Inserimento manuale dei dati: quando il sistema legge il documento

Automatizzare l'inserimento dei dati significa che il sistema legge il documento che ricevete, come una bolla di consegna, un modulo di richiesta o l'e-mail di un cliente, ne estrae i campi, li confronta con ciò che già conosce e invia tutto ciò che è incerto a un dipendente per la verifica, invece che quel dipendente digiti ogni campo a mano. Nella parte 3 della serie avete costruito un percorso di approvazione chiaro. Questa quarta parte di 7 vi dà 4 fasi che un documento attraversa, 3 esiti possibili per ogni documento e un esercizio di una settimana per misurare quanto inserimento manuale fate davvero.

Dove si nasconde l'inserimento manuale dei dati

Nessuno chiama questo lavoro con il suo nome, perché è distribuito tra molti reparti e ogni pezzo sembra piccolo. Ma cercate qualsiasi documento che arriva dall'esterno e viene poi digitato da un dipendente in un programma, e lo troverete in posti come questi:

• Documenti dei fornitori: preventivi, elenchi di articoli, certificati di conformità e ordini di fornitura confermati, che arrivano in PDF o in foto e le cui cifre vengono poi copiate nel sistema.
• Bolle di consegna: un foglio firmato dal destinatario torna con l'autista, poi qualcuno inserisce quantità e data. Abbiamo spiegato perché quel foglio conta in Prova di consegna: la fattura parte dalla firma.
• Moduli di richiesta: l'apertura del conto di un nuovo cliente, una candidatura o una richiesta di servizio, compilati su carta o in un file e poi reinseriti.
• E-mail dei clienti: un ordine scritto nel corpo di un messaggio o in un allegato, che un dipendente legge e poi trasforma in un ordine nel sistema.

Non c'è niente di sbagliato nel fatto che il team lavori così oggi; questi dipendenti sono quelli che sanno dove i documenti differiscono e dove i mittenti sbagliano. Il problema non sono loro. È che ogni campo viene scritto due volte: una dal mittente e una da voi.

Come il sistema legge un documento: 4 fasi

La lettura automatica non è magia. È una catena chiara di passaggi che potete spiegare al vostro team in pochi minuti:

• Ricezione: il documento arriva in un unico luogo noto, come una casella e-mail dedicata, una cartella o una foto da un'app mobile, invece di disperdersi sui telefoni dei dipendenti.
• Estrazione: il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) trasforma l'immagine in testo, poi un modello di IA individua i campi che vi servono: nome del fornitore, data, articoli, quantità. La differenza è che l'OCR legge i caratteri, mentre il modello capisce quali caratteri appartengono a quale campo anche quando l'impaginazione cambia.
• Verifica: il sistema confronta ciò che ha estratto con ciò che già conosce. Il fornitore è registrato? L'articolo è nel vostro elenco articoli? La quantità sulla bolla corrisponde all'ordine di fornitura?
• Instradamento: se il documento supera la verifica entra nel sistema; altrimenti passa a una persona per il controllo, come spiega la sezione successiva.

Se oggi i vostri documenti sono sparsi tra e-mail, cartelle e carta, partite dalla fase di ricezione prima di qualsiasi IA. Trovate come organizzarla in Gestione documentale e archiviazione digitale.

L'affidabilità e la coda di verifica: dove resta la persona

Quando il modello estrae un campo, gli assegna anche un punteggio di affidabilità, una stima di quanto è sicuro di averlo letto correttamente. Una stampa sbiadita, un timbro sopra un numero o una tabella insolita abbassano quel punteggio. Nessun punteggio di affidabilità significa certezza, quindi non ci basiamo sul dato generale di precisione di nessuno. La decisione poggia invece su 3 esiti possibili per ogni documento:

• Entra direttamente: quando l'affidabilità supera la soglia fissata dalla vostra azienda e i campi superano tutte le regole di verifica.
• Va nella coda di verifica: quando l'affidabilità è bassa su almeno un campo, o quando qualcosa non corrisponde a ciò che il sistema conosce. Una coda di verifica è un elenco di attività in cui il dipendente vede il documento originale accanto ai campi estratti e corregge solo il campo dubbio invece di digitare l'intero documento.
• Viene restituito o rifiutato: quando il documento è incompleto, illeggibile o proviene da un mittente sconosciuto, e al mittente si chiede una copia più chiara.

