Congés en droit du travail saoudien : un circuit de validation

Le solde de congés est le chiffre que les salariés demandent le plus, et le congé est la demande qui se perd le plus souvent sur WhatsApp. Le Code du travail saoudien pose une base claire : un congé annuel d'au moins 21 jours, porté à 30 jours après 5 années continues chez le même employeur, avec une date notifiée au moins 30 jours à l'avance. Après le registre de présence du troisième volet, ce quatrième volet réunit congés, attestations et avances dans un seul circuit de validation : qui valide quoi, que faire quand le valideur est absent, comment le solde se met à jour seul, puis un exercice sur la matrice de vos cinq demandes les plus fréquentes.

Les congés tels que le Code les définit : ce que le système doit savoir avant de calculer

Avant tout circuit de validation, le système doit connaître les types de congés et les règles de chacun, car le solde, la rémunération et les justificatifs diffèrent d'un type à l'autre. Les principales dispositions du Code du travail publié par le Bureau des experts :

• Article 109, congé annuel : au moins 21 jours par année, portés à 30 jours lorsque le salarié a accompli 5 années continues, payés d'avance. Le salarié doit le prendre dans l'année où il est dû et ne peut pas recevoir d'indemnité compensatrice en cours de contrat ; l'employeur peut fixer les dates selon les besoins du service, en prévenant le salarié au moins 30 jours à l'avance.
• Article 110, report : avec l'accord de l'employeur, le salarié peut reporter tout ou partie de son congé à l'année suivante ; l'employeur peut le reporter au-delà de l'année où il est dû de 90 jours au plus, et tout report plus long exige l'accord écrit du salarié, sans dépasser la fin de l'année suivante.
• Article 111, solde au départ : le salarié a droit au paiement des jours de congé non pris, et au congé d'une année incomplète au prorata du temps travaillé.
• Article 113 modifié, en vigueur depuis le 20/8/1446H : 5 jours à plein salaire pour le mariage ou le décès du conjoint, d'un ascendant ou d'un descendant, 3 jours pour le décès d'un frère ou d'une sœur, et 3 jours pour la naissance d'un enfant, à prendre dans les 7 jours suivant la naissance ; l'employeur peut demander les justificatifs.
• Article 114, congé de Hajj : entre 10 et 15 jours, congé de l'Aïd al-Adha compris, une seule fois pendant la carrière chez l'employeur, à condition d'avoir accompli au moins 2 années continues.
• Article 116, congé sans solde : avec l'accord de l'employeur ; le contrat est considéré comme suspendu au-delà de 20 jours, sauf accord contraire des parties.
• Article 117, congé maladie : plein salaire pour les 30 premiers jours, trois quarts du salaire pour les 60 jours suivants, et sans salaire pour les 30 jours d'après, sur une même année, cette année courant à partir du premier congé maladie.

Concrètement, chacune de ces règles devient un paramètre du système : le type de congé, sa durée, sa rémunération totale ou partielle, le justificatif exigé et le point de départ de son compteur. Une fois les règles écrites, le calcul ne dépend plus de la mémoire d'une personne des RH.

Une demande, un circuit : qui valide quoi

Le congé n'est pas la seule demande. Les salariés demandent une attestation de salaire, une avance, une mise à jour de leurs données ou la validation d'heures supplémentaires, et chacune arrive aujourd'hui par un canal différent. La solution n'est pas un canal plus rapide, mais un circuit unique pour toutes les demandes, dont le valideur dépend du type. C'est la même logique que la matrice de validation présentée dans demandes d'achat et seuils d'approbation, appliquée aux demandes des salariés :

• Chaque type de demande a un valideur désigné : le congé annuel est validé par le responsable direct, une avance peut passer par le responsable puis la finance, et une attestation de salaire est délivrée directement par les RH.
• Des conditions qui modifient le circuit : un congé plus long qu'une durée fixée par l'entreprise, ou une avance au-delà d'un plafond, ajoute un second valideur au lieu d'exiger une nouvelle décision à chaque fois.
• Le justificatif fait partie de la demande : le certificat médical ou l'acte de mariage ou de naissance est joint à la demande elle-même, pas envoyé à part dans une conversation.
• La décision est tracée : chaque validation ou refus porte le nom du valideur, l'heure, et le motif en cas de refus.

