Saisie manuelle des données : quand le système lit le document

Automatiser la saisie des données signifie que le système lit le document que vous recevez, comme un bon de livraison, un formulaire de demande ou un e-mail client, en extrait les champs, les vérifie par rapport à ce qu'il connaît déjà, et envoie tout ce qui est incertain à un salarié pour vérification, au lieu que ce salarié tape chaque champ à la main. Dans la troisième partie de la série, vous avez construit un circuit de validation clair. Cette quatrième partie sur 7 vous donne 4 étapes par lesquelles passe un document, 3 issues possibles pour chaque document, et un exercice d'une semaine pour mesurer votre volume réel de saisie manuelle.

Où se cache la saisie manuelle

Personne n'appelle ce travail par son nom, car il est réparti entre de nombreux services et chaque morceau paraît petit. Mais cherchez tout document qui arrive de l'extérieur puis est retapé dans un logiciel par un salarié, et vous le trouverez à des endroits comme ceux-ci :

• Les documents fournisseurs : devis, listes d'articles, certificats de conformité et commandes d'approvisionnement confirmées, reçus en PDF ou en photo, dont les chiffres sont ensuite recopiés dans le système.
• Les bons de livraison : un papier signé par le destinataire revient avec le chauffeur, puis quelqu'un saisit les quantités et la date. Nous avons expliqué l'importance de ce papier dans Preuve de livraison : la facture commence à la signature.
• Les formulaires de demande : ouverture de compte d'un nouveau client, candidature ou demande de service, remplis sur papier ou dans un fichier puis ressaisis.
• Les e-mails clients : une commande rédigée dans le corps d'un message ou en pièce jointe, qu'un salarié lit puis transforme en commande dans le système.

Il n'y a rien de mal à ce que l'équipe travaille ainsi aujourd'hui ; ces salariés sont ceux qui savent où les documents diffèrent et où les expéditeurs se trompent. Le problème ne vient pas d'eux. Il vient du fait que chaque champ est écrit deux fois : une fois chez l'expéditeur et une fois chez vous.

Comment le système lit un document : 4 étapes

La lecture automatique n'a rien de magique. C'est une chaîne d'étapes claires que vous pouvez expliquer à votre équipe en quelques minutes :

• La réception : le document arrive à un seul endroit connu, comme une boîte e-mail dédiée, un dossier ou une photo prise depuis une application mobile, au lieu de se disperser sur les téléphones des salariés.
• L'extraction : la reconnaissance optique de caractères (OCR) transforme l'image en texte, puis un modèle d'IA repère les champs utiles : nom du fournisseur, date, articles, quantités. La différence : l'OCR lit les caractères, tandis que le modèle comprend à quel champ appartient chaque caractère, même quand la mise en page change.
• La vérification : le système compare ce qu'il a extrait avec ce qu'il sait déjà. Le fournisseur est-il enregistré ? L'article figure-t-il dans votre liste d'articles ? La quantité du bon de livraison correspond-elle à la commande ?
• L'orientation : si le document passe la vérification, il entre dans le système ; sinon, il part chez une personne pour vérification, comme l'explique la section suivante.

Si vos documents sont aujourd'hui dispersés entre e-mails, dossiers et papier, commencez par l'étape de réception avant toute IA. Vous trouverez comment l'organiser dans Gestion documentaire et archivage numérique.

La confiance et la file de vérification : où l'humain reste

Quand le modèle extrait un champ, il lui attribue aussi un score de confiance, c'est-à-dire une estimation de sa certitude d'avoir bien lu. Une impression pâle, un tampon sur un chiffre ou un tableau inhabituel font baisser ce score. Aucun score de confiance ne garantit l'exactitude ; nous ne nous appuyons donc sur aucun taux de précision général. La décision repose plutôt sur 3 issues possibles pour chaque document :

• Il entre directement : quand la confiance dépasse le seuil fixé par votre entreprise et que les champs passent toutes les règles de vérification.
• Il part dans la file de vérification : quand la confiance est faible sur au moins un champ, ou quand quelque chose ne correspond pas à ce que connaît le système. Une file de vérification est une liste de tâches où le salarié voit le document d'origine à côté des champs extraits et corrige seulement le champ douteux, au lieu de retaper tout le document.
• Il est renvoyé ou rejeté : quand le document est incomplet, illisible ou vient d'un expéditeur inconnu ; on demande alors une copie plus nette.

