Digitação manual de dados: quando o sistema lê o documento

Automatizar a digitação de dados significa que o sistema lê o documento que você recebe, como um canhoto de entrega, um formulário de solicitação ou um e-mail de cliente, extrai seus campos, confere-os com o que já conhece e envia tudo o que for incerto a um funcionário para revisão, em vez de esse funcionário digitar cada campo à mão. Na parte 3 da série você construiu um fluxo de aprovação claro. Esta quarta parte de 7 traz 4 etapas pelas quais um documento passa, 3 resultados possíveis para cada documento e um exercício de uma semana para medir quanta digitação manual você realmente faz.

Onde a digitação manual se esconde

Ninguém chama esse trabalho pelo nome, porque ele está espalhado por vários departamentos e cada pedaço parece pequeno. Mas procure qualquer documento que chega de fora e depois é digitado por um funcionário em um programa, e você vai encontrá-lo em lugares como estes:

• Documentos de fornecedores: orçamentos, listas de itens, certificados de conformidade e pedidos de fornecimento confirmados, que chegam em PDF ou foto e cujos números são depois copiados para o sistema.
• Canhotos de entrega: um papel assinado pelo recebedor volta com o motorista e depois alguém digita as quantidades e a data. Explicamos por que esse papel importa em Comprovante de entrega: a fatura começa na assinatura.
• Formulários de solicitação: abertura de conta de um cliente novo, candidatura a vaga ou pedido de serviço, preenchidos em papel ou em um arquivo e depois redigitados.
• E-mails de clientes: um pedido escrito no corpo da mensagem ou em um anexo, que um funcionário lê e depois transforma em pedido no sistema.

Não há nada de errado em a equipe trabalhar assim hoje; esses funcionários são os que sabem onde os documentos variam e onde os remetentes erram. O problema não são eles. É que cada campo é escrito duas vezes: uma pelo remetente e outra por você.

Como o sistema lê um documento: 4 etapas

A leitura automática não é mágica. É uma cadeia clara de passos que você pode explicar à sua equipe em minutos:

• Recebimento: o documento chega a um único lugar conhecido, como uma caixa de e-mail dedicada, uma pasta ou uma foto de um aplicativo no celular, em vez de se espalhar pelos telefones dos funcionários.
• Extração: o reconhecimento óptico de caracteres (OCR) transforma a imagem em texto e então um modelo de IA identifica os campos de que você precisa: nome do fornecedor, data, itens, quantidades. A diferença é que o OCR lê os caracteres, enquanto o modelo entende quais caracteres pertencem a qual campo mesmo quando o layout muda.
• Validação: o sistema compara o que extraiu com o que já conhece. O fornecedor está cadastrado? O item está na sua lista de itens? A quantidade do canhoto bate com o pedido de fornecimento?
• Encaminhamento: se o documento passa na validação, entra no sistema; se não, vai para uma pessoa revisar, como explica a próxima seção.

Se hoje seus documentos estão espalhados entre e-mail, pastas e papel, comece pela etapa de recebimento antes de qualquer IA. Você encontra como organizá-la em Gestão de documentos e arquivamento digital.

A confiança e a fila de revisão: onde a pessoa fica

Quando o modelo extrai um campo, ele também atribui uma pontuação de confiança, uma estimativa de quanto tem certeza de ter lido o campo corretamente. Uma impressão fraca, um carimbo sobre um número ou uma tabela incomum baixam essa pontuação. Nenhuma pontuação de confiança significa certeza, por isso não nos apoiamos no número geral de precisão de ninguém. A decisão se baseia em 3 resultados possíveis para cada documento:

• Entra direto: quando a confiança está acima do limite que sua empresa definiu e os campos passam em todas as regras de validação.
• Vai para a fila de revisão: quando a confiança é baixa em pelo menos um campo, ou quando algo não bate com o que o sistema conhece. Uma fila de revisão é uma lista de tarefas em que o funcionário vê o documento original ao lado dos campos extraídos e corrige só o campo duvidoso, em vez de digitar o documento inteiro.
• É devolvido ou rejeitado: quando o documento está incompleto, ilegível ou vem de um remetente desconhecido, e o remetente recebe um pedido de cópia mais nítida.

