Todo lo visto hasta ahora en esta serie ha tratado de cantidades: cuánto hay en la estantería, cuánto se entregó a una orden de producción, cuándo volver a pedir y cuánto. Hoy la pregunta cambia por completo. Ya no es cuántos, sino cuáles exactamente.

La diferencia no se nota en un día normal. Se nota el día en que un cliente llama para informar de un problema con un envío que recibió, o un proveedor le avisa de que un lote de materia prima que le entregó era defectuoso. En ese momento su única pregunta es: ¿adónde fue ese lote? Una planta sin una respuesta rápida se queda con una sola opción brutal: retirarlo todo, porque no puede identificar qué es lo que realmente hay que retirar.

El número de lote: identidad antes que cantidad

Un número de lote es un identificador que agrupa unidades producidas o recibidas en las mismas condiciones: la misma materia prima, la misma línea, la misma franja de tiempo, los mismos ajustes de proceso. Las unidades de un mismo lote comparten destino: si hay un defecto en un origen o en un ajuste, casi siempre las afecta a todas, y no al lote anterior ni al siguiente.

Ahí reside el valor económico de toda la idea. El lote es su unidad de aislamiento. Cuanto más precisos sean sus lotes, menor será la cantidad que se verá obligado a retirar o poner en cuarentena. Las plantas que anotan el número de lote solo en papel, o lo capturan en un campo de texto libre desconectado del movimiento de existencias, tienen el número sin tener trazabilidad.

La misma lógica se aplica mucho más allá de los alimentos y los fármacos. Una planta de productos químicos, pinturas, materiales de construcción o piezas industriales necesita lotes exactamente por la misma razón: aislar el efecto de una materia prima o de una configuración de proceso en un conjunto definido de productos.

Trazabilidad hacia atrás y hacia adelante

La trazabilidad completa funciona en dos direcciones, no en una, y cada una tiene un uso distinto.

  • Trazabilidad hacia atrás: parte de un producto terminado que tiene en la mano y retrocede hasta la orden de producción que lo fabricó, luego hasta los lotes de materia prima consumidos en ella y después hasta las órdenes de compra, los proveedores y las fechas de recepción. La usa cuando aparece una reclamación en el mercado y quiere encontrar la causa: ¿fue una materia prima de un proveedor concreto o una configuración de la línea en un día concreto?
  • Trazabilidad hacia adelante: parte de un lote de materia prima o de un lote de producción y avanza hasta cada orden de producción que lo consumió, luego hasta cada pedido de venta y albarán de salida con el que salió, y después hasta los clientes y ubicaciones que lo recibieron. La usa cuando un proveedor le notifica un problema, o cuando detecta un defecto interno, y necesita saber exactamente quién lo tiene en este momento.

Ambas direcciones dependen de algo que construimos en las partes dos y tres: que cada recepción, salida y transferencia se registre en el momento en que ocurre, y que la orden de producción registre lo que realmente se consumió y no lo que estaba planificado. Sin esas dos cosas, un número de lote es solo un campo más en una pantalla.

Fechas de caducidad y las reglas que rigen las salidas

En los artículos de vida limitada, un lote lleva una fecha y no solo un número, y eso cambia la forma en que se entregan las existencias. Entregar por instinto, o según lo que esté más cerca de la puerta, produce un resultado conocido: las existencias antiguas quedan enterradas al fondo hasta que caducan, mientras las más nuevas salen primero.

  • Primero en caducar, primero en salir: se entrega primero el lote más próximo a su fecha de caducidad, la regla correcta para la mayoría de los artículos con fecha.
  • Primero en entrar, primero en salir: se entrega primero la recepción más antigua, lo que conviene a los artículos sin fecha de caducidad que aun así se deterioran o quedan obsoletos en un almacenamiento prolongado.
  • Cuarentena y liberación: un lote recibido no queda disponible automáticamente para su salida, sino que permanece retenido hasta que se libera tras la inspección, lo que impide que el material no conforme llegue siquiera a producción.
  • Retención por sospecha: la capacidad de bloquear al instante un lote concreto en todas las ubicaciones para que no pueda entregarse ni venderse hasta que se cierre la investigación.

