手工数据录入：让系统替你读取单据

数据录入自动化，是指系统读取您收到的单据，例如送货单、申请表或客户邮件，提取其中的字段，与系统已知的信息进行核对，并把所有不确定的内容交给员工审核，而不是由员工手工逐个输入每个字段。在本系列第 3 部分中，您搭建了清晰的审批路径。这是全系列 7 部分中的第 4 部分，为您介绍单据经过的 4 个阶段、每份单据的 3 种可能结果，以及一个为期一周的练习，用来衡量您实际有多少手工录入工作。

手工数据录入藏在哪里

没有人会直呼这项工作的名字，因为它分散在许多部门，每一部分看起来都很小。但只要找出那些从外部送来、再由员工输入程序的单据，您就会在这些地方发现它：

• 供应商单据：报价单、物品清单、合格证书和已确认的供货订单，以 PDF 或照片形式送达，其中的数字随后被抄进系统。
• 送货单：收货人签字的纸单随司机带回，然后由人手工录入数量和日期。我们在《交付凭证：发票从签收开始》一文中解释了这张纸为何重要。
• 申请表：新客户开户表、求职申请或服务申请，填写在纸上或文件中，然后再录入一遍。
• 客户邮件：写在邮件正文或附件里的订单，由员工阅读后在系统中建立订单。

团队今天这样工作并没有错；正是这些员工最清楚单据哪里不同、发件人哪里容易出错。问题不在他们，而在于每个字段都被写了两遍：一遍在发件方，一遍在您这里。

系统如何读取单据：4 个阶段

机器读取并不神秘，它是一串清晰的步骤，几分钟就能向团队讲明白：

• 接收：单据进入一个固定的已知位置，例如专用邮箱、文件夹或手机应用拍摄的照片，而不是散落在员工的手机里。
• 提取：光学字符识别（OCR）把图像转为文本，然后人工智能模型识别您需要的字段：供应商名称、日期、物品、数量。区别在于，OCR 读的是字符，而模型理解哪些字符属于哪个字段，即使版式变化也能识别。
• 校验：系统将提取结果与已知信息比对。供应商是否已登记？物品是否在您的物品清单中？送货单上的数量是否与供货订单一致？
• 分派：单据通过校验就进入系统；未通过则交给人工审核，具体见下一节。

如果您的单据目前分散在邮件、文件夹和纸张之间，请先从接收阶段做起，再考虑人工智能。具体如何整理，可参阅《文档管理与电子归档》。

置信度与审核队列：人留在哪里

模型提取一个字段时，还会给它一个置信度分数，即它对自己读对该字段有多大把握的估计。字迹模糊、印章盖住数字或表格格式少见，都会降低这个分数。任何置信度分数都不等于绝对正确，因此我们不依赖任何人给出的通用准确率数字，而是基于每份单据的 3 种可能结果来决定：

• 直接录入：置信度高于贵公司设定的阈值，且各字段通过全部校验规则。
• 进入审核队列：至少一个字段置信度偏低，或某项内容与系统已知信息不符。审核队列是一张任务清单，员工在其中看到原始单据和提取出的字段并排显示，只需修正有疑问的字段，而不必重新输入整份单据。
• 退回或拒收：单据不完整、无法辨认或来自未知发件人时，请发件人提供更清晰的副本。

开始时设置较高的阈值，让最初几周的大部分单据都进入审核；然后在修正记录中亲眼看到系统哪里对、哪里错之后，再逐步调低。审核人员的每一次修正都保留在记录中，负责人由此知道哪类单据需要更多规则。

哪些事不能只交给系统

机器读取消除了重复劳动，但有些决定始终由人来做：来自从未合作过的供应商的单据、超过审批额度的金额、与供货订单不符的数量。这些都是例外，也就是规则不适用、需要做出判断的情况。关于人工智能在人员监督下今天就能完成的其他流程，请参阅《人工智能今天就能在贵公司运行的 7 个流程》。

这些单据中有许多含有个人数据，例如求职申请和客户开户表。发布在 SDAIA 网站上的《个人数据保护法》（PDPL）第 19 条规定，控制者必须采取保护个人数据所需的组织、行政和技术措施与手段。第 29 条规定了将个人数据传输到王国境外的条件，如果您的读取工具运行在境外服务器上，这一点就很重要。第 31 条要求控制者在法规规定的期限内保存个人数据处理活动的记录。在选择任何工具之前，请询问单据在哪里处理，并向 SDAIA 或律师确认细节；本文不构成法律意见。

Origami 的观点

我们是一家沙特科技公司，构建系统、应用、系统集成和人工智能解决方案。在构建单据读取时，我们从一种高频单据入手，与目前负责录入它的员工一起收集真实样本，因为他们最先知道版式在哪里变化、发件人在哪里出错。

我们先设计审核队列，再做提取本身：由谁审核、什么阈值把单据送去审核、每次修正保存在哪里。价值不在于系统读取一切，而在于它知道自己什么时候没有把握。您可以在我们的服务页面了解我们构建的内容。

练习：一种单据，记录一周

选择贵公司经常出现的一种单据，例如送货单或新客户表格，在一个工作周内记录：

• 到达了多少份单据：这一周收到多少份该类单据，经由哪个渠道：邮件、WhatsApp 还是纸质。
• 每份录入需要几分钟：用手机秒表至少为 10 份单据计时。
• 多少个字段：员工每份单据需要输入的字段数。
• 多少份单据需要修正：录入后需要修正的单据数量及原因。
• 单据是否含有个人数据：以及录入后保存在哪里。

用单据数量乘以平均分钟数，您就知道每周仅这一类单据要花多少小时。这个由您亲自测得的数字，是自动化决策的基础，比任何通用的节省百分比都更真实。

下一部分

系统读取单据后，还剩一个问题：数据接下来去哪里？本系列第 5 部分《打通各个系统：告别复制粘贴》将说明如何让每条信息只归属一个系统，以及它如何在程序之间流转而无需任何人重新输入。

来源

• 《个人数据保护法》（PDPL）— 沙特数据和人工智能管理局（SDAIA） — 第 19 条关于组织、行政和技术措施，第 29 条关于向王国境外传输，第 31 条关于处理活动记录。
• 《个人数据保护法》实施条例 — SDAIA