Finora tutto in questa serie ha riguardato la quantità: quanto c'è sullo scaffale, quanto è stato prelevato per un ordine di produzione, quando riordinare e quanto. Oggi la domanda cambia completamente. Non è più quanti, ma quali esattamente.

La differenza non si vede in una giornata qualunque. Si vede il giorno in cui un cliente chiama per segnalare un problema con una spedizione ricevuta, o un fornitore ti comunica che un lotto di materia prima che ti ha consegnato era difettoso. In quel momento la tua unica domanda è: dove è finito quel lotto? Uno stabilimento senza una risposta rapida resta con una sola opzione brutale: ritirare tutto, perché non riesce a individuare cosa vada davvero ritirato.

Il numero di lotto: identità prima della quantità

Un numero di lotto è un identificativo che raggruppa unità prodotte o ricevute nelle stesse condizioni: la stessa materia prima, la stessa linea, la stessa finestra temporale, le stesse impostazioni di processo. Le unità di uno stesso lotto condividono la sorte: se c'è un difetto in una fonte o in un'impostazione, quasi sempre le colpisce tutte, e non il lotto precedente o quello successivo.

È qui che sta il valore economico dell'intera idea. Il lotto è la tua unità di isolamento. Più i tuoi lotti sono definiti con precisione, minore è la quantità che sei costretto a richiamare o mettere in quarantena. Gli stabilimenti che registrano il numero di lotto solo su carta, o lo inseriscono in un campo di testo libero scollegato dai movimenti di magazzino, hanno il numero senza avere la tracciabilità.

La stessa logica vale ben oltre il settore alimentare e farmaceutico. Uno stabilimento di prodotti chimici, vernici, materiali da costruzione o componenti industriali ha bisogno dei lotti per lo stesso identico motivo: isolare l'effetto di una materia prima o di un'impostazione di processo su un insieme definito di prodotti.

Tracciabilità a ritroso e in avanti

La tracciabilità completa funziona in due direzioni, non in una, e ciascuna ha un uso diverso.

  • Tracciabilità a ritroso: parti da un prodotto finito che hai in mano e risali all'ordine di produzione che lo ha realizzato, poi ai lotti di materia prima consumati in esso, poi agli ordini di acquisto, ai fornitori e alle date di ricevimento. La usi quando compare un reclamo sul mercato e vuoi trovarne la causa: è stata una materia prima di un determinato fornitore o un'impostazione della linea in un determinato giorno?
  • Tracciabilità in avanti: parti da un lotto di materia prima o da un lotto di produzione e prosegui verso ogni ordine di produzione che lo ha consumato, poi verso ogni ordine di vendita e documento di uscita con cui è partito, poi verso i clienti e le sedi che lo hanno ricevuto. La usi quando un fornitore ti segnala un problema, o quando scopri un difetto interno, e devi sapere esattamente chi lo ha in mano in questo momento.

Entrambe le direzioni dipendono da una cosa che abbiamo costruito nelle parti due e tre: che ogni ricevimento, prelievo e trasferimento venga registrato nel momento in cui avviene, e che l'ordine di produzione registri ciò che è stato effettivamente consumato e non ciò che era pianificato. Senza queste due condizioni, un numero di lotto è solo un campo in più su uno schermo.

Date di scadenza e regole di prelievo

Per gli articoli a vita limitata, un lotto porta con sé una data e non solo un numero, e questo cambia il modo in cui la merce viene prelevata. Prelevare a istinto, o in base a ciò che sta più vicino alla porta, produce un risultato noto: la merce vecchia resta sepolta in fondo finché non scade, mentre quella più recente esce per prima.

  • Primo a scadere, primo a uscire: si preleva per primo il lotto più vicino alla scadenza, la regola giusta per la maggior parte degli articoli con data.
  • Primo a entrare, primo a uscire: si preleva per primo il ricevimento più vecchio, adatto agli articoli senza data di scadenza che comunque si deteriorano o diventano obsoleti con una lunga giacenza.
  • Quarantena e rilascio: un lotto ricevuto non è automaticamente disponibile per il prelievo, ma resta bloccato finché non viene rilasciato dopo l'ispezione, impedendo al materiale non conforme di entrare in produzione.
  • Blocco per sospetto: la possibilità di congelare all'istante un lotto specifico in tutte le sedi, così che non possa essere né prelevato né venduto finché l'indagine non si chiude.

