Implantar un sistema de RR. HH. y nómina en 90 días es realista si divide el trabajo en 3 bloques de 30 días en el orden correcto: primero limpiar los datos maestros de los empleados y sus contratos, luego poner la asistencia y las solicitudes en un único circuito de aprobación, y por último ejecutar dos cierres de nómina en paralelo antes del cambio. Esta séptima y última parte de Digitalizar RR. HH. reúne los ejercicios de las seis partes anteriores en un solo plan e indica qué decisiones corresponden al propietario y cuáles al equipo de RR. HH. Si aún no ha elegido un sistema, empiece por nuestra guía para elegir un sistema de RR. HH. y nómina y vuelva después a este plan, porque funciona con el sistema que elija.

Antes del primer día: tres decisiones para el propietario

El plan no empieza por la tecnología, sino por decisiones que solo el propietario o el director general puede tomar. Si se aplazan, el plan se detiene a mitad de camino:

  • Quién lidera el proyecto: una persona concreta de RR. HH. o de administración, con tiempo reservado cada semana y autoridad para pedir datos a cualquier departamento.
  • Qué se deja de hacer: el día en que el sistema pasa a ser la única fuente; a partir de entonces no se acepta ninguna solicitud de vacaciones por WhatsApp ni se cambia ningún salario en un archivo aparte.
  • Quién ve los salarios: la lista de personas autorizadas a ver salarios y liquidaciones, porque los datos de los empleados son datos personales regulados por la Ley de Protección de Datos Personales (PDPL).

Todo lo demás son decisiones operativas del equipo de RR. HH.: formato de los campos, nombres de los turnos, orden de traslado de los archivos y formularios de solicitud.

Días 1 a 30: primero el expediente del empleado y el contrato

Todo lo que viene después lee de este expediente, por eso va primero. Repita el ejercicio de la primera parte y luego el de la segunda con todos los empleados, no solo con 5:

  • Semana uno: el mapa de tareas de la primera parte, más una lista de cada archivo, hoja o grupo que hoy contiene datos de empleados.
  • Semanas dos y tres: cotejar 4 campos de cada empleado entre el contrato, la lista de personal y la última nómina: salario base, complementos, fecha de incorporación y fecha de fin del contrato. Según el artículo 52 de la página de Relaciones Laborales del Ministerio de Recursos Humanos, el modelo de contrato incluye el salario acordado con sus beneficios y complementos, la fecha de incorporación y la duración si el contrato es de duración determinada, así que estos campos son el esqueleto del propio expediente.
  • Semana cuatro: trasladar los datos limpios al sistema y bloquear los archivos antiguos en solo lectura. El artículo 53 establece que el periodo de prueba no puede superar 180 días en total, así que registre su fecha de fin para cada nueva incorporación y el sistema le avisará a tiempo.

El método de limpieza está en nuestro artículo sobre limpiar los datos antes de la migración, de la serie sobre el paso de Excel a un sistema: nada viaja tal cual y cada conflicto se resuelve antes de la migración, no después.

Días 31 a 60: asistencia y solicitudes en un único circuito

Cuando el expediente es fiable, la actividad diaria se vincula a él:

  • Asistencia: defina los turnos como en la tercera parte, reúna todos los métodos de fichaje en un único registro y eleve las excepciones al responsable en lugar de descontarlas en silencio. Repita a fin de mes el ejercicio que compara la hoja de asistencia con los descuentos de 3 empleados.
  • Solicitudes: la matriz de aprobaciones de la cuarta parte para sus 5 solicitudes más frecuentes, con un suplente y un plazo de escalado, y saldos de vacaciones que se actualizan solos.
  • El día en que se deja WhatsApp: se anuncia con antelación; después, cualquier solicitud que llegue por mensaje se redirige al sistema con amabilidad, sin rechazarla.

Aquí el propietario decide una sola cosa: quién aprueba las excepciones que un jefe de departamento no puede aprobar, como las horas extra por encima de un límite fijado o los anticipos de salario.

Días 61 a 90: dos nóminas en paralelo antes del cambio

La nómina se traslada al final porque depende de todo lo anterior y porque un error en ella llega directamente a la cuenta del empleado:

  • Primer mes en paralelo: la nómina se prepara a la manera antigua y en el sistema, y el neto se compara empleado por empleado. Cada diferencia se explica: ¿viene del expediente, de la asistencia o de una regla de cálculo?
  • Segundo mes en paralelo: se repite con la lista de cierre de la quinta parte, con un responsable y una fecha para cada paso, hasta que no quede ninguna diferencia sin explicar.
  • El cambio: tras dos nóminas coincidentes, el propietario aprueba que el sistema sea la única fuente y el archivo antiguo se conserva como archivo histórico de solo lectura.
  • Fin del servicio: se añade la lista de la sexta parte, porque el artículo 88 exige liquidar los derechos en una semana, o en dos semanas si fue el trabajador quien terminó el contrato, un plazo difícil de cumplir con un cálculo manual. El detalle de la indemnización está en la sexta parte y en la página del Reglamento de la indemnización por fin de servicio.

El mes posterior al cambio exige un seguimiento cercano, como explicamos en los primeros treinta días después de la migración.

La visión de Origami

Somos una empresa tecnológica que desarrolla sistemas, aplicaciones e integraciones a medida, y cuando trabajamos en RR. HH. seguimos este mismo orden: primero el expediente, luego la actividad diaria y después la nómina tras dos ejecuciones coincidentes. Un sistema construido sobre datos que no cuadran solo traslada el problema a una pantalla más bonita.

Partimos de los ejercicios de las seis partes en lugar de una lista de funciones prefabricada, porque muestran lo que su empresa necesita de verdad; luego construimos lo que falta y lo conectamos con las plataformas gubernamentales. Así construimos nuestros servicios en torno a cómo funciona realmente la empresa, mientras que las cuestiones legales las resuelve el texto de la ley o un abogado laboralista.

Conclusión: el final de la serie

Digitalizar RR. HH. no es comprar un programa, es un orden de trabajo: un único expediente correcto del empleado, luego asistencia y solicitudes en un único circuito, luego una nómina que se demuestra con dos ejecuciones en paralelo y, por último, un fin de servicio que sale de datos existentes. Esta parte completa la serie, y puede volver a cualquiera de sus partes en el centro de conocimiento cuando llegue a esa etapa del plan.

Fuentes

Este artículo explica el mecanismo y no constituye asesoramiento jurídico; confirme su caso con el Ministerio o con un abogado laboralista.