Partite con una soglia alta che nelle prime settimane manda in verifica la maggior parte dei documenti, poi abbassatela gradualmente man mano che vedete da soli, nel registro delle correzioni, dove il sistema azzecca e dove no. Ogni correzione del verificatore resta nel registro, così il responsabile sa quale tipo di documento richiede più regole.

Ciò che non lasciate al sistema da solo

La lettura automatica elimina la ripetizione, ma alcune decisioni restano sempre a una persona: un documento di un fornitore con cui non avete mai lavorato, un importo sopra un limite di approvazione, una quantità che non corrisponde all'ordine di fornitura. Sono eccezioni, cioè casi in cui la regola non si applica e serve una decisione. Per altri processi che l'IA può gestire oggi mentre le persone restano al comando, vedete 7 processi che l'IA può gestire oggi nella vostra azienda.

Molti di questi documenti contengono dati personali, come candidature e moduli di apertura conto dei clienti. La Legge sulla protezione dei dati personali (PDPL) pubblicata sul sito della SDAIA stabilisce all'articolo 19 che il titolare del trattamento deve adottare le misure e i mezzi organizzativi, amministrativi e tecnici necessari a proteggere i dati personali. L'articolo 29 fissa le condizioni per trasferire dati personali fuori dal Regno, il che conta se il vostro strumento di lettura funziona su server all'estero. L'articolo 31 impone al titolare di conservare registri delle attività di trattamento dei dati personali per un periodo stabilito dai regolamenti. Chiedete dove vengono trattati i documenti prima di scegliere qualsiasi strumento e verificate i dettagli con la SDAIA o con un avvocato; questa non è una consulenza legale.

La visione di Origami

Siamo un'azienda tecnologica saudita che costruisce sistemi, app, integrazioni e soluzioni di IA. Quando costruiamo la lettura dei documenti, partiamo da un tipo di documento frequente e ne raccogliamo esempi reali con i dipendenti che oggi lo inseriscono, perché sono i primi a sapere dove l'impaginazione varia e dove i mittenti sbagliano.

Progettiamo la coda di verifica prima dell'estrazione stessa: chi verifica, quale soglia vi manda un documento e dove viene conservata ogni correzione. Il valore non sta nel fatto che il sistema legga tutto, ma nel fatto che sappia quando non è sicuro. Trovate i dettagli di ciò che costruiamo nella pagina dei nostri servizi.

Esercizio: una settimana, un tipo di documento

Scegliete un tipo di documento ricorrente nella vostra azienda, come le bolle di consegna o i moduli dei nuovi clienti, e per una settimana lavorativa annotate:

• Quanti documenti sono arrivati di quel tipo nella settimana, e attraverso quale canale: e-mail, WhatsApp o carta.
• Quanti minuti richiede l'inserimento di ciascuno, cronometrando almeno 10 documenti con il cronometro del telefono.
• Quanti campi il dipendente digita per ogni documento.
• Quanti documenti hanno richiesto una correzione dopo l'inserimento, e perché.
• Se il documento contiene dati personali, e dove viene conservato dopo l'inserimento.

Moltiplicate il numero di documenti per la media dei minuti e saprete quante ore alla settimana vanno a questo solo tipo. Quel dato, misurato da voi, è la base della decisione di automatizzare, ed è più onesto di qualsiasi percentuale generica di risparmio.

Nella prossima parte

Una volta che il sistema legge il documento, resta una domanda: dove vanno i dati dopo? La parte 5 della serie, Collegare i vostri sistemi: la fine del copia e incolla, spiega come ogni informazione abbia un unico sistema che ne è proprietario e come si sposti tra i programmi senza che nessuno la ridigiti.

Fonti

• Legge sulla protezione dei dati personali (PDPL) — Autorità saudita per i dati e l'intelligenza artificiale (SDAIA) — articolo 19 sulle misure organizzative, amministrative e tecniche, articolo 29 sui trasferimenti fuori dal Regno e articolo 31 sui registri delle attività di trattamento.
• Regolamento di attuazione della Legge sulla protezione dei dati personali — SDAIA