الإجازات في نظام العمل: مسار موافقة بدل رسائل واتساب

رصيد الإجازة هو أكثر رقم يسأل عنه الموظف، وأكثر طلب يضيع بين رسائل واتساب والمكالمات. نظام العمل يحدد الأساس بوضوح: إجازة سنوية لا تقل عن 21 يوما، تزاد إلى 30 يوما بعد 5 سنوات متصلة في خدمة صاحب العمل، ويبلغ العامل بموعدها قبل 30 يوما على الأقل. في الجزء الثالث بنينا سجل الحضور والورديات، وهذا الجزء الرابع يحول الإجازات والخطابات والسلف وبقية طلبات الموظفين إلى مسار موافقة واحد: من يعتمد ماذا، وماذا يحدث حين يغيب المعتمد، وكيف يحدث الرصيد نفسه، وكيف يرى الموظف حالة طلبه دون أن يسأل، ثم تمرين تكتب فيه مصفوفة الموافقة لأكثر خمسة طلبات تكرارا.

الإجازات كما يحددها النظام: ما يجب أن يعرفه النظام قبل أن يحسب

قبل أي مسار موافقة، يجب أن يعرف النظام أنواع الإجازات وقواعد كل نوع، لأن الرصيد والأجر والمستندات المطلوبة تختلف من نوع لآخر. أهم ما ينص عليه نظام العمل المنشور في هيئة الخبراء:

• المادة 109، الإجازة السنوية: لا تقل عن 21 يوما عن كل عام، وتزاد إلى 30 يوما إذا أمضى العامل 5 سنوات متصلة، وتدفع بأجر مقدما. ويجب أن يتمتع بها العامل في سنة استحقاقها، ولا يجوز أن يتقاضى بدلا نقديا عنها أثناء خدمته، ولصاحب العمل أن يحدد مواعيدها وفق مقتضيات العمل مع إشعار العامل قبل 30 يوما على الأقل.
• المادة 110، التأجيل: للعامل بموافقة صاحب العمل أن يؤجل إجازته أو أياما منها إلى السنة التالية، ولصاحب العمل أن يؤجلها بعد نهاية سنة استحقاقها مدة لا تزيد على 90 يوما، وما زاد على ذلك يحتاج موافقة العامل كتابة، على ألا يتعدى نهاية السنة التالية.
• المادة 111، الرصيد عند ترك العمل: يستحق العامل أجر أيام الإجازة التي لم يستعملها، وأجر الإجازة عن أجزاء السنة بنسبة ما قضاه منها.
• المادة 113 بصيغتها المعدلة التي يعمل بها من 1446/8/20هـ: 5 أيام بأجر كامل عند الزواج أو وفاة الزوج أو أحد الأصول أو الفروع، و3 أيام عند وفاة الأخ أو الأخت، و3 أيام لولادة مولود خلال 7 أيام من تاريخ الولادة، ولصاحب العمل أن يطلب الوثائق المؤيدة.
• المادة 114، إجازة الحج: لا تقل عن 10 أيام ولا تزيد على 15 يوما بما فيها إجازة عيد الأضحى، لمرة واحدة طوال الخدمة، بشرط أن يكون العامل قد أمضى سنتين متصلتين على الأقل.
• المادة 116، الإجازة دون أجر: بموافقة صاحب العمل، ويعد العقد موقوفا فيما زاد على 20 يوما ما لم يتفق الطرفان على خلاف ذلك.
• المادة 117، الإجازة المرضية: بأجر كامل عن أول 30 يوما، وبثلاثة أرباع الأجر عن 60 يوما تالية، ودون أجر عن 30 يوما بعدها خلال السنة الواحدة، والسنة هنا تبدأ من تاريخ أول إجازة مرضية.

عمليا، كل قاعدة من هذه تصبح إعدادا في النظام: نوع الإجازة، ومدتها، وهل هي بأجر كامل أو جزئي، وما المستند المطلوب، ومتى يبدأ عدادها. حين تكتب القواعد مرة واحدة، لا يعود الحساب معتمدا على ذاكرة موظف الموارد البشرية.

طلب واحد بمسار واحد: من يعتمد ماذا

الإجازة ليست الطلب الوحيد. الموظف يطلب خطاب تعريف بالراتب، وسلفة، وتحديث بيانات، واعتماد ساعات إضافية، وكل طلب منها يصل اليوم عبر قناة مختلفة. الحل ليس قناة أسرع، بل مسار واحد لكل الطلبات، يختلف فيه المعتمد بحسب النوع. وهذا هو منطق مصفوفة الصلاحيات نفسه الذي شرحناه في طلب الشراء ومصفوفة الصلاحيات، لكن على طلبات الموظفين:

• لكل نوع طلب معتمد محدد: الإجازة السنوية يعتمدها المدير المباشر، والسلفة قد تمر بالمدير ثم المالية، وخطاب التعريف يصدره فريق الموارد البشرية مباشرة.
• شروط تغير المسار: إجازة أطول من مدة تحددها المنشأة، أو سلفة فوق حد معين، تضيف معتمدا ثانيا بدل أن تحتاج قرارا جديدا كل مرة.
• المستند جزء من الطلب: التقرير الطبي أو وثيقة الزواج أو الولادة ترفق مع الطلب نفسه، لا ترسل منفصلة في محادثة.
• القرار مسجل: كل موافقة أو رفض يحمل اسم المعتمد ووقته وسببه إن كان رفضا.