Commencez avec un seuil élevé qui envoie la plupart des documents en vérification les premières semaines, puis abaissez-le progressivement à mesure que vous constatez vous-même, dans le journal des corrections, où le système voit juste et où il se trompe. Chaque correction du vérificateur reste dans le journal, et le responsable sait quel type de document demande plus de règles.

Ce que vous ne laissez pas au système seul

La lecture automatique supprime la répétition, mais certaines décisions restent toujours humaines : un document d'un fournisseur avec qui vous n'avez jamais travaillé, un montant au-dessus d'un plafond de validation, une quantité qui ne correspond pas à la commande. Ce sont des exceptions, c'est-à-dire des cas où la règle ne s'applique pas et où une décision est nécessaire. Pour d'autres processus que l'IA peut faire tourner aujourd'hui sous supervision humaine, voyez 7 processus que l'IA peut faire tourner dans votre entreprise dès aujourd'hui.

Beaucoup de ces documents contiennent des données personnelles, comme les candidatures et les formulaires d'ouverture de compte. La loi sur la protection des données personnelles publiée sur le site de la SDAIA prévoit à l'article 19 que le responsable du traitement prend les mesures et moyens organisationnels, administratifs et techniques nécessaires pour protéger les données personnelles. L'article 29 fixe les conditions du transfert de données personnelles hors du Royaume, ce qui compte si votre outil de lecture fonctionne sur des serveurs à l'étranger. L'article 31 impose au responsable du traitement de conserver des registres des activités de traitement pendant une durée fixée par les règlements. Demandez où les documents sont traités avant de choisir un outil, et confirmez les détails auprès de la SDAIA ou d'un avocat ; ceci n'est pas un conseil juridique.

Le regard d'Origami

Nous sommes une entreprise technologique saoudienne qui construit des systèmes, des applications, des intégrations et des solutions d'IA. Quand nous construisons une lecture automatique de documents, nous commençons par un seul type de document fréquent et en rassemblons de vrais exemples avec les salariés qui le saisissent aujourd'hui, car ils sont les premiers à savoir où sa mise en page varie et où les expéditeurs se trompent.

Nous concevons la file de vérification avant l'extraction elle-même : qui vérifie, quel seuil y envoie un document, et où chaque correction est conservée. La valeur n'est pas que le système lise tout, mais qu'il sache quand il n'est pas sûr. Vous trouverez le détail de ce que nous construisons sur la page nos services.

Exercice : une semaine, un type de document

Choisissez un type de document récurrent dans votre entreprise, comme les bons de livraison ou les formulaires de nouveaux clients, et pendant une semaine de travail notez :

• Combien de documents sont arrivés de ce type dans la semaine, et par quel canal : e-mail, WhatsApp ou papier.
• Combien de minutes prend la saisie de chacun, en chronométrant au moins 10 documents avec votre téléphone.
• Combien de champs le salarié tape pour chaque document.
• Combien de documents ont dû être corrigés après saisie, et pourquoi.
• Si le document contient des données personnelles, et où il est conservé après saisie.

Multipliez le nombre de documents par la moyenne de minutes et vous savez combien d'heures par semaine partent dans ce seul type. Ce chiffre, mesuré par vous, est la base de la décision d'automatiser, et il est plus honnête que n'importe quel pourcentage d'économie général.

Dans la prochaine partie

Une fois que le système lit le document, une question demeure : où vont les données ensuite ? La cinquième partie de la série, Relier vos systèmes : la fin du copier-coller, explique comment chaque information obtient un seul système qui en est propriétaire, et comment elle circule entre les logiciels sans que personne la retape.