Input data manual: saat sistem membaca dokumen untuk Anda

Otomatisasi input data berarti sistem membaca dokumen yang Anda terima, seperti surat jalan, formulir permohonan, atau email pelanggan, mengambil kolom-kolomnya, mencocokkannya dengan apa yang sudah diketahuinya, dan mengirim apa pun yang tidak pasti ke karyawan untuk ditinjau, alih-alih karyawan itu mengetik setiap kolom dengan tangan. Di bagian 3 seri ini Anda telah membangun jalur persetujuan yang jelas. Bagian keempat dari 7 ini memberi Anda 4 tahap yang dilalui sebuah dokumen, 3 kemungkinan hasil untuk setiap dokumen, dan latihan satu minggu untuk mengukur berapa banyak input manual yang sebenarnya Anda lakukan.

Di mana input data manual bersembunyi

Tidak ada yang menyebut pekerjaan ini dengan namanya, karena tersebar di banyak departemen dan setiap bagiannya tampak kecil. Namun carilah dokumen apa pun yang datang dari luar lalu diketik oleh karyawan ke sebuah program, dan Anda akan menemukannya di tempat-tempat seperti ini:

• Dokumen pemasok: penawaran harga, daftar barang, sertifikat kesesuaian, dan pesanan pasokan yang sudah dikonfirmasi, datang dalam bentuk PDF atau foto, lalu angka-angkanya disalin ke sistem.
• Surat jalan: kertas yang ditandatangani penerima kembali bersama sopir, lalu seseorang mengetik jumlah dan tanggalnya. Kami menjelaskan mengapa kertas itu penting dalam Bukti pengiriman: faktur dimulai dari tanda tangan.
• Formulir permohonan: pembukaan akun pelanggan baru, lamaran kerja, atau permintaan layanan, diisi di kertas atau di file lalu diketik ulang.
• Email pelanggan: pesanan yang ditulis di badan pesan atau di lampiran, yang dibaca karyawan lalu dibuat menjadi pesanan di sistem.

Tidak ada yang salah jika tim bekerja dengan cara ini hari ini; para karyawan inilah yang tahu di mana dokumen berbeda dan di mana pengirim membuat kesalahan. Masalahnya bukan mereka. Masalahnya, setiap kolom ditulis dua kali: sekali oleh pengirim dan sekali oleh Anda.

Cara sistem membaca dokumen: 4 tahap

Pembacaan oleh mesin bukan sihir. Ini adalah rangkaian langkah yang jelas yang bisa Anda jelaskan kepada tim dalam beberapa menit:

• Penerimaan: dokumen tiba di satu tempat yang dikenal, seperti kotak email khusus, folder, atau foto dari aplikasi seluler, alih-alih tersebar di ponsel para karyawan.
• Ekstraksi: pengenalan karakter optik (OCR) mengubah gambar menjadi teks, lalu model AI mengenali kolom yang Anda perlukan: nama pemasok, tanggal, barang, jumlah. Bedanya, OCR membaca karakter, sedangkan model memahami karakter mana yang termasuk kolom mana meskipun tata letaknya berubah.
• Validasi: sistem membandingkan hasil ekstraksi dengan apa yang sudah diketahuinya. Apakah pemasok terdaftar? Apakah barang ada di daftar barang Anda? Apakah jumlah di surat jalan cocok dengan pesanan pasokan?
• Perutean: jika dokumen lolos validasi, dokumen masuk ke sistem; jika tidak, dokumen diteruskan ke seseorang untuk ditinjau, seperti dijelaskan di bagian berikutnya.

Jika dokumen Anda saat ini tersebar di email, folder, dan kertas, mulailah dari tahap penerimaan sebelum AI apa pun. Cara menatanya ada di Manajemen dokumen dan pengarsipan digital.

Keyakinan dan antrean tinjauan: di mana manusia tetap berperan

Saat model mengambil sebuah kolom, model juga memberinya skor keyakinan, yaitu perkiraan seberapa yakin model telah membaca kolom itu dengan benar. Cetakan yang pudar, stempel di atas angka, atau tabel yang tidak biasa menurunkan skor ini. Tidak ada skor keyakinan yang berarti pasti benar, jadi kami tidak bergantung pada angka akurasi umum dari siapa pun. Keputusan justru bertumpu pada 3 kemungkinan hasil untuk setiap dokumen:

• Langsung masuk: ketika keyakinan berada di atas ambang batas yang ditetapkan perusahaan Anda dan kolom-kolomnya lolos semua aturan validasi.
• Masuk ke antrean tinjauan: ketika keyakinan rendah pada setidaknya satu kolom, atau ketika sesuatu tidak cocok dengan yang diketahui sistem. Antrean tinjauan adalah daftar tugas tempat karyawan melihat dokumen asli di samping kolom hasil ekstraksi dan hanya memperbaiki kolom yang meragukan, alih-alih mengetik seluruh dokumen.
• Dikembalikan atau ditolak: ketika dokumen tidak lengkap, tidak terbaca, atau dari pengirim yang tidak dikenal, dan pengirim diminta mengirim salinan yang lebih jelas.

