假期余额是员工问得最多的数字，而休假也是最容易在 WhatsApp 消息和电话之间丢失的申请。劳动法把基础规定得很清楚：年假不少于 21 天，在同一雇主处连续工作 5 年后增至 30 天，并且必须至少提前 30 天通知劳动者休假日期。在第三部分中，我们建立了考勤与排班记录；第四部分把休假、证明信、预支工资和其他员工申请变成一条审批流程：谁批准什么，审批人不在时怎么办，余额如何自动更新，员工如何无需询问就能看到申请状态，最后通过一个练习，为您最常见的五类申请写出审批矩阵。

法律规定的假期：系统在计算之前必须知道什么

在建立任何审批流程之前，系统必须了解各类假期及其规则，因为余额、工资和所需证明文件因类型而异。专家局发布的劳动法中的主要规定如下：

  • 第 109 条，年假：每年不少于 21 天，劳动者连续工作满 5 年后增至 30 天，工资提前支付。劳动者必须在应休年度内休假，在职期间不得以现金代替休假；雇主可根据工作需要安排休假日期，并至少提前 30 天通知劳动者。
  • 第 110 条，顺延：经雇主同意，劳动者可将全部或部分年假顺延至下一年；雇主可在应休年度结束后推迟休假，最长不超过 90 天，更长的推迟需要劳动者书面同意，且不得超过下一年年底。
  • 第 111 条，离职时的余额：劳动者有权获得未休假天数的工资，不满一年的部分按实际工作时间比例计算假期工资。
  • 修订后的第 113 条，自 1446/8/20H 起施行：结婚或配偶、直系长辈、直系晚辈去世时享有 5 天全薪假，兄弟或姐妹去世时享有 3 天，孩子出生时享有 3 天，须在出生之日起 7 天内休；雇主可要求提供证明文件。
  • 第 114 条，朝觐假：不少于 10 天、不超过 15 天，含宰牲节假期，整个服务期内一次，前提是劳动者已连续工作至少 2 年。
  • 第 116 条，无薪假：须经雇主同意；超过 20 天的部分视为合同中止，双方另有约定的除外。
  • 第 117 条，病假：同一年内前 30 天全薪，随后 60 天发放四分之三工资，之后 30 天无薪，这一年从第一次病假之日起算。

在实践中，每一条规则都会成为系统中的一项设置：假期类型、时长、全薪还是部分带薪、所需文件以及计数从何时开始。规则一旦写清楚，计算就不再依赖某位人事人员的记忆。

一个申请，一条流程：谁批准什么

休假并不是唯一的申请。员工会申请工资证明、预支工资、更新个人资料或批准加班，而如今每一种申请都从不同的渠道进来。解决办法不是更快的渠道，而是所有申请共用一条流程，审批人按申请类型而定。这与我们在采购申请与审批权限中讲解的审批矩阵逻辑相同，只是用在员工申请上：

  • 每类申请都有指定审批人：年假由直属经理批准，预支工资可能先经经理再经财务，工资证明则由人力资源部直接出具。
  • 改变流程的条件：超过公司设定时长的休假，或超过一定额度的预支，会增加第二位审批人，而不必每次重新决定。
  • 文件是申请的一部分：病假证明或结婚、出生证明直接附在申请上，而不是在聊天中另行发送。
  • 决定被记录：每一次批准或拒绝都记录审批人姓名、时间，如为拒绝还会记录原因。

审批人不在时：代理与升级

拖慢申请的很少是拒绝，而是等待：经理在休假或出差，申请被搁置，员工不知道该问谁。好的流程用两条事先写好的规则解决这个问题：

  • 代理：经理登记自己的休假时，指定在整个缺席期间由谁代为审批，申请会自动转给代理人，记录中会显示由代理人批准。
  • 升级：如果在公司设定的期限内没有作出决定，审批人会收到提醒，随后申请上升一级，因此不会有无人负责的申请。

请记住，第 109 条赋予雇主根据工作需要安排休假日期的权利，因此在作决定时，如果审批人能看到团队中还有谁在同一时段休假，就能在了解对人手覆盖影响的情况下作出决定。

余额自动更新，员工能看到申请状态

在电子表格里，余额是某人手动修改的数字。在系统里，余额是计算的结果：员工根据档案中的入职日期和工龄累计假期天数，申请获批时自动扣减天数，连续工作满 5 年时，权利从 21 天变为 30 天，无需任何人记着。病假也是一样：系统知道员工的病假年度何时开始、已用了多少天，因此知道下一天是全薪还是四分之三工资，并直接把结果传给薪资核算。

另一方面是员工：当他们能看到自己的余额和申请状态，即待审批、已批准或已拒绝时，大多数重复的问题就消失了。这正是我们在员工自助服务一文中讲到的核心，这里不再重复。还要记住，病假证明属于敏感个人数据：只有需要用它来审批的人才能查看，而不是所有能访问系统的人。

Origami 的观点

我们是一家开发定制系统和系统集成的科技公司。在构建申请流程时，我们从企业实际使用的审批矩阵和法律规定的休假规则出发，再把它们与员工档案、考勤记录和薪资核算连接起来，让余额成为计算结果，而不是手动修改的数字。

我们从第一天就设计代理和升级机制，因为一旦有人不在就停摆的流程，无论看起来多么整齐，都会把大家重新推回 WhatsApp。我们就是这样围绕企业的真实运作方式来构建我们的服务。

练习：为最常见的 5 类申请写出审批矩阵

  • 选出 5 类申请：翻看上个月的聊天记录，选出最常见的五类申请，例如年假、病假、工资证明、预支工资和加班审批。
  • 为每类申请写明：由谁提交，谁先审批，什么情况下需要第二位审批人，需要什么文件。
  • 指定代理人：主要审批人不在时，每类申请由谁审批？
  • 设定期限：申请等待多少个工作日后会升级？
  • 明确影响：申请是否会改变余额或工资，应当在哪里体现？

每一个您填不出来的格子，都是今天有人凭记忆回答的问题，也是您申请数字化计划中的一项。

总结与下一部分

好的申请流程从劳动法的休假规则出发，把每个申请交给指定审批人，并配有代理人和升级期限，余额自动更新，员工能看到申请进展。下一部分我们将讨论每月薪资结算：如何每个月用同样的方式完成结算，从考勤和休假一直到银行转账，不出意外。

资料来源

本文解释的是运作机制，不构成法律意见；请向人力资源部或劳动法律师确认您的具体情况。