Остаток отпуска — это цифра, о которой сотрудники спрашивают чаще всего, а заявка на отпуск чаще других теряется между сообщениями в WhatsApp и звонками. Трудовой закон чётко задаёт основу: ежегодный отпуск не менее 21 дня, который увеличивается до 30 дней после 5 лет непрерывной работы у работодателя, и о дате отпуска работника нужно уведомить не менее чем за 30 дней. В третьей части мы построили учёт посещаемости и смен; эта четвёртая часть превращает отпуска, справки, авансы и другие заявки сотрудников в единый маршрут согласования: кто что утверждает, что происходит, когда согласующего нет на месте, как остаток обновляется сам и как сотрудник видит статус заявки, не спрашивая, а затем упражнение, в котором вы составите матрицу согласования для пяти самых частых заявок.

Отпуска по закону: что система должна знать до любого расчёта

До любого маршрута согласования система должна знать виды отпусков и правила каждого вида, потому что остаток, оплата и подтверждающие документы различаются. Ключевые положения трудового закона, опубликованного Bureau of Experts:

  • Статья 109, ежегодный отпуск: не менее 21 дня за каждый год, а после 5 лет непрерывной работы 30 дней, с оплатой заранее. Работник должен использовать отпуск в году, за который он положен, и не может получать вместо него денежную компенсацию во время работы; работодатель может устанавливать даты с учётом потребностей работы, уведомляя работника не менее чем за 30 дней.
  • Статья 110, перенос: с согласия работодателя работник может перенести отпуск или его часть на следующий год; работодатель может отложить отпуск после года, за который он положен, не более чем на 90 дней, а более долгий перенос требует письменного согласия работника и не может выходить за конец следующего года.
  • Статья 111, остаток при увольнении: работнику положена оплата неиспользованных дней отпуска, а за неполный год — пропорционально отработанному времени.
  • Статья 113 в редакции, действующей с 20/8/1446H: 5 дней с полной оплатой при вступлении в брак или смерти супруга, родственника по восходящей или нисходящей линии, 3 дня при смерти брата или сестры и 3 дня при рождении ребёнка в течение 7 дней с даты рождения; работодатель может запросить подтверждающие документы.
  • Статья 114, отпуск на хадж: не менее 10 и не более 15 дней, включая праздник Ид аль-Адха, один раз за время работы, при условии что работник проработал не менее 2 лет подряд.
  • Статья 116, отпуск без сохранения заработной платы: с согласия работодателя; договор считается приостановленным на период свыше 20 дней, если стороны не договорились об ином.
  • Статья 117, больничный: полная оплата за первые 30 дней, три четверти оплаты за следующие 60 дней и без оплаты за последующие 30 дней в течение одного года, который отсчитывается с даты первого больничного.

На практике каждое из этих правил становится настройкой системы: вид отпуска, его продолжительность, полная или частичная оплата, требуемый документ и момент начала отсчёта. Когда правила записаны один раз, расчёт больше не зависит от памяти одного сотрудника отдела кадров.

Одна заявка — один маршрут: кто что утверждает

Отпуск — не единственная заявка. Сотрудники просят справку о зарплате, аванс, обновление данных или утверждение сверхурочных, и сегодня каждая заявка приходит по своему каналу. Решение — не более быстрый канал, а единый маршрут для всех заявок, где согласующий зависит от вида заявки. Это та же логика матрицы согласования, которую мы разбирали в статье заявки на закупку и лимиты согласования, только применённая к заявкам сотрудников:

  • У каждого вида заявки есть назначенный согласующий: ежегодный отпуск утверждает непосредственный руководитель, аванс может пройти через руководителя, а затем через финансы, а справку о зарплате отдел кадров выдаёт напрямую.
  • Условия, меняющие маршрут: отпуск дольше срока, установленного компанией, или аванс выше определённого лимита добавляют второго согласующего вместо того, чтобы каждый раз требовать нового решения.
  • Документ — часть заявки: медицинская справка или свидетельство о браке или рождении прикладывается к самой заявке, а не пересылается отдельно в чате.
  • Решение фиксируется: каждое утверждение или отказ содержит имя согласующего, время, а при отказе — причину.

