休暇の残日数は従業員が最もよく尋ねる数字であり、休暇申請は WhatsApp のメッセージや電話の間で最も失われやすい申請です。労働法はその基礎を明確に定めています。年次休暇は 21 日以上で、同じ雇用主のもとで 5 年継続勤務すると 30 日に増え、休暇日は少なくとも 30 日前に労働者へ通知しなければなりません。第三回では勤怠とシフトの記録を作りました。この第四回では、休暇、証明書、前払いなど従業員の申請を一つの承認フローにします。誰が何を承認するのか、承認者が不在のときどうなるのか、残日数がどう自動更新されるのか、従業員が問い合わせなくても申請状況をどう確認できるのかを説明し、最後に最も多い五つの申請について承認マトリクスを書く演習を行います。

法律が定める休暇：計算の前にシステムが知るべきこと

どの承認フローよりも先に、システムは休暇の種類とそれぞれのルールを知っている必要があります。残日数、賃金、必要な書類が種類ごとに異なるからです。Bureau of Experts が公開している労働法の主な規定は次のとおりです。

  • 第 109 条、年次休暇：毎年 21 日以上で、労働者が 5 年継続勤務すると 30 日に増え、賃金は前払いです。労働者は権利が発生した年に休暇を取得しなければならず、在職中に休暇の代わりに金銭を受け取ることはできません。雇用主は業務の必要に応じて日程を決められますが、少なくとも 30 日前に労働者へ通知します。
  • 第 110 条、延期：雇用主の同意があれば、労働者は休暇の全部または一部を翌年に繰り越せます。雇用主は権利が発生した年の後に最大 90 日まで延期でき、それより長い延期には労働者の書面による同意が必要で、翌年末を超えることはできません。
  • 第 111 条、退職時の残日数：労働者は未消化の休暇日数分の賃金を受け取る権利があり、一年に満たない期間は勤務した期間に比例した休暇賃金を受け取ります。
  • 改正第 113 条、1446/8/20H から施行：結婚、または配偶者・直系尊属・直系卑属の死亡の際に全額有給で 5 日、兄弟姉妹の死亡の際に 3 日、子の出生の際に出生日から 7 日以内に 3 日。雇用主は証明書類を求めることができます。
  • 第 114 条、ハッジ休暇：イード・アル＝アドハーの休日を含めて 10 日以上 15 日以下、在職中に 一回で、労働者が少なくとも 2 年継続勤務していることが条件です。
  • 第 116 条、無給休暇：雇用主の同意が必要で、当事者が別段の合意をしない限り、20 日を超える期間は契約が停止したものとみなされます。
  • 第 117 条、病気休暇：同じ 一年の中で最初の 30 日は全額、次の 60 日は賃金の 四分の三、その後の 30 日は無給で、この 一年は最初の病気休暇の日から始まります。

実務では、これらのルールの一つひとつがシステムの設定になります。休暇の種類、日数、全額有給か一部有給か、必要な書類、そしてカウントがいつ始まるか。ルールを一度書いておけば、計算が人事担当者一人の記憶に頼ることはなくなります。

一つの申請、一つのフロー：誰が何を承認するか

休暇だけが申請ではありません。従業員は給与証明書、前払い、データの更新、残業の承認を求め、今はそれぞれが別の経路で届きます。解決策はより速い経路ではなく、すべての申請に共通の一つのフローを用意し、承認者を種類ごとに変えることです。これは購買申請と承認権限で説明した承認マトリクスと同じ考え方を、従業員の申請に当てはめたものです。

  • 申請の種類ごとに承認者を決める：年次休暇は直属のマネージャーが承認し、前払いはマネージャーを経て経理へ、給与証明書は人事が直接発行します。
  • フローを変える条件：会社が定めた期間より長い休暇や、一定額を超える前払いには、毎回新たに判断するのではなく二人目の承認者が加わります。
  • 書類は申請の一部：診断書や婚姻・出生の証明書は申請そのものに添付し、チャットで別に送ることはしません。
  • 判断を記録する：承認や却下のたびに、承認者の名前、時刻、却下の場合はその理由が残ります。

