El saldo de vacaciones es la cifra por la que más preguntan los empleados, y las vacaciones son la solicitud que más se pierde entre mensajes de WhatsApp y llamadas. La Ley del Trabajo fija la base con claridad: vacaciones anuales de al menos 21 días, que pasan a 30 días tras 5 años continuos con el empleador, y el trabajador debe conocer la fecha de sus vacaciones con al menos 30 días de antelación. En la tercera parte construimos el registro de asistencia y turnos; esta cuarta parte convierte las vacaciones, los certificados, los anticipos y demás solicitudes de los empleados en un único circuito de aprobación: quién aprueba qué, qué ocurre cuando el aprobador está ausente, cómo se actualiza solo el saldo y cómo ve el empleado el estado de su solicitud sin tener que preguntar, y después un ejercicio en el que redacta la matriz de aprobación de sus cinco solicitudes más frecuentes.

Las vacaciones según la ley: lo que el sistema debe saber antes de calcular

Antes de cualquier circuito de aprobación, el sistema tiene que conocer los tipos de vacaciones y permisos y las reglas de cada uno, porque el saldo, la retribución y los justificantes cambian de un tipo a otro. Las disposiciones clave de la Ley del Trabajo publicada por el Bureau of Experts:

  • Artículo 109, vacaciones anuales: al menos 21 días por cada año, que pasan a 30 días cuando el trabajador cumple 5 años continuos, pagados por adelantado. El trabajador debe disfrutarlas en el año en que se devengan y no puede recibir una compensación en dinero en su lugar durante la relación laboral; el empleador puede fijar las fechas según las necesidades del trabajo, avisando al trabajador con al menos 30 días de antelación.
  • Artículo 110, aplazamiento: con el consentimiento del empleador, el trabajador puede trasladar sus vacaciones o parte de ellas al año siguiente; el empleador puede aplazarlas más allá del año en que se devengan un máximo de 90 días, y cualquier plazo mayor exige el consentimiento escrito del trabajador, sin pasar del final del año siguiente.
  • Artículo 111, saldo al dejar el empleo: al trabajador se le deben los días de vacaciones no disfrutados, y las vacaciones de una fracción de año en proporción al tiempo trabajado.
  • Artículo 113 modificado, vigente desde el 20/8/1446H: 5 días con salario completo por matrimonio o por fallecimiento del cónyuge, de un ascendiente o de un descendiente, 3 días por fallecimiento de un hermano o una hermana, y 3 días por nacimiento de un hijo, dentro de los 7 días siguientes al nacimiento; el empleador puede pedir los justificantes.
  • Artículo 114, permiso para el Hajj: no menos de 10 ni más de 15 días, incluida la festividad de Eid al-Adha, una sola vez durante el servicio, siempre que el trabajador haya cumplido al menos 2 años continuos.
  • Artículo 116, permiso sin sueldo: con el consentimiento del empleador; el contrato se considera suspendido durante el periodo que supere los 20 días, salvo que ambas partes acuerden otra cosa.
  • Artículo 117, baja por enfermedad: salario completo durante los primeros 30 días, tres cuartas partes del salario durante los 60 días siguientes y sin salario durante los 30 días posteriores dentro de un mismo año, un año que empieza en la fecha de la primera baja por enfermedad.

En la práctica, cada una de estas reglas se convierte en un ajuste del sistema: el tipo de permiso, su duración, si se paga total o parcialmente, el justificante exigido y cuándo empieza su contador. Una vez escritas las reglas, el cálculo ya no depende de la memoria de una persona de RR. HH.

Una solicitud, un circuito: quién aprueba qué

Las vacaciones no son la única solicitud. Los empleados piden un certificado de salario, un anticipo, una actualización de datos o la aprobación de horas extra, y hoy cada una llega por un canal distinto. La solución no es un canal más rápido, sino un único circuito para todas las solicitudes, en el que el aprobador depende del tipo. Es la misma lógica de la matriz de aprobación que explicamos en solicitudes de compra y límites de aprobación, aplicada a las solicitudes de los empleados:

  • Cada tipo de solicitud tiene un aprobador designado: las vacaciones anuales las aprueba el responsable directo, un anticipo puede pasar por el responsable y después por finanzas, y un certificado de salario lo emite RR. HH. directamente.
  • Condiciones que cambian el circuito: unas vacaciones más largas que un periodo fijado por la empresa, o un anticipo por encima de un límite, añaden un segundo aprobador en lugar de exigir una decisión nueva cada vez.
  • El justificante forma parte de la solicitud: el informe médico o el certificado de matrimonio o de nacimiento se adjunta a la propia solicitud, no se envía aparte en un chat.
  • La decisión queda registrada: cada aprobación o rechazo lleva el nombre del aprobador, la hora y, si es un rechazo, el motivo.

