إدخال البيانات اليدوي: متى يقرأ النظام المستند بدلا منك

أتمتة إدخال البيانات تعني أن يقرأ النظام المستند الذي يصلك، كسند تسليم أو نموذج طلب أو بريد عميل، فيستخرج حقوله ويقارنها بما يعرفه، ثم يرسل غير المؤكد منها إلى موظف يراجعه بدل أن يكتب الموظف كل حقل بيده. في الجزء الثالث من السلسلة بنيت مسارا واضحا للموافقات، وهذا الجزء الرابع من 7 أجزاء يعطيك 4 مراحل يمر بها المستند، و3 نتائج ممكنة لكل حقل، وتمرين أسبوع واحد تقيس فيه حجم الإدخال اليدوي عندك.

أين يختبئ إدخال البيانات اليدوي

نادرا ما يسمي أحد هذا العمل باسمه، لأنه موزع على أقسام كثيرة وكل جزء منه يبدو صغيرا. لكن ابحث عن أي مستند يصل من الخارج ثم يكتب موظف محتواه في برنامج، وستجده في أماكن مثل:

• مستندات الموردين: عروض الأسعار، وقوائم الأصناف، وشهادات المطابقة، وأوامر التوريد المؤكدة، تصل بصيغة PDF أو صورة ثم تنقل أرقامها إلى النظام.
• سندات التسليم: ورقة موقعة من المستلم ترجع مع السائق، ثم يدخل أحدهم الكميات والتاريخ يدويا. وشرحنا أهمية هذه الورقة في مقال إثبات التسليم: الفاتورة تبدأ من توقيع العميل.
• نماذج الطلبات: نموذج فتح حساب عميل جديد، أو طلب توظيف، أو طلب خدمة، يعبأ ورقيا أو في ملف ثم يعاد إدخاله.
• بريد العملاء: طلب شراء مكتوب في نص الرسالة أو في مرفق، يقرؤه الموظف ثم ينشئ منه طلبا في النظام.

لا عيب في أن يعمل الفريق بهذه الطريقة اليوم، فهؤلاء الموظفون هم من يعرف أين تختلف المستندات وأين تخطئ. والمشكلة ليست فيهم، بل في أن كل حقل يكتب مرتين: مرة عند المرسل ومرة عندك.

كيف يقرأ النظام المستند: 4 مراحل

القراءة الآلية ليست سحرا، بل سلسلة خطوات واضحة يمكن أن تشرحها لفريقك في دقائق:

• الاستلام: يصل المستند إلى مكان واحد معروف، كصندوق بريد مخصص أو مجلد أو صورة من تطبيق الجوال، بدل أن يتوزع على هواتف الموظفين.
• الاستخراج: تحول تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) الصورة إلى نص، ثم يحدد نموذج ذكاء اصطناعي الحقول المطلوبة: اسم المورد، والتاريخ، والأصناف، والكميات. الفرق بين الاثنين أن الأولى تقرأ الحروف، والثاني يفهم أي حرف ينتمي إلى أي حقل حتى لو تغير شكل المستند.
• التحقق: يقارن النظام ما استخرجه بما يعرفه مسبقا: هل المورد مسجل؟ هل الصنف موجود في قائمة الأصناف؟ هل الكمية في سند التسليم تطابق أمر التوريد؟
• التوجيه: إذا اجتاز المستند التحقق دخل النظام، وإذا لم يجتزه ذهب إلى شخص يراجعه، كما في الفقرة التالية.

إذا كانت مستنداتك اليوم موزعة بين البريد والمجلدات والأوراق، فابدأ بمرحلة الاستلام قبل أي ذكاء اصطناعي، وتجد طريقة ترتيبها في مقال نظام إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية.

الثقة وطابور المراجعة: أين يبقى الإنسان

حين يستخرج النموذج حقلا، يعطيه أيضا درجة ثقة، أي تقديرا لمدى تأكده من أنه قرأ الحقل صحيحا. خط باهت أو ختم فوق رقم أو جدول بشكل غير معتاد يخفض هذه الدرجة. ولا توجد درجة ثقة تعني الصواب المطلق، لذلك لا نعتمد على رقم دقة عام من أي جهة، بل نبني القرار على 3 نتائج ممكنة لكل مستند:

• يدخل مباشرة: حين تكون الثقة فوق الحد الذي حددته منشأتك، وتجتاز الحقول كل قواعد التحقق.
• يذهب إلى طابور المراجعة: حين تنخفض الثقة في حقل واحد على الأقل، أو حين لا يطابق شيء ما يعرفه النظام. طابور المراجعة قائمة مهام يرى فيها الموظف المستند الأصلي بجانب الحقول المستخرجة، فيصحح الحقل المشكوك فيه فقط بدل كتابة المستند كله.
• يرجع أو يرفض: حين يكون المستند ناقصا أو غير مقروء أو من جهة غير معروفة، فيطلب من المرسل نسخة أوضح.

