В большинстве компаний время отдела кадров уходит не на сложную работу. Оно уходит на повторный ввод одних и тех же данных: имя сотрудника, его оклад и дата договора записываются в приёмное дело, затем в табель, затем в учёт отпусков, затем каждый месяц в зарплатный файл и в последний раз при окончании службы. Эта первая часть серии Цифровизация HR проходит целый месяц кадровой работы, показывает, где одни и те же данные вводятся дважды и где решения ждут одного человека, и даёт упражнение, чтобы оценить свою компанию за неделю ещё до любого решения о покупке.

Мы начинаем не с систем и не с цен. Мы начинаем с карты, потому что компания, которая не знает, куда уходит её время, купит инструмент, решающий чужую проблему.

Один месяц кадровой работы

Возьмите обычный месяц в компании с несколькими десятками сотрудников и проследите, что проходит через отдел кадров или через административного руководителя, который выполняет эту роль:

  • Выходит новый сотрудник. Копия удостоверения, дипломы и банковские реквизиты приходят в WhatsApp, договор набирается в файле Word, затем те же данные копируются в список сотрудников и ещё раз в зарплатную таблицу.
  • Ежедневный учёт присутствия. Бумажный табель или биометрический терминал, выгружающий файл, а затем кто-то вручную проверяет опоздания и отсутствия и записывает их в отдельную таблицу.
  • Заявления на отпуск. Сообщение непосредственному руководителю, устное согласие или эмодзи, а потом кто-то вспоминает, если вспоминает, списать отпуск с остатка.
  • Зарплата. В конце месяца зарплатный файл собирается заново: отсутствия из табеля, авансы из тетради бухгалтера, надбавки из договоров, а затем построчная проверка перед переводом.
  • Увольнение. Выплаты рассчитываются по разрозненным файлам, имущество компании собирают по памяти руководителей участков, а настоящую дату приёма ищут в старых бумагах.

Каждый шаг по отдельности логичен. Проблема в том, что одни и те же данные живут в четырёх-пяти местах, и каждая копия может разойтись с остальными так, что никто этого не заметит.

Куда именно уходит время

Если нарисовать прошлый месяц на бумаге, потери проявляются в трёх повторяющихся местах:

  • Двойной ввод. Один и тот же оклад записан в договоре, в списке сотрудников и в зарплатном файле. Изменили в одном месте и забыли в другом, и ошибку обнаруживает сам сотрудник, когда видит свою зарплату.
  • Ручная сверка. Перед каждым расчётом зарплаты кто-то часами сверяет табель с отпусками и с авансами, потому что ничто из этого не связано друг с другом.
  • Решения, которые ждут одного человека. Согласование отпуска, изменение оклада или исключение по учёту времени ждёт единственного руководителя. Если он в поездке или занят, весь маршрут останавливается, а сотрудник не знает, где его заявка.

Если картина знакома, это те же сигналы, которые мы описывали в статье When the Spreadsheet Stops Being the Answer, но в HR они весят больше, потому что каждая ошибка напрямую бьёт по зарплате человека.

Почему точность здесь не роскошь

Данные сотрудника — это не просто внутренние цифры: за ними стоят обязательства, установленные законом о труде. Страница Трудовые отношения Министерства людских ресурсов и социального развития даёт наглядные примеры:

  • Статья 51: трудовой договор составляется в двух экземплярах, по одному для каждой стороны, и оформляется по установленным правилам.
  • Статья 52: договор содержит согласованную оплату с льготами и надбавками, вид и место работы, дату начала и срок, если договор срочный.
  • Статья 53: испытательный срок должен быть прямо указан в договоре, и в сумме он не может превышать 180 дней.
  • Статья 55: срочный договор, продлённый 3 раза подряд или чей срок вместе с продлениями достиг 4 лет, смотря что наступит раньше, становится бессрочным, если обе стороны продолжают его исполнять.
  • Статья 88: при окончании службы зарплата и все выплаты производятся в течение одной недели, а если договор расторг работник, то в течение двух недель.

Обратите внимание: каждая из этих статей зависит от даты или цифры, которая должна быть верной в вашем деле: дата начала работы, число продлений, последняя зарплата. Вознаграждение по окончании службы, как поясняет страница Министерства, рассчитывается от последней зарплаты и стажа. Если эти данные разбросаны по файлам, короткий срок статьи 88 превращается в гонку. Всегда уточняйте положенные по закону выплаты в Министерстве или у трудового юриста: эта серия объясняет механизм, а не разрешает отдельные случаи.

Взгляд Origami

Мы технологическая компания, которая создаёт заказные системы и интеграции, и любой HR-проект начинаем с того, что описываем текущий месяц, прежде чем показать хоть один экран. Оцифрованный процесс, который никто не понимает, даёт быструю систему, повторяющую те же ошибки, и команда возвращается к таблицам, потому что ей не доверяет.

Порядок, который мы рекомендуем: одна карточка сотрудника, из которой читается всё остальное, затем надёжный учёт присутствия, затем маршруты согласования, затем зарплата, которая строится из этих данных, а не набирается заново. Именно этому порядку следует серия, и именно его мы применяем, когда выстраиваем наши услуги вокруг того, как работает компания, а не наоборот.

Упражнение: составьте карту своего месяца за неделю

Прежде чем сравнивать какие-либо системы, выполните это упражнение сами, без новых инструментов:

  • Перечислите все кадровые задачи прошлого месяца, от первого дня нового сотрудника до последнего перевода зарплаты.
  • Рядом с каждой задачей запишите, кто её выполнил и в каком файле или приложении живут её данные: таблица, бумага, WhatsApp, почта, государственная платформа.
  • Отметьте каждую информацию, введённую больше одного раза, например оклад, дату приёма или остаток отпуска.
  • Поставьте вторую отметку у каждого шага, который останавливался в ожидании одного человека.
  • Выберите 5 сотрудников и сравните их данные в договоре, в списке сотрудников и в последней ведомости. Каждое расхождение — реальный приоритет.

Этот лист ценнее любого коммерческого предложения, и он пригодится вам, когда вы будете читать наше руководство по выбору HR- и зарплатной системы, потому что он говорит, что вам действительно нужно.

В следующих частях

Карта нарисована; следующая часть начинается с её основы: личное дело и договор как единый источник данных о каждом сотруднике, и кто может видеть данные о зарплате. Затем мы перейдём к учёту присутствия, к маршруту отпусков и заявок, к ежемесячному расчёту зарплаты, к вознаграждению по окончании службы и окончательному расчёту, а завершим серию планом на 90 дней, который выстраивает всё это в правильном порядке.

Источники