Mulailah dengan ambang batas tinggi yang mengirim sebagian besar dokumen ke tinjauan pada minggu-minggu pertama, lalu turunkan secara bertahap saat Anda melihat sendiri, di log koreksi, di mana sistem benar dan di mana tidak. Setiap koreksi peninjau tersimpan di log, sehingga penanggung jawab tahu jenis dokumen mana yang membutuhkan lebih banyak aturan.

Apa yang tidak Anda serahkan kepada sistem saja

Pembacaan oleh mesin menghilangkan pengulangan, tetapi beberapa keputusan selalu tetap di tangan manusia: dokumen dari pemasok yang belum pernah bekerja sama dengan Anda, nominal di atas batas persetujuan, jumlah yang tidak cocok dengan pesanan pasokan. Ini adalah pengecualian, yaitu kasus ketika aturan tidak berlaku dan dibutuhkan keputusan. Untuk proses lain yang bisa dijalankan AI hari ini sementara manusia tetap memegang kendali, lihat 7 proses yang bisa dijalankan AI di perusahaan Anda hari ini.

Banyak dokumen ini memuat data pribadi, seperti lamaran kerja dan formulir pembukaan akun pelanggan. Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi (PDPL) yang diterbitkan di situs SDAIA menyatakan dalam Pasal 19 bahwa pengendali wajib mengambil langkah dan sarana organisasi, administratif, dan teknis yang diperlukan untuk melindungi data pribadi. Pasal 29 menetapkan syarat untuk mentransfer data pribadi ke luar Kerajaan, yang penting jika alat pembaca Anda berjalan di server di luar negeri. Pasal 31 mewajibkan pengendali menyimpan catatan kegiatan pemrosesan data pribadi selama jangka waktu yang ditetapkan peraturan. Tanyakan di mana dokumen diproses sebelum memilih alat apa pun, dan konfirmasikan detailnya kepada SDAIA atau pengacara; ini bukan nasihat hukum.

Pandangan Origami

Kami adalah perusahaan teknologi Saudi yang membangun sistem, aplikasi, integrasi, dan solusi AI. Saat membangun pembacaan dokumen, kami mulai dari satu jenis dokumen yang sering datang dan mengumpulkan contoh nyata bersama karyawan yang mengetiknya hari ini, karena merekalah yang pertama tahu di mana tata letaknya berubah dan di mana pengirim membuat kesalahan.

Kami merancang antrean tinjauan sebelum ekstraksi itu sendiri: siapa yang meninjau, ambang batas mana yang mengirim dokumen ke sana, dan di mana setiap koreksi disimpan. Nilainya bukan pada sistem yang membaca segalanya, melainkan pada sistem yang tahu kapan ia tidak yakin. Detail tentang apa yang kami bangun ada di halaman layanan kami.

Latihan: satu minggu, satu jenis dokumen

Pilih satu jenis dokumen yang sering muncul di bisnis Anda, seperti surat jalan atau formulir pelanggan baru, dan selama satu minggu kerja catat:

• Berapa dokumen yang datang dari jenis itu selama seminggu, dan melalui saluran apa: email, WhatsApp, atau kertas.
• Berapa menit yang dibutuhkan untuk mengetik setiap dokumen, dengan mengukur setidaknya 10 dokumen memakai stopwatch ponsel.
• Berapa kolom yang diketik karyawan untuk setiap dokumen.
• Berapa dokumen yang perlu dikoreksi setelah diinput, dan mengapa.
• Apakah dokumen memuat data pribadi, dan di mana disimpan setelah diinput.

Kalikan jumlah dokumen dengan rata-rata menit, dan Anda tahu berapa jam per minggu yang habis untuk satu jenis ini saja. Angka yang Anda ukur sendiri ini adalah dasar keputusan otomatisasi, dan lebih jujur daripada persentase penghematan umum mana pun.

Di bagian berikutnya

Setelah sistem membaca dokumen, tersisa satu pertanyaan: ke mana data pergi selanjutnya? Bagian 5 seri ini, Menghubungkan sistem Anda: akhir dari salin dan tempel, menjelaskan bagaimana setiap informasi memiliki satu sistem pemilik dan bagaimana informasi berpindah antarprogram tanpa ada yang mengetik ulang.

Sumber

• Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi (PDPL) — Otoritas Data dan Kecerdasan Buatan Saudi (SDAIA) — Pasal 19 tentang langkah organisasi, administratif, dan teknis, Pasal 29 tentang transfer ke luar Kerajaan, dan Pasal 31 tentang catatan kegiatan pemrosesan.
• Peraturan Pelaksanaan Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi — SDAIA