Il saldo ferie è il numero che i dipendenti chiedono più spesso, e le ferie sono la richiesta che più spesso si perde tra messaggi WhatsApp e telefonate. La legge sul lavoro fissa la base con chiarezza: ferie annuali di almeno 21 giorni, che diventano 30 dopo 5 anni continuativi presso il datore di lavoro, e il lavoratore va informato della data delle ferie almeno 30 giorni prima. Nella terza parte abbiamo costruito il registro delle presenze e dei turni; questa quarta parte trasforma ferie, certificati, anticipi e altre richieste dei dipendenti in un unico iter di approvazione: chi approva cosa, cosa succede quando chi approva è assente, come il saldo si aggiorna da solo e come il dipendente vede lo stato della sua richiesta senza doverlo chiedere, e poi un esercizio in cui scrivete la matrice di approvazione delle vostre cinque richieste più frequenti.

Le ferie secondo la legge: cosa deve sapere il sistema prima di calcolare

Prima di qualsiasi iter di approvazione, il sistema deve conoscere i tipi di ferie e permessi e le regole di ciascuno, perché saldo, retribuzione e documenti giustificativi cambiano da un tipo all'altro. Le disposizioni principali della legge sul lavoro pubblicata dal Bureau of Experts:

  • Articolo 109, ferie annuali: almeno 21 giorni per ogni anno, portati a 30 quando il lavoratore ha compiuto 5 anni continuativi, pagati in anticipo. Il lavoratore deve goderle nell'anno in cui sono maturate e non può ricevere un compenso in denaro al loro posto durante il rapporto; il datore di lavoro può fissare le date secondo le esigenze del lavoro, avvisando il lavoratore almeno 30 giorni prima.
  • Articolo 110, rinvio: con il consenso del datore di lavoro, il lavoratore può portare le ferie, o parte di esse, all'anno successivo; il datore di lavoro può rinviarle oltre l'anno di maturazione per non più di 90 giorni, e ogni rinvio più lungo richiede il consenso scritto del lavoratore, senza mai superare la fine dell'anno successivo.
  • Articolo 111, saldo all'uscita: al lavoratore spetta il pagamento dei giorni di ferie non goduti, e le ferie per le frazioni d'anno in proporzione al tempo lavorato.
  • Articolo 113 modificato, in vigore dal 20/8/1446H: 5 giorni a retribuzione piena per il matrimonio o per la morte del coniuge, di un ascendente o di un discendente, 3 giorni per la morte di un fratello o di una sorella, e 3 giorni per la nascita di un figlio, entro 7 giorni dalla nascita; il datore di lavoro può chiedere i documenti giustificativi.
  • Articolo 114, permesso per l'Hajj: non meno di 10 e non più di 15 giorni, compresa la festività di Eid al-Adha, una sola volta durante il servizio, a condizione che il lavoratore abbia compiuto almeno 2 anni continuativi.
  • Articolo 116, aspettativa non retribuita: con il consenso del datore di lavoro; il contratto si considera sospeso per il periodo che supera i 20 giorni, salvo diverso accordo tra le parti.
  • Articolo 117, malattia: retribuzione piena per i primi 30 giorni, tre quarti della retribuzione per i 60 giorni successivi e nessuna retribuzione per i 30 giorni seguenti nello stesso anno, anno che decorre dalla data della prima assenza per malattia.

In pratica, ognuna di queste regole diventa un'impostazione del sistema: il tipo di permesso, la sua durata, se è retribuito in tutto o in parte, il documento richiesto e quando parte il suo contatore. Una volta scritte le regole, il calcolo non dipende più dalla memoria di una persona delle risorse umane.

Una richiesta, un iter: chi approva cosa

Le ferie non sono l'unica richiesta. I dipendenti chiedono un certificato di retribuzione, un anticipo, un aggiornamento dei dati o l'approvazione di straordinari, e oggi ogni richiesta arriva da un canale diverso. La soluzione non è un canale più veloce, ma un unico iter per tutte le richieste, in cui chi approva dipende dal tipo. È la stessa logica della matrice di approvazione che abbiamo spiegato in richieste di acquisto e limiti di approvazione, applicata alle richieste dei dipendenti:

  • Ogni tipo di richiesta ha un approvatore designato: le ferie annuali le approva il responsabile diretto, un anticipo può passare dal responsabile e poi dall'amministrazione, e un certificato di retribuzione lo emettono direttamente le risorse umane.
  • Condizioni che cambiano l'iter: ferie più lunghe di un periodo fissato dall'azienda, o un anticipo oltre un certo limite, aggiungono un secondo approvatore invece di richiedere ogni volta una nuova decisione.
  • Il documento fa parte della richiesta: il certificato medico o l'atto di matrimonio o di nascita è allegato alla richiesta stessa, non inviato a parte in una chat.
  • La decisione è registrata: ogni approvazione o rifiuto riporta il nome di chi approva, l'ora e, in caso di rifiuto, il motivo.