承認者が不在のとき：代理とエスカレーション

申請を止めるのは却下よりも待ち時間です。マネージャーが休暇中や出張中で申請が止まり、従業員は誰に聞けばよいか分かりません。良いフローは、あらかじめ書いておいた二つのルールでこれを解決します。

  • 代理：マネージャーが自分の休暇を登録するとき、不在期間中に代わりに承認する人を指定します。申請は自動的に代理人へ回り、記録には代理人が承認したことが残ります。
  • エスカレーション：会社が定めた期限内に判断がなければ、承認者にリマインダーが届き、その後申請は一つ上のレベルに上がります。こうして担当者のいない申請はなくなります。

第 109 条は、雇用主が業務の必要に応じて休暇日程を決める権利を認めていることを覚えておいてください。そのため、判断の時点でチームの誰が同じ期間に休暇を取っているかを承認者が確認でき、人員配置への影響を知ったうえで判断できると役立ちます。

残日数は自動で更新され、従業員は申請状況を確認できる

スプレッドシートでは、残日数は誰かが手で書き換える数字です。システムでは、残日数は計算の結果です。従業員は人事記録にある入社日と勤続年数に応じて日数を得て、申請が承認されると日数が自動的に差し引かれ、5 年継続勤務すると権利は 21 日から 30 日に変わります。誰かが覚えておく必要はありません。病気休暇も同じで、システムは従業員の病気休暇の年がいつ始まり何日使ったかを把握しているため、翌日が全額か 四分の三 かが分かり、それをそのまま給与計算に渡します。

もう一方は従業員です。自分の残日数と申請の状況、つまり承認待ち、承認済み、却下を確認できれば、繰り返される質問のほとんどはなくなります。これは従業員セルフサービスで扱った内容の核心なので、ここでは繰り返しません。また、診断書は機微な個人データであることを忘れないでください。閲覧できるのは承認に必要な人だけで、システムにアクセスできる全員ではありません。

Origami の視点

私たちはカスタムシステムとシステム連携を開発するテクノロジー企業です。申請フローを作るときは、企業が実際に使っている承認マトリクスと法律が定める休暇ルールから始め、それを人事記録、勤怠記録、給与計算につなげます。残日数を手で直す数字ではなく、計算の結果にするためです。

代理とエスカレーションは初日から設計します。一人が不在になるだけで止まるフローは、どれほど整って見えても、皆を WhatsApp に戻してしまうからです。私たちはこのように、企業の実際の働き方に合わせてサービスを組み立てています。

演習：最も多い 5 件の申請について承認マトリクスを書く

  • 5 件の申請を選ぶ：先月のチャットを見直し、年次休暇、病気休暇、給与証明書、前払い、残業承認など、最も多い五つの申請を選びます。
  • 申請ごとに書く：誰が提出し、誰が最初に承認し、いつ二人目の承認者が必要で、どの書類が必要か。
  • 代理人を決める：主な承認者が不在のとき、各申請を誰が承認しますか？
  • 期限を決める：申請は何営業日待ったらエスカレーションしますか？
  • 影響を決める：申請は残日数や給与を変えるか、それはどこに表示されるべきか。

埋められなかった欄はどれも、今日誰かが記憶で答えている質問であり、申請のデジタル化計画の一項目です。

まとめと次回

良い申請フローは労働法の休暇ルールから始まり、すべての申請を代理人とエスカレーション期限のある指定承認者に送り、残日数を自動で更新し、従業員が申請の進み具合を確認できるようにします。次回は毎月の給与締めに進みます。勤怠と休暇から銀行振込まで、毎月同じやり方で驚きなく締める方法です。

出典

この記事は仕組みを説明するものであり、法的助言ではありません。具体的なケースは省や労働法の弁護士に確認してください。