Когда согласующего нет: замещение и эскалация

Заявки тормозит редко отказ, чаще ожидание: руководитель в отпуске или в командировке, заявка висит, а сотрудник не знает, к кому обратиться. Хороший маршрут решает это двумя заранее записанными правилами:

  • Замещение: когда руководители вносят свой отпуск, они указывают, кто утверждает заявки вместо них на всё время отсутствия; заявки автоматически уходят заместителю, а в журнале видно, что утвердил именно заместитель.
  • Эскалация: если решение не принято в срок, установленный компанией, согласующий получает напоминание, затем заявка поднимается на уровень выше, и ни одна заявка не остаётся без ответственного.

Помните, что статья 109 даёт работодателю право устанавливать даты отпусков с учётом потребностей работы, поэтому полезно, чтобы в момент решения согласующий видел, кто ещё из команды в отпуске в те же даты, и решал, понимая влияние на покрытие.

Остаток обновляется сам, а сотрудник видит статус заявки

В таблице остаток — это число, которое кто-то правит вручную. В системе остаток — результат расчёта: сотрудники накапливают дни по дате выхода на работу и стажу из своего личного дела, дни списываются автоматически при утверждении заявки, а право растёт с 21 до 30 дней, когда сотрудник отработает 5 лет подряд, без того чтобы кто-то об этом помнил. Больничный работает так же: система знает, когда начался больничный год сотрудника и сколько дней использовано, поэтому знает, оплачивается ли следующий день полностью или на три четверти, и передаёт это прямо в расчёт зарплаты.

Другая сторона — сотрудник: когда он видит свой остаток и статус заявки — на рассмотрении, утверждена или отклонена, — большинство повторяющихся вопросов исчезает. Это суть того, что мы описали в статье самообслуживание сотрудников, поэтому не будем повторяться. И помните, что медицинские справки — это чувствительные персональные данные: их должны видеть только те, кому они нужны для согласования, а не все, у кого есть доступ к системе.

Взгляд Origami

Мы — технологическая компания, которая создаёт системы под заказ и интеграции. Когда мы строим маршрут заявок, мы начинаем с матрицы согласования, по которой компания реально работает, и с правил об отпусках, установленных законом, а затем связываем их с личным делом сотрудника, учётом посещаемости и расчётом зарплаты, чтобы остаток был результатом расчёта, а не числом, исправленным вручную.

Замещение и эскалацию мы закладываем с первого дня, потому что маршрут, который останавливается, как только отсутствует один человек, вернёт всех в WhatsApp, каким бы аккуратным он ни выглядел. Так мы строим наши услуги вокруг того, как компания работает на самом деле.

Упражнение: составьте матрицу согласования для 5 самых частых заявок

  • Выберите 5 заявок: просмотрите переписку за прошлый месяц и выберите пять самых частых заявок, например ежегодный отпуск, больничный, справку о зарплате, аванс и утверждение сверхурочных.
  • Для каждой заявки запишите: кто её подаёт, кто утверждает первым, когда нужен второй согласующий и какой документ требуется.
  • Назначьте заместителя: кто утверждает каждую заявку, если основного согласующего нет?
  • Установите срок: сколько рабочих дней заявка ждёт до эскалации?
  • Определите последствия: меняет ли заявка остаток или зарплату и где это должно отразиться?

Каждая графа, которую вы не смогли заполнить, — это вопрос, на который сегодня кто-то отвечает по памяти, и пункт вашего плана цифровизации заявок.

Итог и следующая часть

Хороший маршрут заявок начинается с правил об отпусках из трудового закона, направляет каждую заявку назначенному согласующему с заместителем и сроком эскалации, сам обновляет остаток и позволяет сотруднику видеть, на каком этапе его заявка. В следующей части мы перейдём к ежемесячному закрытию расчёта зарплаты: как закрывать каждый месяц одинаково, от посещаемости и отпусков до банковского перевода, без сюрпризов.

Источники

Эта статья объясняет механизм и не является юридической консультацией; уточните свой случай в Министерстве или у юриста по трудовому праву.