Queste regole sono inutili come istruzioni attaccate al muro. Funzionano quando il sistema le impone al momento della scansione: quando un magazziniere prova a prelevare un lotto più recente mentre ce n'è uno più vecchio disponibile, il sistema lo blocca o lo avvisa in quel preciso istante.

Cosa fa durare un richiamo ore invece di giorni

Quando l'evento accade davvero, il tempo è tutto, e la differenza tra uno stabilimento che impiega ore e uno che impiega giorni non è il numero di persone. Sono quattro cose preparate prima dell'evento:

  • Il lotto vive nel movimento, non su un foglio: il numero viene registrato al ricevimento, al prelievo, al trasferimento e alla vendita, così produrre l'elenco degli interessati diventa un'interrogazione e non una ricerca manuale.
  • Il collegamento con il cliente esiste: i documenti di uscita e gli ordini di vendita riportano il numero di lotto, quindi sai chi ha ricevuto cosa, quanto, quando e con quale documento.
  • La responsabilità è chiara: una persona indicata per nome detiene la decisione, e il percorso di escalation è concordato in anticipo invece di essere inventato durante la crisi.
  • Lo scenario è stato provato: hai già eseguito un richiamo simulato, quindi sai dove si inceppa nella pratica.

Per i prodotti alimentari e farmaceutici in particolare, l'Autorità Saudita per gli Alimenti e i Medicinali regola i requisiti di tracciabilità e di ritiro dal mercato, e le sue piattaforme e linee guida ufficiali sono il luogo in cui verificare cosa si applica al tuo prodotto e alla tua attività specifici, perché i requisiti variano per categoria e non si possono risolvere con una regola generale.

Un richiamo simulato da fare questa settimana

Questo esercizio non ti costa nulla e mette a nudo il tuo reale livello di preparazione:

  • Scegli un lotto di produzione uscito dal tuo stabilimento negli ultimi due mesi, a caso, non il più facile.
  • Fai partire un cronometro e chiedi al tuo team di individuare ogni cliente e sede che ha ricevuto unità di quel lotto, con quantità e date di spedizione.
  • Poi inverti la direzione: a partire dallo stesso lotto, individua ogni lotto di materia prima che vi è confluito, il suo fornitore e la sua data di ricevimento.
  • Annota quanto tempo ha richiesto ciascuna direzione, e dove il team si è bloccato e perché: un documento mancante, un movimento registrato a posteriori, un articolo prelevato senza numero di lotto.

Quello che ottieni è il tuo vero tempo di risposta. E se la risposta in una delle due direzioni non è un numero ma una frase come dovremmo esaminare le registrazioni, ora sai cosa correggere prima che un evento reale ti costringa a farlo.

Il punto di vista di Origami

In tutto il settore industria e magazzini riscontriamo che la maggior parte degli stabilimenti registra effettivamente un numero di lotto, ma lo registra in un punto scollegato dai movimenti di magazzino: un file di produzione separato, o un campo di testo libero nella schermata di ricevimento a cui il prelievo non fa mai riferimento. Il numero esiste e non aiuta nessuno quando serve, perché produrre l'elenco dei clienti interessati resta un lavoro manuale che si misura in giorni.

L'ordine che raccomandiamo: rendi obbligatorio il numero di lotto al ricevimento e al prelievo per gli articoli che lo giustificano, non per ogni articolo; collegalo attraverso l'ordine di produzione fino all'ordine di vendita, così che entrambe le direzioni si chiudano; poi mettilo alla prova con un richiamo simulato prima di averne davvero bisogno. Una tracciabilità mai messa alla prova nemmeno una volta è un'affermazione, non una capacità.

Nella prossima parte

Passiamo dall'interno dello stabilimento al suo punto di contatto con il mondo esterno: la fattura. Perché gli stabilimenti che trattano la fattura elettronica come un documento stampato alla fine, invece che come il risultato di un movimento di magazzino, continuano a incontrare problemi? La sesta parte tratta il collegamento tra ordine di vendita, uscita dal magazzino e fattura, le note di credito e i resi, e ciò che richiede la fase di integrazione.

Fonti