このシリーズでここまで扱ってきたのは、すべて数量の話でした。棚にいくつあるか、製造指図にいくつ払い出したか、いつ・どれだけ再発注するか。今回は問いがまったく変わります。もはや「いくつ」ではなく、「正確にどれか」です。

この違いは普段の日には表れません。顧客から受け取った出荷品に問題があると電話が来た日、あるいは仕入先から納入した原材料ロットに欠陥があったと通知された日に表れます。その瞬間、あなたの問いはただ一つです。そのロットはどこへ行ったのか。すぐに答えられない工場に残される選択肢は、過酷な一つだけです。本当に回収すべきものを特定できないため、すべてを回収するしかないのです。

ロット番号：数量より先にアイデンティティ

ロット番号とは、同じ条件で生産または受け入れられた単位を結び付ける識別子です。同じ原材料、同じライン、同じ時間帯、同じ工程設定。一つのロットに含まれる単位は運命を共にします。ある供給元や設定に欠陥があれば、ほぼ必ずそのすべてに影響し、前後のロットには影響しません。

この考え方全体の経済的価値はまさにここにあります。ロットは切り分けの単位です。ロットの定義が精密であるほど、回収や隔離を強いられる数量は小さくなります。ロット番号を紙にだけ記録している工場や、在庫移動と結び付いていない自由記述欄に入力している工場は、番号は持っていてもトレーサビリティは持っていません。

同じ考え方は食品や医薬品をはるかに超えて当てはまります。化学品、塗料、建材、工業部品の工場がロットを必要とする理由もまったく同じです。一つの原材料や一つの工程設定の影響を、明確に定義された生産物の範囲に限定するためです。

遡及トレーサビリティと追跡トレーサビリティ

完全なトレーサビリティは一方向ではなく二方向に働き、それぞれ用途が異なります。

  • 遡及トレーサビリティ：手元にある完成品から出発し、それを製造した製造指図へ、次にそこで消費された原材料ロットへ、さらに発注書、仕入先、入荷日へとさかのぼります。市場でクレームが発生し、原因を突き止めたいときに使います。特定の仕入先の原材料だったのか、それとも特定の日のライン設定だったのか。
  • 追跡トレーサビリティ：原材料ロットや製造ロットから出発し、それを消費したすべての製造指図へ、次にそれが出荷されたすべての受注と出庫伝票へ、さらにそれを受け取った顧客と拠点へと進みます。仕入先から問題の通知を受けたときや、社内で欠陥を発見したときに、今まさに誰がそれを持っているのかを正確に知る必要がある場合に使います。

どちらの方向も、第二回と第三回で築いた一つのことに依存しています。すべての入荷、払出、移動が発生した時点で記録されること、そして製造指図には計画された量ではなく実際に消費された量が記録されることです。この二つがなければ、ロット番号は画面上の余分な項目にすぎません。

使用期限と払出のルール

寿命が限られた品目では、ロットは番号だけでなく日付も持ち、それによって在庫の払出方法が変わります。勘で払い出したり、扉に一番近いものから出したりすると、おなじみの結果になります。古い在庫は期限が切れるまで奥に埋もれたままになり、新しい在庫が先に出ていくのです。

  • 先期限先出し：使用期限が最も近いロットから先に払い出します。日付のある品目の大半にとって正しいルールです。
  • 先入先出し：最も古い入荷分から先に払い出します。使用期限はないものの、長期保管で劣化したり陳腐化したりする品目に適しています。
  • 隔離と出荷判定：受け入れたロットは自動的に払出可能になるのではなく、検査後に判定・解除されるまで保留されます。これにより、不適合品がそもそも生産に入るのを防ぎます。
  • 疑義による保留：特定のロットをすべての拠点で即座に凍結し、調査が終わるまで払出も販売もできないようにする機能です。

これらのルールは、壁に貼った指示書としては役に立ちません。スキャンの時点でシステムが強制してこそ機能します。古いロットがあるのに倉庫担当者が新しいロットを払い出そうとすると、その場でブロックまたは警告するのです。

リコールを数日ではなく数時間で終わらせるもの

実際に事態が起きたとき、時間がすべてです。数時間で済む工場と数日かかる工場の差は人員数ではありません。事前に準備された四つのことです。

  • ロットは表の上ではなく移動の中に存在する：番号が入荷、払出、移動、販売の各時点で記録されるため、影響範囲のリスト作成は手作業の検索ではなく照会になります。
  • 顧客とのつながりが存在する：出庫伝票と受注にロット番号が記載されているため、誰が何を、どれだけ、いつ、どの伝票で受け取ったかが分かります。
  • 責任の所在が明確である：決定権を持つ担当者が名指しで決まっており、エスカレーションの経路は危機の最中に考え出すのではなく、事前に合意されています。
  • シナリオが予行演習されている：以前に模擬リコールを実施しているので、実務でどこが破綻するかが分かっています。

特に食品と医薬品については、サウジ食品医薬品庁がトレーサビリティと市場からの回収に関する要件を規制しています。自社の個別の製品と事業に何が適用されるかは、同庁の公式プラットフォームとガイダンスで確認してください。要件はカテゴリーによって異なり、一般的なルールで片付けることはできないからです。

今週実施できる模擬リコール

この演習には費用がかからず、本当の準備水準が明らかになります。

  • 過去二か月以内に工場から出荷された製造ロットを一つ選びます。一番簡単なものではなく、無作為に選んでください。
  • タイマーを開始し、そのロットから個体を受け取ったすべての顧客と拠点を、数量と出荷日とともに特定するようチームに依頼します。
  • 次に方向を逆にします。同じロットから、そこに投入されたすべての原材料ロット、その仕入先、入荷日を特定します。
  • それぞれの方向にどれだけ時間がかかったか、チームがどこで、なぜ行き詰まったかを記録します。欠落した伝票、後から遡って計上された移動、ロット番号なしで払い出された品目などです。

最終的に得られるのが、本当の対応時間です。そして、どちらかの方向の答えが数字ではなく「記録を調べてみないと」のような一文だったなら、実際の事態に迫られる前に何を直すべきかがもう分かっています。

Origami の見解

製造業と倉庫の分野全体を通じて、ほとんどの工場は確かにロット番号を記録しているものの、在庫移動と切り離された場所に記録していることが分かります。別の生産ファイルや、払出の際に一度も参照されない入荷画面の自由記述欄です。番号は存在しても、肝心なときに誰の役にも立ちません。影響を受けた顧客のリスト作成が、依然として日単位で測られる手作業だからです。

私たちが推奨する順序は次のとおりです。すべての品目ではなく、必要性のある品目について入荷時と払出時のロット番号を必須にする。製造指図を通じて受注まで結び付け、両方向が閉じるようにする。そして、本当に必要になる前に模擬リコールでテストする。一度も実際に試されたことのないトレーサビリティは、能力ではなく主張にすぎません。

次回

工場の内部から、外の世界との接点である請求書へと移ります。電子請求書を在庫移動の結果としてではなく、最後に印刷する書類として扱う工場は、なぜ問題に直面し続けるのでしょうか。第六回では、受注と倉庫出庫と請求書の連携、クレジットノートと返品、そして統合フェーズで求められることを取り上げます。

出典