Entrada manual de datos: cuando el sistema lee el documento

Automatizar la entrada de datos significa que el sistema lee el documento que usted recibe, como un albarán, un formulario de solicitud o un correo de un cliente, extrae sus campos, los contrasta con lo que ya conoce y envía todo lo dudoso a un empleado para revisión, en lugar de que ese empleado teclee cada campo a mano. En la parte 3 de la serie construyó un circuito de aprobación claro. Esta cuarta parte de 7 le da 4 etapas por las que pasa un documento, 3 resultados posibles para cada documento y un ejercicio de una semana para medir cuánta entrada manual hace realmente.

Dónde se esconde la entrada manual de datos

Nadie llama a este trabajo por su nombre, porque está repartido entre muchos departamentos y cada parte parece pequeña. Pero busque cualquier documento que llegue de fuera y que luego un empleado teclee en un programa, y lo encontrará en lugares como estos:

• Documentos de proveedores: presupuestos, listas de artículos, certificados de conformidad y pedidos de suministro confirmados, que llegan en PDF o en foto y cuyas cifras se copian después en el sistema.
• Albaranes de entrega: un papel firmado por el destinatario vuelve con el conductor y luego alguien introduce las cantidades y la fecha. Explicamos por qué ese papel importa en Prueba de entrega: la factura empieza con la firma.
• Formularios de solicitud: el alta de un cliente nuevo, una candidatura o una solicitud de servicio, rellenados en papel o en un archivo y vueltos a teclear.
• Correos de clientes: un pedido escrito en el cuerpo de un mensaje o en un adjunto, que un empleado lee y luego convierte en un pedido en el sistema.

No tiene nada de malo que el equipo trabaje así hoy; estos empleados son quienes saben en qué se diferencian los documentos y dónde se equivocan los remitentes. El problema no son ellos. Es que cada campo se escribe dos veces: una vez el remitente y otra vez usted.

Cómo lee el sistema un documento: 4 etapas

La lectura automática no es magia. Es una cadena de pasos clara que puede explicar a su equipo en minutos:

• Recepción: el documento llega a un único lugar conocido, como un buzón de correo dedicado, una carpeta o una foto desde una aplicación móvil, en lugar de dispersarse por los teléfonos de los empleados.
• Extracción: el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) convierte la imagen en texto y después un modelo de IA identifica los campos que necesita: nombre del proveedor, fecha, artículos, cantidades. La diferencia es que el OCR lee los caracteres, mientras que el modelo entiende qué caracteres pertenecen a cada campo aunque cambie el formato.
• Validación: el sistema compara lo que extrajo con lo que ya conoce. ¿Está registrado el proveedor? ¿Está el artículo en su lista de artículos? ¿Coincide la cantidad del albarán con el pedido de suministro?
• Enrutamiento: si el documento supera la validación, entra en el sistema; si no, pasa a una persona para revisión, como explica la siguiente sección.

Si hoy sus documentos están dispersos entre el correo, las carpetas y el papel, empiece por la etapa de recepción antes que por cualquier IA. Encontrará cómo organizarla en Gestión documental y archivo digital.

La confianza y la cola de revisión: dónde se queda la persona

Cuando el modelo extrae un campo, también le asigna una puntuación de confianza, una estimación de lo seguro que está de haberlo leído bien. Una impresión débil, un sello sobre un número o una tabla poco habitual bajan esa puntuación. Ninguna puntuación de confianza significa certeza, así que no nos apoyamos en la cifra general de precisión de nadie. La decisión se basa en 3 resultados posibles para cada documento:

• Entra directamente: cuando la confianza supera el umbral que ha fijado su empresa y los campos pasan todas las reglas de validación.
• Va a la cola de revisión: cuando la confianza es baja en al menos un campo, o cuando algo no coincide con lo que conoce el sistema. Una cola de revisión es una lista de tareas en la que el empleado ve el documento original junto a los campos extraídos y corrige solo el campo dudoso en lugar de teclear todo el documento.
• Se devuelve o se rechaza: cuando el documento está incompleto, es ilegible o procede de un remitente desconocido, y se pide al remitente una copia más clara.

