In den meisten Unternehmen geht die Zeit der Personalabteilung nicht bei schwieriger Arbeit verloren. Sie geht beim erneuten Eintippen derselben Daten verloren: Name, Gehalt und Vertragsdatum eines Mitarbeiters werden in die Einstellungsakte geschrieben, dann in die Anwesenheitsliste, dann in die Urlaubsübersicht, dann jeden Monat in die Lohnabrechnungsdatei und ein letztes Mal beim Dienstende. Dieser erste Teil der Reihe Personalwesen digitalisieren geht einen ganzen Monat Personalarbeit durch, zeigt, wo dieselben Daten doppelt erfasst werden und wo Entscheidungen auf eine einzige Person warten, und gibt Ihnen eine Übung, mit der Sie Ihr eigenes Unternehmen in einer Woche messen, bevor Sie irgendetwas kaufen.

Wir beginnen weder mit Systemen noch mit Preisen. Wir beginnen mit der Landkarte, denn ein Unternehmen, das nicht weiß, wohin seine Zeit geht, kauft ein Werkzeug, das das Problem eines anderen löst.

Ein Monat Personalarbeit

Nehmen Sie einen gewöhnlichen Monat in einem Unternehmen mit einigen Dutzend Mitarbeitenden und verfolgen Sie, was über das HR-Team läuft, oder über den Verwaltungsleiter, der diese Aufgabe übernimmt:

  • Ein neuer Mitarbeiter fängt an. Ausweiskopie, Zeugnisse und Bankdaten kommen per WhatsApp, der Vertrag wird in einer Word-Datei geschrieben, dann werden dieselben Daten in die Mitarbeiterliste und noch einmal in die Lohntabelle kopiert.
  • Tägliche Anwesenheit. Ein Papierbogen oder ein Fingerabdruckgerät, das eine Datei exportiert, dann prüft jemand Verspätungen und Abwesenheiten von Hand und notiert sie in einer eigenen Tabelle.
  • Urlaubsanträge. Eine Nachricht an den direkten Vorgesetzten, eine mündliche Zusage oder ein Emoji, und dann denkt jemand daran, wenn er daran denkt, den Urlaub vom Saldo abzuziehen.
  • Lohnabrechnung. Am Monatsende wird die Lohndatei neu aufgebaut: Abwesenheiten aus der Liste, Vorschüsse aus dem Notizbuch des Buchhalters, Zulagen aus den Verträgen, dann eine Prüfung Zeile für Zeile vor der Überweisung.
  • Ein Austritt. Ansprüche werden aus verstreuten Dateien ermittelt, Firmeneigentum wird aus dem Gedächtnis der Vorgesetzten eingesammelt, und das tatsächliche Eintrittsdatum wird in alten Unterlagen gesucht.

Jeder Schritt ist für sich genommen sinnvoll. Das Problem ist, dass dieselben Daten an vier oder fünf Stellen liegen und jede Kopie von den anderen abweichen kann, ohne dass es jemand bemerkt.

Wohin die Zeit genau geht

Wenn Sie den letzten Monat auf Papier aufzeichnen, zeigt sich die Verschwendung an drei wiederkehrenden Stellen:

  • Doppelerfassung. Dasselbe Gehalt steht im Vertrag, in der Mitarbeiterliste und in der Lohndatei. Wird es an einer Stelle geändert und an einer anderen vergessen, entdeckt der Mitarbeiter den Fehler, wenn er seine Abrechnung sieht.
  • Manueller Abgleich. Vor jeder Abrechnung verbringt jemand Stunden damit, Anwesenheit mit Urlaub und mit Vorschüssen abzugleichen, weil nichts davon miteinander verbunden ist.
  • Entscheidungen, die auf eine Person warten. Ein Urlaubsantrag, eine Gehaltsänderung oder eine Ausnahme bei der Zeiterfassung wartet auf einen einzigen Vorgesetzten. Ist er auf Reisen oder ausgelastet, steht der ganze Ablauf still, und der Mitarbeiter weiß nicht, wo sein Antrag steht.

Wenn Ihnen das bekannt vorkommt: Es sind dieselben Signale, die wir in When the Spreadsheet Stops Being the Answer beschrieben haben, nur wiegen sie im Personalwesen schwerer, weil jeder Fehler direkt beim Gehalt eines Menschen landet.