ابدأ بحد مرتفع يرسل أغلب المستندات إلى المراجعة في الأسابيع الأولى، ثم خففه تدريجيا حين ترى بنفسك في سجل التصحيحات أين يصيب النظام وأين يخطئ. وكل تصحيح يكتبه المراجع يبقى في السجل، فيعرف المسؤول أي نوع مستند يحتاج قواعد أكثر.

ما لا تتركه للنظام وحده

القراءة الآلية تزيل التكرار، لكن بعض القرارات تبقى عند الإنسان دائما: المستند من مورد جديد لأول مرة، والمبلغ الذي يتجاوز حد الموافقة، والكمية التي لا تطابق أمر التوريد. هذه استثناءات، والاستثناء يعني حالة لا تنطبق عليها القاعدة فتحتاج قرارا. وإذا أردت أمثلة أخرى لعمليات يتولاها الذكاء الاصطناعي اليوم مع إبقاء الإشراف البشري، فراجع مقال 7 عمليات في شركتك يمكن للذكاء الاصطناعي تنفيذها اليوم.

وكثير من هذه المستندات تحمل بيانات شخصية، كنماذج التوظيف وطلبات فتح حسابات العملاء. نظام حماية البيانات الشخصية المنشور على موقع سدايا ينص في المادة 19 على أن على جهة التحكم اتخاذ ما يلزم من إجراءات ووسائل تنظيمية وإدارية وتقنية تضمن المحافظة على البيانات الشخصية، وتضع المادة 29 شروطا لنقل البيانات الشخصية إلى خارج المملكة، وهذا يهمك إذا كانت أداة القراءة تعمل على خوادم في الخارج. وتلزم المادة 31 جهة التحكم بالاحتفاظ بسجلات لأنشطة معالجة البيانات الشخصية لمدة تحددها اللوائح. اسأل عن مكان معالجة المستندات قبل اختيار أي أداة، وتأكد من التفاصيل مع سدايا أو محام، فهذا ليس استشارة قانونية.

نظرة أوريجامي

نحن شركة تقنية سعودية نبني الأنظمة والتطبيقات والربط بين الأنظمة وحلول الذكاء الاصطناعي. وحين نبني قراءة آلية للمستندات نبدأ بنوع مستند واحد يتكرر كثيرا، ونجمع عينات حقيقية منه مع الموظفين الذين يدخلونه اليوم، لأنهم أول من يعرف أين يختلف شكله وأين يخطئ المرسلون.

ونصمم طابور المراجعة قبل الاستخراج نفسه: من يراجع، وما الحد الذي يرسل المستند إليه، وأين يحفظ كل تصحيح. فالقيمة ليست في أن يقرأ النظام كل شيء، بل في أن يعرف متى لا يكون متأكدا. وتجد تفاصيل ما نبنيه في صفحة خدماتنا.

تمرين: أسبوع واحد من نوع مستند واحد

اختر نوع مستند واحدا يتكرر عندك، كسندات التسليم أو نماذج العملاء الجدد، وخلال أسبوع عمل واحد سجل ما يلي:

• كم مستندا وصل من هذا النوع خلال الأسبوع، ومن أي قناة: بريد، أو واتساب، أو ورق.
• كم دقيقة يستغرق إدخال كل مستند، بقياس 10 مستندات على الأقل بساعة الجوال.
• كم حقلا يكتب الموظف في كل مستند.
• كم مستندا احتاج تصحيحا بعد إدخاله، ولماذا.
• هل يحمل المستند بيانات شخصية، وأين يحفظ بعد الإدخال.

اضرب عدد المستندات في متوسط الدقائق، فتعرف كم ساعة في الأسبوع يذهب إلى هذا النوع وحده. هذا الرقم الذي قسته بنفسك هو أساس قرار الأتمتة، وهو أصدق من أي نسبة توفير عامة.

في الجزء القادم

حين يقرأ النظام المستند، يبقى سؤال: إلى أين تذهب البيانات بعده؟ الجزء الخامس من السلسلة، ربط الأنظمة ببعضها: نهاية النسخ واللصق بين البرامج، يشرح كيف يكون لكل معلومة نظام واحد يملكها، وكيف تنتقل بين البرامج دون أن يعيد أحد كتابتها.