Empiece con un umbral alto que envíe la mayoría de los documentos a revisión en las primeras semanas y bájelo poco a poco a medida que vea por sí mismo, en el registro de correcciones, dónde acierta el sistema y dónde no. Cada corrección del revisor queda en el registro, así que el responsable sabe qué tipo de documento necesita más reglas.

Lo que no deja solo en manos del sistema

La lectura automática elimina la repetición, pero algunas decisiones siempre quedan en manos de una persona: un documento de un proveedor con el que nunca ha trabajado, un importe por encima de un límite de aprobación, una cantidad que no coincide con el pedido de suministro. Son excepciones, es decir, casos en los que la regla no se aplica y hace falta una decisión. Para otros procesos que la IA puede ejecutar hoy mientras las personas siguen al mando, vea 7 procesos que la IA puede ejecutar hoy en su empresa.

Muchos de estos documentos contienen datos personales, como candidaturas y formularios de alta de clientes. La Ley de Protección de Datos Personales (PDPL) publicada en el sitio de la SDAIA establece en el artículo 19 que el responsable del tratamiento debe adoptar las medidas y medios organizativos, administrativos y técnicos necesarios para proteger los datos personales. El artículo 29 fija condiciones para transferir datos personales fuera del Reino, lo que importa si su herramienta de lectura funciona en servidores en el extranjero. El artículo 31 obliga al responsable a conservar registros de las actividades de tratamiento de datos personales durante un periodo fijado por los reglamentos. Pregunte dónde se procesan los documentos antes de elegir cualquier herramienta y confirme los detalles con la SDAIA o con un abogado; esto no es asesoramiento jurídico.

La visión de Origami

Somos una empresa tecnológica saudí que crea sistemas, aplicaciones, integraciones y soluciones de IA. Cuando construimos la lectura de documentos, empezamos por un tipo de documento frecuente y reunimos muestras reales con los empleados que hoy lo teclean, porque son los primeros en saber dónde varía su formato y dónde se equivocan los remitentes.

Diseñamos la cola de revisión antes que la propia extracción: quién revisa, qué umbral envía allí un documento y dónde se guarda cada corrección. El valor no está en que el sistema lo lea todo, sino en que sepa cuándo no está seguro. Encontrará los detalles de lo que construimos en la página de nuestros servicios.

Ejercicio: una semana de un tipo de documento

Elija un tipo de documento que se repita en su empresa, como los albaranes o los formularios de clientes nuevos, y durante una semana laboral anote:

• Cuántos documentos llegaron de ese tipo durante la semana y por qué canal: correo, WhatsApp o papel.
• Cuántos minutos tarda en teclearse cada uno, cronometrando al menos 10 documentos con el cronómetro de su teléfono.
• Cuántos campos teclea el empleado en cada documento.
• Cuántos documentos necesitaron una corrección después de introducirse, y por qué.
• Si el documento contiene datos personales, y dónde se guarda después de introducirlo.

Multiplique el número de documentos por la media de minutos y sabrá cuántas horas a la semana se van en este único tipo. Esa cifra, medida por usted, es la base de la decisión de automatizar, y es más honesta que cualquier porcentaje general de ahorro.

En la próxima parte

Una vez que el sistema lee el documento, queda una pregunta: ¿adónde van después los datos? La parte 5 de la serie, Conectar sus sistemas: el fin del copiar y pegar, explica cómo cada dato tiene un único sistema que es su dueño y cómo se mueve entre programas sin que nadie lo vuelva a teclear.

Fuentes

• Ley de Protección de Datos Personales (PDPL) — Autoridad Saudí de Datos e Inteligencia Artificial (SDAIA) — artículo 19 sobre medidas organizativas, administrativas y técnicas, artículo 29 sobre transferencias fuera del Reino y artículo 31 sobre registros de actividades de tratamiento.
• Reglamento de aplicación de la Ley de Protección de Datos Personales — SDAIA