Warum Genauigkeit hier keine Kür ist

Mitarbeiterdaten sind nicht nur interne Zahlen; sie tragen Pflichten, die das Arbeitsgesetz festlegt. Die Seite Arbeitsbeziehungen des Ministeriums für Personalwesen und soziale Entwicklung nennt klare Beispiele:

  • Artikel 51: Der Arbeitsvertrag wird in zwei Ausfertigungen erstellt, eine für jede Partei, und nach den geltenden Regeln dokumentiert.
  • Artikel 52: Der Vertrag enthält den vereinbarten Lohn mit Leistungen und Zulagen, Art und Ort der Arbeit, das Anfangsdatum und die Laufzeit, wenn er befristet ist.
  • Artikel 53: Eine Probezeit muss ausdrücklich im Vertrag stehen, und sie darf insgesamt 180 Tage nicht überschreiten.
  • Artikel 55: Ein befristeter Vertrag, der 3 Mal in Folge verlängert wurde oder dessen Laufzeit mit Verlängerungen 4 Jahre erreicht, je nachdem, was kürzer ist, wird unbefristet, wenn beide Parteien ihn weiter erfüllen.
  • Artikel 88: Bei Dienstende werden Löhne und Ansprüche innerhalb einer Woche beglichen, oder innerhalb von zwei Wochen, wenn der Arbeitnehmer den Vertrag beendet hat.

Beachten Sie, dass jeder dieser Artikel von einem Datum oder einer Zahl abhängt, die in Ihrer Akte stimmen muss: dem Anfangsdatum, der Zahl der Verlängerungen, dem letzten Lohn. Die Abfindung bei Dienstende wird, wie die Seite des Ministeriums erklärt, auf Basis des letzten Lohns und der Dienstzeit berechnet. Sind diese Daten über mehrere Dateien verteilt, wird die kurze Frist aus Artikel 88 zum Wettlauf. Bestätigen Sie gesetzliche Ansprüche immer beim Ministerium oder bei einem Arbeitsrechtsanwalt; diese Reihe erklärt den Mechanismus, sie entscheidet keine Einzelfälle.

Die Sicht von Origami

Wir sind ein Technologieunternehmen, das maßgeschneiderte Systeme und Integrationen baut, und wir beginnen jedes HR-Projekt damit, den aktuellen Monat aufzuzeichnen, bevor wir einen einzigen Bildschirm zeigen. Ein digitalisierter Ablauf, den niemand versteht, ergibt ein schnelles System, das dieselben Fehler wiederholt, und das Team kehrt zu den Tabellen zurück, weil es ihm nicht vertraut.

Die Reihenfolge, die wir empfehlen: ein einziger Mitarbeiterdatensatz, aus dem alles liest, dann eine verlässliche Anwesenheit, dann Genehmigungswege, dann eine Lohnabrechnung, die aus diesen Daten entsteht, statt neu eingetippt zu werden. Es ist die Reihenfolge dieser Reihe und die, die wir anwenden, wenn wir unsere Leistungen an die Arbeitsweise eines Unternehmens anpassen und nicht umgekehrt.

Übung: Zeichnen Sie Ihren Monat in einer Woche auf

Bevor Sie irgendein System vergleichen, machen Sie diese Übung selbst, ohne neues Werkzeug:

  • Listen Sie jede HR-Aufgabe des letzten Monats auf, vom ersten Tag eines neuen Mitarbeiters bis zur letzten Gehaltsüberweisung.
  • Schreiben Sie neben jede Aufgabe, wer sie erledigt hat und in welcher Datei oder App ihre Daten liegen: Tabelle, Papier, WhatsApp, E-Mail, Behördenplattform.
  • Markieren Sie jede Angabe, die mehr als einmal eingetippt wurde, etwa das Gehalt, das Eintrittsdatum oder den Urlaubssaldo.
  • Setzen Sie eine zweite Markierung an jeden Schritt, der auf eine einzige Person warten musste.
  • Wählen Sie 5 Mitarbeitende und vergleichen Sie ihre Daten im Vertrag, in der Mitarbeiterliste und in der letzten Lohnabrechnung. Jede Abweichung ist eine echte Priorität.

Dieses Blatt ist mehr wert als jedes Angebot, und Sie werden es brauchen, wenn Sie unseren Leitfaden zur Auswahl eines HR- und Lohnabrechnungssystems lesen, denn es sagt Ihnen, was Sie wirklich brauchen.

In den nächsten Teilen

Die Landkarte steht; der nächste Teil beginnt mit ihrem Fundament: Personalakte und Vertrag als einzige verlässliche Quelle für jeden Mitarbeiter, und wer Gehaltsdaten sehen darf. Danach folgen die Anwesenheit, der Weg für Urlaub und Anträge, die monatliche Lohnabrechnung, die Abfindung bei Dienstende und die Schlussabrechnung, und wir schließen die Reihe mit einem 90-Tage-Plan, der all das in die richtige Reihenfolge bringt.

Quellen