Quando chi approva è assente: delega ed escalation

Ciò che blocca le richieste raramente è il rifiuto; è l'attesa: il responsabile è in ferie o in viaggio, la richiesta resta ferma e il dipendente non sa a chi chiedere. Un buon iter risolve il problema con due regole scritte in anticipo:

  • Delega: quando i responsabili registrano le proprie ferie, indicano chi approva al loro posto per tutta l'assenza, così le richieste passano automaticamente al delegato e il registro mostra che è stato il delegato ad approvare.
  • Escalation: se non viene presa una decisione entro un termine fissato dall'azienda, chi approva riceve un promemoria e poi la richiesta sale di un livello, così nessuna richiesta resta senza responsabile.

Ricordate che l'articolo 109 dà al datore di lavoro il diritto di fissare le date delle ferie secondo le esigenze del lavoro, quindi aiuta se, al momento della decisione, chi approva vede chi altro nel team è in ferie nelle stesse date e decide conoscendo l'effetto sulla copertura.

Il saldo si aggiorna da solo e il dipendente vede lo stato della richiesta

In un foglio di calcolo il saldo è un numero che qualcuno modifica a mano. In un sistema il saldo è il risultato di un calcolo: i dipendenti maturano i giorni in base alla data di assunzione e all'anzianità, prese dalla loro scheda, i giorni vengono scalati automaticamente quando una richiesta è approvata, e il diritto passa da 21 a 30 giorni quando compiono 5 anni continuativi, senza che nessuno debba ricordarlo. La malattia funziona allo stesso modo: il sistema sa quando è iniziato l'anno di malattia del dipendente e quanti giorni sono stati usati, quindi sa se il giorno successivo è a retribuzione piena o a tre quarti, e lo trasmette direttamente alle paghe.

L'altro lato è il dipendente: quando vede il saldo e lo stato della richiesta, in attesa, approvata o rifiutata, la maggior parte delle domande ripetute sparisce. È il cuore di ciò che abbiamo spiegato in il self-service per i dipendenti, quindi non lo ripetiamo qui. E ricordate che i certificati medici sono dati personali sensibili: devono vederli solo le persone che ne hanno bisogno per approvare, non tutti quelli che hanno accesso al sistema.

La visione di Origami

Siamo un'azienda tecnologica che sviluppa sistemi su misura e integrazioni, e quando costruiamo un iter di richieste partiamo dalla matrice di approvazione con cui l'azienda lavora davvero e dalle regole sulle ferie fissate dalla legge, poi le colleghiamo alla scheda del dipendente, al registro presenze e alle paghe, perché il saldo sia il risultato di un calcolo e non un numero corretto a mano.

Progettiamo delega ed escalation fin dal primo giorno, perché un iter che si ferma ogni volta che una persona è assente rimanderà tutti su WhatsApp, per quanto ordinato possa sembrare. È così che costruiamo i nostri servizi attorno al modo in cui un'azienda lavora davvero.

Esercizio: scrivete la matrice di approvazione delle vostre 5 richieste più frequenti

  • Scegliete 5 richieste: rileggete le chat del mese scorso e scegliete le cinque richieste più frequenti, ad esempio ferie annuali, malattia, certificato di retribuzione, anticipo e approvazione degli straordinari.
  • Per ogni richiesta annotate: chi la presenta, chi la approva per primo, quando serve un secondo approvatore e quale documento è richiesto.
  • Nominate il delegato: chi approva ogni richiesta se l'approvatore principale è assente?
  • Fissate il termine: quanti giorni lavorativi attende una richiesta prima dell'escalation?
  • Definite l'effetto: la richiesta modifica il saldo o lo stipendio, e dove deve comparire?

Ogni casella che non siete riusciti a compilare è una domanda a cui oggi qualcuno risponde a memoria, e una voce del vostro piano di digitalizzazione delle richieste.

Conclusione e prossima parte

Un buon iter delle richieste parte dalle regole sulle ferie della legge sul lavoro, manda ogni richiesta a un approvatore designato con un delegato e un termine di escalation, aggiorna il saldo da solo e permette al dipendente di vedere a che punto è la sua richiesta. Nella prossima parte passiamo alla chiusura mensile delle paghe: come chiudere ogni mese nello stesso modo, dalle presenze e dalle ferie fino al bonifico bancario, senza sorprese.

Fonti

Questo articolo spiega il meccanismo e non costituisce consulenza legale; verificate il vostro caso con il Ministero o con un avvocato giuslavorista.