أتمتة العمليات: من أين تبدأ في منشأتك؟

أتمتة العمليات تبدأ باختيار العملية الصحيحة، لا بشراء برنامج. في أغلب المنشآت تكتب البيانات نفسها في 3 برامج، وتطارد الموافقات في واتساب، ويعاد بناء التقرير الشهري يدويا. هذا الجزء الأول من سلسلة أتمتة العمليات، وهي 7 أجزاء، يشرح بلغة بسيطة ما معنى أن تؤتمت إجراء، ويعطيك طريقة تقييم من 4 معايير تختار بها أول عملية، وتمرينا على 10 مهام متكررة تنفذه هذا الأسبوع بنفسك. وإن أردت الصورة العامة لفوائد الأتمتة قبل المنهج، فابدأ بمقال أتمتة العمليات الداخلية لتقليل العمل اليدوي.

ثلاثة مشاهد مألوفة

قبل التعريفات، انظر إلى يوم عادي في منشأة متوسطة:

• البيانات نفسها في أكثر من مكان. طلب عميل يصل على واتساب، فيكتبه موظف في جدول Excel، ثم يعيد كتابته في برنامج المبيعات، ثم يكتبه زميل في برنامج المستودع. 3 إدخالات لمعلومة واحدة، وكل إدخال فرصة لخطأ جديد.
• موافقة تطارد في المحادثات. طلب شراء أو إجازة يرسل صورة في مجموعة واتساب، وينتظر حتى يراه المدير، ولا أحد يعرف أين توقف حين يتأخر.
• تقرير يبنى من الصفر كل شهر. موظف يقضي أياما في نسخ الأرقام من عدة ملفات وتنسيقها، ثم يكتشف المدير رقما لا يطابق غيره. ناقشنا هذا المشهد تحديدا في مقال التقارير التي كنت تبنيها يدويا كل شهر.

لا تقصير في أي من هذه المشاهد. الموظفون يؤدون العمل بالأدوات المتاحة لهم، وهم أكثر من يعرف أين يتعب الإجراء. المشكلة أن الجهد البشري يذهب إلى النقل والتكرار بدل الحكم والمتابعة.

ما معنى أن تؤتمت إجراء

سير العمل (Workflow) هو تسلسل الخطوات التي يمر بها الطلب من بدايته إلى نهايته. وأتمتته تعني أن يتولى النظام الخطوات المتكررة وفق قواعد واضحة. أي أتمتة تتكون من 4 أجزاء:

• المحفز (Trigger): الحدث الذي يبدأ الإجراء، مثل وصول طلب أو رفع مستند أو حلول تاريخ.
• القواعد: الشروط التي تحدد المسار، مثل: إذا تجاوز المبلغ حدا معينا يذهب الطلب إلى المدير المالي.
• الإجراء: ما ينفذه النظام، مثل إنشاء سجل أو إرسال إشعار أو نقل بيانات من برنامج إلى آخر عبر الربط (Integration).
• الاستثناء: الحالة التي لا تنطبق عليها القواعد، فتذهب إلى شخص مسؤول يقرر فيها. هذا الجزء هو ما يجعل الأتمتة آمنة.

والأتمتة لا تعني إلغاء الحكم البشري، ولا تعني الاستغناء عن الموظفين، ولا تعني شراء أداة ثم البحث عما تفعله بها. هي تعني أن يتوقف الناس عن تكرار ما يمكن أن يتكرر وحده، ليتفرغوا لما يحتاج إلى قرار. وإذا كان سؤالك عن دور الذكاء الاصطناعي تحديدا، فقد جمعنا أمثلة عملية في مقال 7 عمليات يمكن للذكاء الاصطناعي تنفيذها اليوم، وسنعود إلى قراءة المستندات بالذكاء الاصطناعي مع المراجعة البشرية في جزء لاحق.