Estas reglas no sirven de nada como instrucciones pegadas en una pared. Funcionan cuando el sistema las impone en el momento del escaneo: cuando un almacenista intenta entregar un lote más nuevo habiendo uno más antiguo disponible, el sistema lo bloquea o le avisa en ese mismo instante.

Qué hace que una retirada lleve horas y no días

Cuando el suceso ocurre de verdad, el tiempo lo es todo, y la diferencia entre una planta que tarda horas y otra que tarda días no es la plantilla. Son cuatro cosas preparadas antes del suceso:

  • El lote vive en el movimiento, no en una hoja: el número se captura en la recepción, la salida, la transferencia y la venta, de modo que obtener la lista de afectados se convierte en una consulta y no en una búsqueda manual.
  • El vínculo con el cliente existe: los albaranes de salida y los pedidos de venta llevan el número de lote, así que usted sabe quién recibió qué, cuánto, cuándo y con qué documento.
  • La responsabilidad está clara: una persona con nombre y apellido tiene la decisión, y la vía de escalado está acordada de antemano en lugar de improvisarse durante la crisis.
  • El escenario se ha ensayado: ya ha realizado antes un simulacro de retirada, así que sabe dónde falla en la práctica.

En el caso concreto de los productos alimentarios y farmacéuticos, la Autoridad Saudí de Alimentos y Medicamentos regula los requisitos de trazabilidad y de retirada del mercado, y sus plataformas y guías oficiales son el lugar donde comprobar qué se aplica a su producto y actividad concretos, porque los requisitos varían según la categoría y no pueden resolverse con una regla general.

Un simulacro de retirada para hacer esta semana

Este ejercicio no le cuesta nada y deja al descubierto su nivel real de preparación:

  • Elija un lote de producción que haya salido de su planta en los últimos dos meses, al azar, no el más fácil.
  • Ponga en marcha un cronómetro y pida a su equipo que identifique a todos los clientes y ubicaciones que recibieron unidades de ese lote, con cantidades y fechas de despacho.
  • Después invierta la dirección: a partir del mismo lote, identifique cada lote de materia prima que entró en él, su proveedor y su fecha de recepción.
  • Anote cuánto tardó cada dirección, y dónde se atascó el equipo y por qué: un documento que falta, un movimiento registrado con retraso, un artículo entregado sin número de lote.

Lo que obtiene es su tiempo de respuesta real. Y si la respuesta en cualquiera de las dos direcciones no es una cifra sino una frase como tendríamos que revisar los registros, ya sabe qué debe corregir antes de que un suceso real le obligue a hacerlo.

La visión de Origami

En todo el sector de industria y almacenes vemos que la mayoría de las plantas sí registran un número de lote, pero lo registran en un lugar desconectado del movimiento de existencias: un archivo de producción aparte, o un campo de texto libre en la pantalla de recepción al que la salida nunca hace referencia. El número existe y no ayuda a nadie cuando importa, porque obtener la lista de clientes afectados sigue siendo un trabajo manual que se mide en días.

El orden que recomendamos: haga obligatorio el número de lote en la recepción y la salida de los artículos que lo justifiquen, y no de todos los artículos; vincúlelo a través de la orden de producción y hasta el pedido de venta para que ambas direcciones queden cerradas; y después póngalo a prueba con un simulacro de retirada antes de necesitarlo de verdad. Una trazabilidad que nunca se ha puesto a prueba ni una sola vez es una afirmación, no una capacidad.

En la próxima parte

Pasamos del interior de la planta a su punto de contacto con el mundo exterior: la factura. ¿Por qué las plantas que tratan la factura electrónica como un documento que se imprime al final, en lugar de como el resultado de un movimiento de existencias, siguen teniendo problemas? La sexta parte trata la vinculación del pedido de venta con la salida del almacén y con la factura, las notas de crédito y las devoluciones, y lo que exige la fase de integración.

Fuentes