حين يغيب المعتمد: التفويض والتصعيد

أكثر ما يعطل الطلبات ليس الرفض، بل الانتظار: المدير في إجازة أو سفر، والطلب معلق، والموظف لا يعرف من يسأل. المسار الجيد يعالج هذا بقاعدتين مكتوبتين مسبقا:

• التفويض: حين يسجل المدير إجازته، يحدد من ينوب عنه في الاعتماد طوال مدة غيابه، فتتحول الطلبات للنائب تلقائيا ويبقى في السجل أن النائب هو من اعتمد.
• التصعيد: إذا لم يتخذ قرار خلال مدة تحددها المنشأة، يصل تنبيه للمعتمد، ثم ينتقل الطلب للمستوى الأعلى، فلا يبقى طلب معلقا بلا صاحب.

وتذكر أن المادة 109 تعطي صاحب العمل حق تحديد مواعيد الإجازة وفق مقتضيات العمل، لذلك يفيد أن يرى المعتمد لحظة القرار من غيره في الفريق في إجازة خلال الفترة نفسها، فيقرر وهو يعرف أثر القرار على التغطية.

الرصيد يحدث نفسه والموظف يرى حالة طلبه

في الجدول، الرصيد رقم يعدله شخص بيده. في النظام، الرصيد نتيجة حساب: يستحق الموظف أيامه بحسب تاريخ مباشرته ومدة خدمته من ملفه، وتخصم الأيام تلقائيا عند اعتماد الطلب، ويتغير الاستحقاق من 21 إلى 30 يوما حين يكمل 5 سنوات متصلة دون أن يتذكر أحد ذلك. وكذلك الإجازة المرضية: النظام يعرف متى بدأت السنة المرضية للموظف وكم يوما استخدم، فيعرف إن كان اليوم التالي بأجر كامل أو بثلاثة أرباعه، ويرسل ذلك لمسير الرواتب مباشرة.

والطرف الآخر هو الموظف: حين يرى رصيده وحالة طلبه، قيد الاعتماد أو معتمد أو مرفوض، تختفي معظم الأسئلة المتكررة. هذا هو جوهر ما شرحناه في مقال الخدمة الذاتية للموظفين، فلن نكرره هنا. وتذكر أن التقارير الطبية بيانات شخصية حساسة، فيجب أن يراها من يحتاجها للاعتماد فقط، لا كل من يملك صلاحية على النظام.

نظرة أوريجامي

نحن شركة تقنية تبني أنظمة مخصصة وتكاملات، وحين نبني مسار الطلبات نبدأ من مصفوفة الموافقة التي تعمل بها المنشأة فعلا، ومن قواعد الإجازات كما في النظام، ثم نربطها بملف الموظف وسجل الحضور ومسير الرواتب حتى يكون الرصيد نتيجة حساب لا رقما يعدل يدويا.

ونصمم التفويض والتصعيد من اليوم الأول، لأن المسار الذي يتوقف عند غياب شخص واحد سيعيد الناس إلى واتساب مهما كان مرتبا. هكذا نبني خدماتنا حول طريقة عمل المنشأة الفعلية.

تمرين: اكتب مصفوفة الموافقة لأكثر 5 طلبات

• اختر 5 طلبات: راجع محادثات الشهر الماضي واختر أكثر خمسة طلبات تكرارا، مثل الإجازة السنوية والمرضية وخطاب التعريف والسلفة واعتماد الإضافي.
• لكل طلب اكتب: من يقدمه، ومن يعتمده أولا، ومتى يحتاج معتمدا ثانيا، وما المستند المطلوب.
• حدد النائب: من يعتمد كل طلب إذا غاب المعتمد الأصلي؟
• حدد المهلة: كم يوم عمل ينتظر الطلب قبل أن يصعد؟
• حدد الأثر: هل يغير الطلب الرصيد أو الراتب، وأين يجب أن يظهر ذلك؟

كل خانة لم تستطع ملأها هي سؤال يجيب عنه شخص بالحفظ اليوم، وهي بند في خطة رقمنة الطلبات.

الخلاصة والجزء القادم

مسار الطلبات الجيد يبدأ بقواعد الإجازات كما في نظام العمل، ويمر كل طلب فيه بمعتمد محدد ونائب ومهلة تصعيد، ويحدث الرصيد نفسه، ويرى الموظف حالة طلبه. في الجزء القادم ننتقل إلى مسير الرواتب الشهري: كيف يقفل كل شهر بالطريقة نفسها من الحضور والإجازات إلى التحويل البنكي دون مفاجآت.

مصادر

• هيئة الخبراء بمجلس الوزراء: نظام العمل — نصوص المواد 109 و110 و111 و113 و114 و116 و117 بتعديلاتها.

هذا المقال يشرح الآلية وليس استشارة نظامية؛ تحقق من حالتك مع الوزارة أو محام عمالي.