كيف تختار أول عملية: 4 معايير

الخطأ الأشيع أن تبدأ بأكبر عملية أو بأكثرها إزعاجا للمدير. الأفضل أن تقيم كل عملية مرشحة بأربعة معايير، وتعطي كل معيار درجة من 1 إلى 3:

• التكرار: كم مرة تحدث العملية؟ مرة في الشهر تأخذ 1، ويوميا أو عدة مرات في اليوم تأخذ 3.
• عدد الأيدي: كم شخصا أو برنامجا يمر عليه الطلب؟ كلما زادت مواضع التسليم زادت مواضع الانتظار والخطأ.
• وضوح القواعد: هل يمكن كتابة قرار كل خطوة في جملة شرطية واضحة؟ العملية التي تعتمد على تقدير شخصي في كل مرة تأخذ 1 ولا تصلح بداية.
• كلفة الخطأ: ماذا يحدث إذا وقع خطأ أو تأخير؟ شحنة خاطئة أو عميل غاضب أو موافقة فاتت تأخذ 3.

اجمع الدرجات، فيكون المجموع بين 4 و12. العملية ذات المجموع الأعلى والقواعد الأوضح هي مرشحك الأول. لاحظ أننا لا نضع أرقام توفير متوقعة هنا: الرقم الحقيقي تقيسه أنت بتوقيت العملية اليوم ثم بعد أتمتتها، وكل رقم عام تقرؤه لا يعرف منشأتك.

نظرة أوريجامي

نحن شركة تقنية سعودية نبني أنظمة وتطبيقات وروابط بين الأنظمة وحلول ذكاء اصطناعي. وفي أي مشروع أتمتة نبدأ من الناس الذين يؤدون العمل اليوم، لا من الشاشة: نجلس معهم ونقيم العمليات ونختار واحدة صغيرة واضحة القواعد، لأن نجاح العملية الأولى هو ما يبني ثقة الفريق بالتي بعدها.

وقد تكون الأتمتة المطلوبة ربطا بسيطا بين برنامجين موجودين، وقد تكون نظاما مبنيا على مقاس الإجراء، والاختيار يأتي بعد التقييم لا قبله. هذا هو الترتيب الذي تتبعه بقية السلسلة، وما نبنيه تجده في صفحة خدماتنا.

تمرين: قيم 10 مهام متكررة

نفذ هذا التمرين خلال أسبوع، بلا أي أداة جديدة:

• اجمع 10 مهام متكررة من رؤساء الأقسام والموظفين أنفسهم، مثل طلبات الإجازة والشراء، وتسجيل عميل جديد، وسندات التسليم، ومستندات الموردين، وتحويلات المخزون بين الفروع، وإعداد التقارير.
• اكتب لكل مهمة سطرا واحدا: ما الذي يبدؤها، ومن يلمسها، وأين تنتهي.
• أعط كل مهمة درجتها في المعايير الأربعة من 1 إلى 3، واجمعها.
• وقت أعلى 3 مهام بنفسك: كم دقيقة تأخذ المرة الواحدة، وكم مرة تتكرر في الأسبوع. هذا هو خط الأساس الذي ستقارن به لاحقا.
• اسأل من يؤدي المهمة: ما أكثر خطوة تزعجك فيها؟ الإجابة غالبا تكشف موضع الأتمتة الأول.

إذا كانت المهمة تتعامل مع بيانات أشخاص، كعملاء أو موظفين، فدون ذلك أمامها. فنظام حماية البيانات الشخصية المنشور لدى سدايا يلزم في المادة 19 جهة التحكم باتخاذ ما يلزم من إجراءات ووسائل تنظيمية وإدارية وتقنية تضمن المحافظة على البيانات الشخصية، بما في ذلك عند نقلها، وأي أتمتة تنقل البيانات بين برامجك هي نقل. سنفصل هذا مع المادتين 29 و31 في جزء الرقابة، وهذا ليس رأيا قانونيا، فتأكد من التفاصيل مع سدايا أو محام.

في الجزء القادم

اخترت عمليتك الأولى، لكن لا تؤتمتها بعد. أتمتة إجراء مرتبك تجعل الارتباك أسرع. الجزء 2 من السلسلة، توثيق الإجراء قبل أتمتته، يشرح كيف ترسم العملية كما تحدث فعلا مع من يؤدونها: المحفز وكل خطوة ومن ينفذها وأين تنتظر وكل استثناء، وكيف تفرق بين القاعدة والعادة، وما الخطوات التي تحذفها قبل أن تؤتمت أي شيء.