Cuando el aprobador está ausente: delegación y escalado

Lo que frena las solicitudes rara vez es el rechazo; es la espera: el responsable está de vacaciones o de viaje, la solicitud queda atascada y el empleado no sabe a quién preguntar. Un buen circuito lo resuelve con dos reglas escritas de antemano:

  • Delegación: cuando los responsables registran sus propias vacaciones, designan quién aprueba en su nombre durante toda la ausencia, de modo que las solicitudes pasan automáticamente al delegado y el registro muestra que fue el delegado quien aprobó.
  • Escalado: si no se toma una decisión en el plazo que fija la empresa, el aprobador recibe un recordatorio y después la solicitud sube un nivel, para que ninguna solicitud quede sin responsable.

Recuerde que el artículo 109 da al empleador el derecho de fijar las fechas de vacaciones según las necesidades del trabajo, así que ayuda que, en el momento de decidir, el aprobador vea quién más del equipo está de vacaciones en las mismas fechas y decida conociendo el efecto sobre la cobertura.

El saldo se actualiza solo y el empleado ve el estado de su solicitud

En una hoja de cálculo, el saldo es una cifra que alguien edita a mano. En un sistema, el saldo es el resultado de un cálculo: los empleados generan sus días según su fecha de incorporación y su antigüedad, tomadas de su expediente, los días se descuentan automáticamente al aprobarse una solicitud, y el derecho pasa de 21 a 30 días cuando cumplen 5 años continuos sin que nadie tenga que recordarlo. La baja por enfermedad funciona igual: el sistema sabe cuándo empezó el año de baja del empleado y cuántos días ha usado, así que sabe si el día siguiente se paga completo o a tres cuartas partes, y lo envía directamente a la nómina.

La otra cara es el empleado: cuando puede ver su saldo y el estado de su solicitud, pendiente, aprobada o rechazada, desaparecen la mayoría de las preguntas repetidas. Es el núcleo de lo que explicamos en el autoservicio para empleados, así que no lo repetiremos aquí. Y recuerde que los informes médicos son datos personales sensibles: solo deben verlos las personas que los necesitan para aprobar, no todos los que tienen acceso al sistema.

La visión de Origami

Somos una empresa tecnológica que desarrolla sistemas a medida e integraciones, y cuando construimos un circuito de solicitudes partimos de la matriz de aprobación con la que la empresa trabaja realmente y de las reglas de vacaciones que fija la ley, y después las conectamos con el expediente del empleado, el registro de asistencia y la nómina para que el saldo sea el resultado de un cálculo y no una cifra editada a mano.

Diseñamos la delegación y el escalado desde el primer día, porque un circuito que se detiene cada vez que una persona está ausente devolverá a todos a WhatsApp, por muy ordenado que parezca. Así construimos nuestros servicios en torno a cómo funciona realmente una empresa.

Ejercicio: redacte la matriz de aprobación de sus 5 solicitudes más frecuentes

  • Elija 5 solicitudes: repase los chats del mes pasado y elija las cinco solicitudes más frecuentes, como vacaciones anuales, baja por enfermedad, certificado de salario, anticipo y aprobación de horas extra.
  • Para cada solicitud anote: quién la presenta, quién la aprueba primero, cuándo necesita un segundo aprobador y qué justificante se exige.
  • Designe al delegado: ¿quién aprueba cada solicitud si el aprobador principal está ausente?
  • Fije el plazo: ¿cuántos días hábiles espera una solicitud antes de escalar?
  • Defina el efecto: ¿la solicitud cambia el saldo o el salario, y dónde debe reflejarse?

Cada casilla que no pudo rellenar es una pregunta que hoy alguien responde de memoria, y un punto de su plan de digitalización de solicitudes.

Conclusión y próxima parte

Un buen circuito de solicitudes parte de las reglas de vacaciones de la Ley del Trabajo, envía cada solicitud a un aprobador designado con un delegado y un plazo de escalado, actualiza solo el saldo y permite al empleado ver en qué punto está su solicitud. En la próxima parte pasamos al cierre mensual de la nómina: cómo cerrar cada mes de la misma manera, desde la asistencia y las vacaciones hasta la transferencia bancaria, sin sorpresas.

Fuentes

Este artículo explica el mecanismo y no es asesoramiento jurídico; confirme su caso con el Ministerio o con un abogado laboralista.