrato de trabalho é feito em duas vias, uma para cada parte, e documentado conforme as regras aplicáveis.
  • Artigo 52: o contrato inclui o salário acordado com benefícios e adicionais, o tipo e o local de trabalho, a data de início e a duração, se for um contrato por prazo determinado.
  • Artigo 53: o período de experiência deve constar expressamente no contrato, e o seu total não pode passar de 180 dias.
  • Artigo 55: um contrato por prazo determinado renovado 3 vezes seguidas, ou cuja duração com as renovações chegue a 4 anos, o que for menor, passa a ser por prazo indeterminado se as duas partes continuarem a cumpri-lo.
  • Artigo 88: no fim do serviço, salários e direitos são quitados em até uma semana, ou em até duas semanas se foi o trabalhador quem encerrou o contrato.

Repare que cada um desses artigos depende de uma data ou de um número que precisa estar correto no seu cadastro: a data de início, o número de renovações, o último salário. A indenização de fim de serviço, como explica a página do Ministério, é calculada sobre o último salário e o tempo de serviço. Se esses dados estão espalhados em vários arquivos, o prazo curto do artigo 88 vira uma corrida. Confirme sempre os direitos legais com o Ministério ou com um advogado trabalhista; esta série explica o mecanismo, não decide casos individuais.

A visão da Origami

Somos uma empresa de tecnologia que constrói sistemas e integrações sob medida, e começamos qualquer projeto de RH mapeando o mês atual antes de mostrar uma única tela. Um processo digitalizado que ninguém entende gera um sistema rápido que repete os mesmos erros, e a equipe volta às planilhas porque não confia nele.

A ordem que recomendamos: um cadastro único do funcionário do qual tudo lê, depois um ponto confiável, depois fluxos de aprovação, depois uma folha construída a partir desses dados em vez de redigitada. É a ordem que esta série segue e a que aplicamos quando moldamos os nossos serviços à forma como a empresa trabalha, e não o contrário.

Exercício: mapeie o seu mês em uma semana

Antes de comparar qualquer sistema, faça este exercício você mesmo, sem nenhuma ferramenta nova:

  • Liste cada tarefa de RH do mês passado, do primeiro dia de um novo funcionário até a última transferência de salários.
  • Ao lado de cada tarefa, escreva quem a fez e em qual arquivo ou aplicativo ficam os seus dados: uma planilha, papel, WhatsApp, e-mail, uma plataforma do governo.
  • Marque cada informação digitada mais de uma vez, como o salário, a data de admissão ou o saldo de férias.
  • Faça uma segunda marca em cada etapa que parou esperando por uma só pessoa.
  • Escolha 5 funcionários e compare os dados deles no contrato, na lista de funcionários e na última folha. Cada divergência é uma prioridade real.

Esta folha vale mais do que qualquer orçamento, e você vai usá-la ao ler o nosso guia para escolher um sistema de RH e folha de pagamento, porque ela mostra o que você realmente precisa.

Nas próximas partes

Desenhamos o mapa; a próxima parte começa pela sua base: o cadastro do funcionário e o contrato como fonte única de verdade para cada funcionário, e quem pode ver os dados salariais. Depois passamos ao ponto, em seguida ao fluxo de férias e solicitações, depois à folha mensal, depois à indenização de fim de serviço e à rescisão final, e fechamos a série com um plano de 90 dias que coloca tudo isso na ordem certa.

Fontes