En la mayoría de las empresas, el tiempo de RR. HH. no se pierde en el trabajo difícil. Se pierde en volver a teclear los mismos datos: el nombre, el salario y la fecha del contrato de un empleado se escriben en el expediente de contratación, luego en la hoja de asistencia, luego en el control de vacaciones, luego en el archivo de nómina cada mes y una última vez al fin del servicio. Esta primera parte de la serie Digitalizar RR. HH. recorre un mes completo de trabajo de RR. HH., muestra dónde se teclean los mismos datos dos veces y dónde las decisiones esperan a una sola persona, y le da un ejercicio para medir su propia empresa en una semana antes de cualquier decisión de compra.

No empezamos por los sistemas ni por los precios. Empezamos por el mapa, porque una empresa que no sabe en qué se va su tiempo comprará una herramienta que resuelve el problema de otro.

Un mes de trabajo de RR. HH.

Tome cualquier mes normal en una empresa con unas cuantas decenas de empleados y siga lo que pasa por el equipo de RR. HH., o por el responsable administrativo que hace ese trabajo:

  • Entra un empleado nuevo. La copia del documento de identidad, los títulos y los datos bancarios llegan por WhatsApp, el contrato se redacta en un archivo de Word y luego los mismos datos se copian en la lista de empleados y otra vez en la hoja de nómina.
  • Asistencia diaria. Una hoja de papel, o un lector de huellas que exporta un archivo, y luego alguien revisa a mano retrasos y ausencias y los anota en otra hoja.
  • Solicitudes de vacaciones. Un mensaje al jefe directo, una aprobación verbal o con un emoji, y luego alguien recuerda, si lo recuerda, descontarlas del saldo.
  • Nómina. A fin de mes se reconstruye el archivo de nómina: las ausencias desde la hoja, los anticipos desde la libreta del contador, los complementos desde los contratos, y luego una revisión línea por línea antes de la transferencia.
  • Una baja. Los derechos se calculan a partir de archivos dispersos, los bienes de la empresa se recogen de memoria a través de los supervisores y la fecha real de ingreso se busca en papeles viejos.

Cada paso tiene sentido por sí solo. El problema es que los mismos datos viven en cuatro o cinco lugares, y cada copia puede apartarse de las demás sin que nadie lo note.

En qué se va exactamente el tiempo

Cuando dibuja el mes pasado en un papel, el desperdicio aparece en tres lugares recurrentes:

  • Doble captura. El mismo salario se escribe en el contrato, en la lista de empleados y en el archivo de nómina. Si se cambia en un lugar y se olvida en otro, es el empleado quien descubre el error al ver su pago.
  • Conciliación manual. Antes de cada nómina alguien pasa horas cruzando asistencia con vacaciones y con anticipos, porque ninguno está conectado con los demás.
  • Decisiones que esperan a una sola persona. La aprobación de vacaciones, un cambio de salario o una excepción de asistencia espera a un único jefe. Si viaja o está ocupado, todo el recorrido se detiene y el empleado no sabe en qué punto está su solicitud.

Si esto le resulta familiar, son las mismas señales que describimos en When the Spreadsheet Stops Being the Answer, pero en RR. HH. pesan más, porque cada error cae directamente sobre el salario de una persona.

Por qué aquí la exactitud no es opcional

Los datos de un empleado no son solo cifras internas; conllevan obligaciones fijadas por la Ley del Trabajo. La página de Relaciones Laborales del Ministerio de Recursos Humanos y Desarrollo Social ofrece ejemplos claros:

  • Artículo 51: el contrato de trabajo se redacta en dos copias, una para cada parte, y se documenta conforme a las normas aplicables.
  • Artículo 52: el contrato incluye el salario acordado con beneficios y complementos, el tipo y lugar de trabajo, la fecha de inicio y la duración si es un contrato de plazo fijo.
  • Artículo 53: el período de prueba debe figurar expresamente en el contrato, y su total no puede superar 180 días.
  • Artículo 55: un contrato de plazo fijo renovado 3 veces seguidas, o cuya duración con las renovaciones llegue a 4 años, lo que ocurra primero, pasa a ser indefinido si ambas partes siguen cumpliéndolo.
  • Artículo 88: al terminar el servicio, los salarios y derechos se liquidan en el plazo de una semana, o de dos semanas si fue el trabajador quien terminó el contrato.

Observe que cada uno de estos artículos depende de una fecha o una cifra que debe ser correcta en su expediente: la fecha de inicio, el número de renovaciones, el último salario. La indemnización de fin de servicio, como explica la página del Ministerio, se calcula sobre el último salario y la antigüedad. Si esos datos están repartidos en varios archivos, el plazo corto del artículo 88 se convierte en una carrera. Confirme siempre los derechos legales con el Ministerio o con un abogado laboralista; esta serie explica el mecanismo, no resuelve casos individuales.

La visión de Origami

Somos una empresa de tecnología que construye sistemas e integraciones a medida, y empezamos cualquier proyecto de RR. HH. trazando el mes actual antes de mostrar una sola pantalla. Un proceso digitalizado que nadie entiende produce un sistema rápido que repite los mismos errores, y el equipo vuelve a las hojas de cálculo porque no confía en él.

El orden que recomendamos: un único registro del empleado del que todo lee, luego una asistencia fiable, luego recorridos de aprobación, luego una nómina construida con esos datos en lugar de volver a teclearlos. Es el orden que sigue esta serie y el que aplicamos cuando adaptamos nuestros servicios a la forma de trabajar de una empresa, y no al revés.

Ejercicio: trace el mapa de su mes en una semana

Antes de comparar cualquier sistema, haga este ejercicio usted mismo, sin ninguna herramienta nueva:

  • Anote cada tarea de RR. HH. del mes pasado, desde el primer día de un empleado nuevo hasta la última transferencia de salarios.
  • Junto a cada tarea, escriba quién la hizo y en qué archivo o aplicación viven sus datos: una hoja, papel, WhatsApp, correo, una plataforma gubernamental.
  • Marque cada dato tecleado más de una vez, como el salario, la fecha de ingreso o el saldo de vacaciones.
  • Ponga una segunda marca en cada paso que se detuvo a esperar a una sola persona.
  • Elija 5 empleados y compare sus datos en el contrato, la lista de empleados y la última nómina. Cada diferencia es una prioridad real.

Esta hoja vale más que cualquier presupuesto, y la usará cuando lea nuestra guía para elegir un sistema de RR. HH. y nómina, porque le dice lo que realmente necesita.

En las próximas partes

Ya trazamos el mapa; la próxima parte empieza por su base: el expediente del empleado y el contrato como única fuente de verdad para cada empleado, y quién puede ver los datos salariales. Después pasamos a la asistencia, luego al recorrido de vacaciones y solicitudes, luego a la nómina mensual, luego a la indemnización de fin de servicio y la liquidación final, y cerramos la serie con un plan de 90 días que pone todo esto en el orden correcto.

Fuentes