作業を正しい順序で30日ずつの3つのブロックに分ければ、人事・給与システムを90日で導入することは現実的です。まず従業員のマスターデータと契約を整理し、次に勤怠と申請を一つの承認ルートに乗せ、最後に切り替え前に給与の締めを二回並行で実行します。人事のデジタル化シリーズの第七回にして最終回となる本記事は、これまでの六回の演習を一つの計画にまとめ、どの判断がオーナーのもので、どの判断が人事チームのものかを示します。まだシステムを選んでいない場合は、人事・給与システムの選び方のガイドから始め、その後この計画に戻ってください。この計画はどのシステムを選んでも使えます。

初日の前に：オーナーが下す三つの決定

計画は技術からではなく、オーナーや社長にしか下せない決定から始まります。これらを先送りすると、計画は途中で止まります。

  • プロジェクトの責任者：人事または総務から指名された一人で、毎週確保された時間と、どの部署にもデータを求められる権限を持つ人。
  • 何をやめるか：システムが唯一の情報源になる日。それ以降、WhatsAppでの休暇申請は受け付けず、別ファイルで給与を変更することもしません。
  • 誰が給与を見られるか：給与や最終精算を閲覧できる人のリスト。従業員データは個人データ保護法（PDPL）が適用される個人データだからです。

それ以外は人事チームの運用上の判断です。項目の形式、シフト名、ファイルを移す順序、申請フォームなどです。

1日目から30日目：まず従業員ファイルと契約

以降のすべてはこのファイルを読み込むため、最初に取り組みます。第一回の演習を繰り返し、続いて第二回の演習を5人だけでなく全従業員に行ってください。

  • 第一週：第一回の業務マップに加え、現在従業員データを保持しているすべてのファイル、シート、グループのリスト。
  • 第二週と第三週：従業員ごとに、契約書、従業員名簿、直近の給与明細の間で4つの項目を照合します。基本給、手当、入社日、契約終了日です。人的資源省の労働関係ページにある第52条によると、契約の様式には合意した賃金とその福利厚生・手当、勤務開始日、有期契約であればその期間が含まれます。つまり、これらの項目こそがファイルの骨格です。
  • 第四週：整理したデータをシステムに移し、古いファイルを読み取り専用にします。第53条は試用期間が合計で180日を超えてはならないと定めているため、新規採用者ごとに終了日を記録し、システムが前もって知らせるようにします。

整理の方法そのものは、Excelからシステムへの移行シリーズの記事移行前のデータ整理で解説しています。そのまま移すものは何もなく、矛盾はすべて移行の後ではなく前に解決します。

31日目から60日目：勤怠と申請を一つのルートに

ファイルが信頼できるようになったら、日々の業務をそこに結び付けます。

  • 勤怠：第三回のようにシフトを定義し、すべての打刻方法を一つの記録にまとめ、黙って控除するのではなく例外を上長に上げます。月末には、3人の従業員について勤怠表と控除を比較する演習をもう一度行ってください。
  • 申請：最も多い5種類の申請について、第四回の承認マトリクスを代理承認者とエスカレーション期限付きで適用し、休暇残高は自動で更新されるようにします。
  • WhatsAppをやめる日：事前に告知し、それ以降メッセージで届いた申請は断るのではなく、丁寧にシステムへ案内します。

ここでオーナーが決めるのは一点だけです。部門長が承認できない例外、たとえば定めた上限を超える残業や給与の前払いを誰が承認するかです。

61日目から90日目：切り替え前に給与を二回並行で

給与は最後に移行します。それまでのすべてに依存しており、誤りがそのまま従業員の口座に届くからです。

  • 並行一か月目：従来の方法とシステムの両方で給与を作成し、差引支給額を従業員ごとに比較します。差異はすべて説明します。原因はファイルか、勤怠か、計算ルールか。
  • 並行二か月目：第五回の締めチェックリストを使い、各ステップに担当者と日付を決めて繰り返し、説明できない差異がなくなるまで続けます。
  • 切り替え：二回の給与が一致したら、オーナーがシステムを唯一の情報源とすることを承認し、古いファイルは読み取り専用のアーカイブとして保管します。
  • 退職：第六回のチェックリストを加えます。第88条は、権利の精算を一週間以内に、労働者が契約を終了した場合は二週間以内に行うことを求めており、手作業の計算ではこの期限に間に合わせるのが困難だからです。退職金の詳細は第六回と退職金規則のページにあります。

切り替え後の一か月は、移行後の最初の三十日で説明したように、きめ細かなフォローが必要です。

Origamiの視点

私たちはカスタムシステム、アプリ、連携を開発するテクノロジー企業であり、人事に取り組むときもこの同じ順序に従います。まずファイル、次に日々の業務、そして二回の結果が一致してから給与です。一致しないデータの上に作られたシステムは、問題をより見栄えのよい画面に移すだけです。

私たちは既製の機能リストではなく、六回の演習そのものから始めます。それが御社に本当に必要なものを示すからです。そのうえで足りない部分を開発し、政府のプラットフォームと連携させます。こうして私たちは企業の実際の働き方に合わせて私たちのサービスを組み立てます。なお法的な問題は、法律の条文または労働法の弁護士によって判断されます。

まとめ：シリーズの結び

人事のデジタル化はソフトウェアを買うことではなく、仕事の順序です。唯一の正しい従業員ファイル、次に一つのルートに乗った勤怠と申請、そして二回の並行実行で正しさを証明する給与、最後に既存のデータから導かれる退職手続きです。本記事でシリーズは完結します。計画の該当段階に差しかかったら、ナレッジセンターでどの回にも戻ることができます。

出典

本記事は仕組みを説明するもので、法的助言ではありません。ご自身のケースは同省または労働法の弁護士にご確認ください。