Comece com um limite alto que mande a maioria dos documentos para revisão nas primeiras semanas e reduza-o aos poucos, à medida que você mesmo vê, no registro de correções, onde o sistema acerta e onde erra. Cada correção do revisor fica no registro, então o responsável sabe qual tipo de documento precisa de mais regras.

O que você não deixa só com o sistema

A leitura automática elimina a repetição, mas algumas decisões ficam sempre com uma pessoa: um documento de um fornecedor com quem você nunca trabalhou, um valor acima de um limite de aprovação, uma quantidade que não bate com o pedido de fornecimento. São exceções, ou seja, casos em que a regra não se aplica e é preciso decidir. Para outros processos que a IA pode executar hoje com as pessoas no comando, veja 7 processos que a IA pode executar hoje na sua empresa.

Muitos desses documentos trazem dados pessoais, como candidaturas e formulários de abertura de conta de clientes. A Lei de Proteção de Dados Pessoais (PDPL) publicada no site da SDAIA determina no artigo 19 que o controlador deve adotar as medidas e os meios organizacionais, administrativos e técnicos necessários para proteger os dados pessoais. O artigo 29 define condições para transferir dados pessoais para fora do Reino, o que importa se sua ferramenta de leitura roda em servidores no exterior. O artigo 31 exige que o controlador mantenha registros das atividades de tratamento de dados pessoais por um período definido pelos regulamentos. Pergunte onde os documentos são processados antes de escolher qualquer ferramenta e confirme os detalhes com a SDAIA ou com um advogado; isto não é aconselhamento jurídico.

A visão da Origami

Somos uma empresa de tecnologia saudita que cria sistemas, aplicativos, integrações e soluções de IA. Quando construímos a leitura de documentos, começamos por um tipo de documento frequente e reunimos amostras reais com os funcionários que o digitam hoje, porque eles são os primeiros a saber onde o layout varia e onde os remetentes erram.

Desenhamos a fila de revisão antes da própria extração: quem revisa, qual limite manda um documento para lá e onde cada correção fica guardada. O valor não está em o sistema ler tudo, mas em ele saber quando não tem certeza. Você encontra os detalhes do que construímos na página de nossos serviços.

Exercício: uma semana de um tipo de documento

Escolha um tipo de documento que se repete na sua empresa, como canhotos de entrega ou formulários de clientes novos, e durante uma semana de trabalho anote:

• Quantos documentos chegaram desse tipo na semana e por qual canal: e-mail, WhatsApp ou papel.
• Quantos minutos leva para digitar cada um, cronometrando pelo menos 10 documentos com o cronômetro do celular.
• Quantos campos o funcionário digita em cada documento.
• Quantos documentos precisaram de correção depois de digitados, e por quê.
• Se o documento traz dados pessoais, e onde fica guardado depois da digitação.

Multiplique o número de documentos pela média de minutos e você saberá quantas horas por semana vão para esse único tipo. Esse número, medido por você, é a base da decisão de automatizar, e é mais honesto do que qualquer percentual geral de economia.

Na próxima parte

Depois que o sistema lê o documento, resta uma pergunta: para onde vão os dados em seguida? A parte 5 da série, Conectar seus sistemas: o fim do copiar e colar, explica como cada informação passa a ter um único sistema dono dela e como ela circula entre programas sem que ninguém a digite de novo.

Fontes

• Lei de Proteção de Dados Pessoais (PDPL) — Autoridade Saudita de Dados e Inteligência Artificial (SDAIA) — artigo 19 sobre medidas organizacionais, administrativas e técnicas, artigo 29 sobre transferências para fora do Reino e artigo 31 sobre registros das atividades de tratamento.
• Regulamento de aplicação da Lei de Proteção de Dados Pessoais — SDAIA