Quand le valideur est absent : délégation et escalade

Ce qui bloque les demandes, c'est rarement le refus, c'est l'attente : le responsable est en congé ou en déplacement, la demande reste en suspens, et le salarié ne sait pas à qui s'adresser. Un bon circuit règle cela avec deux règles écrites à l'avance :

• La délégation : lorsqu'un responsable enregistre son propre congé, il désigne qui valide à sa place pendant toute son absence ; les demandes basculent automatiquement vers le délégué et le registre indique que c'est lui qui a validé.
• L'escalade : si aucune décision n'est prise dans un délai fixé par l'entreprise, le valideur reçoit un rappel, puis la demande remonte d'un niveau, pour qu'aucune demande ne reste sans responsable.

Rappelons que l'article 109 permet à l'employeur de fixer les dates de congé selon les besoins du service ; il est donc utile que le valideur voie, au moment de décider, qui d'autre dans l'équipe est en congé sur la même période, afin de trancher en connaissant l'effet sur la couverture.

Le solde se met à jour seul et le salarié suit sa demande

Dans un tableur, le solde est un chiffre que quelqu'un modifie à la main. Dans un système, le solde est le résultat d'un calcul : le salarié acquiert ses jours selon sa date d'entrée et son ancienneté, tirées de son dossier, les jours sont déduits automatiquement à la validation, et le droit passe de 21 à 30 jours lorsqu'il atteint 5 années continues, sans que personne ait à s'en souvenir. Le congé maladie fonctionne de la même façon : le système sait quand l'année de maladie du salarié a commencé et combien de jours ont été utilisés, il sait donc si le jour suivant est à plein salaire ou aux trois quarts, et le transmet directement à la paie.

L'autre côté, c'est le salarié : quand il voit son solde et le statut de sa demande, en attente, validée ou refusée, la plupart des questions répétées disparaissent. C'est le cœur de ce que nous avons présenté dans le libre-service RH pour les employés, nous ne le répéterons donc pas ici. Et n'oubliez pas que les certificats médicaux sont des données personnelles sensibles : seules les personnes qui en ont besoin pour valider doivent les voir, pas tous ceux qui ont accès au système.

Le regard d'Origami

Nous sommes une entreprise technologique qui conçoit des systèmes sur mesure et des intégrations. Quand nous construisons un circuit de demandes, nous partons de la matrice de validation que l'entreprise applique réellement et des règles de congé fixées par le Code, puis nous les relions au dossier salarié, au registre de présence et à la paie, pour que le solde soit le résultat d'un calcul et non un chiffre corrigé à la main.

Nous concevons la délégation et l'escalade dès le premier jour, car un circuit qui s'arrête dès qu'une personne est absente renverra tout le monde vers WhatsApp, aussi soigné soit-il. C'est ainsi que nous construisons nos services autour du fonctionnement réel de l'entreprise.

Exercice : rédigez la matrice de validation de vos 5 demandes les plus fréquentes

• Choisissez 5 demandes : parcourez les conversations du mois dernier et retenez les cinq demandes les plus fréquentes, par exemple congé annuel, congé maladie, attestation de salaire, avance et validation d'heures supplémentaires.
• Pour chaque demande, notez : qui la dépose, qui la valide en premier, quand un second valideur est nécessaire et quel justificatif est exigé.
• Désignez le délégué : qui valide chaque demande si le valideur principal est absent ?
• Fixez le délai : combien de jours ouvrés une demande attend-elle avant de remonter ?
• Précisez l'effet : la demande modifie-t-elle le solde ou le salaire, et où cela doit-il apparaître ?

Chaque case que vous n'avez pas pu remplir est une question à laquelle quelqu'un répond de mémoire aujourd'hui, et un point de votre plan de digitalisation des demandes.

Conclusion et prochain volet

Un bon circuit de demandes part des règles de congé du Code du travail, envoie chaque demande à un valideur désigné avec un délégué et un délai d'escalade, met le solde à jour seul et permet au salarié de voir où en est sa demande. Dans le prochain volet, nous passons à la clôture mensuelle de la paie : comment clôturer chaque mois de la même façon, de la présence et des congés jusqu'au virement bancaire, sans surprise.

Sources

• Bureau des experts auprès du Conseil des ministres : Code du travail — texte des articles 109, 110, 111, 113, 114, 116 et 117 avec leurs modifications.

Cet article explique un mécanisme et ne constitue pas un conseil juridique ; vérifiez votre situation auprès du ministère ou d'un avocat en droit du travail.