Ein HR- und Lohnabrechnungssystem in 90 Tagen einzuführen ist realistisch, wenn Sie die Arbeit in 3 Blöcke zu je 30 Tagen in der richtigen Reihenfolge aufteilen: zuerst die Stammdaten der Mitarbeiter und die Verträge bereinigen, dann Anwesenheit und Anträge auf einen einzigen Genehmigungsweg bringen und schließlich zwei Lohnabschlüsse parallel laufen lassen, bevor Sie umstellen. Dieser siebte und letzte Teil von Personalwesen digitalisieren fasst die Übungen der sechs vorherigen Teile in einem Plan zusammen und legt fest, welche Entscheidungen beim Inhaber und welche beim HR-Team liegen. Wenn Sie noch kein System gewählt haben, beginnen Sie mit unserem Leitfaden zur Auswahl eines HR- und Lohnabrechnungssystems und kehren Sie dann zu diesem Plan zurück, denn er funktioniert mit jedem System, das Sie wählen.

Vor dem ersten Tag: drei Entscheidungen für den Inhaber

Der Plan beginnt nicht mit Technik, sondern mit Entscheidungen, die nur der Inhaber oder der Geschäftsführer treffen kann. Werden sie verschoben, bleibt der Plan auf halbem Weg stehen:

  • Wer das Projekt verantwortet: eine namentlich benannte Person aus HR oder Verwaltung, mit fest reservierter Zeit pro Woche und der Befugnis, Daten von jeder Abteilung anzufordern.
  • Was aufhört: der Tag, an dem das System die einzige Quelle wird; danach wird kein Urlaubsantrag mehr per WhatsApp angenommen und kein Gehalt mehr in einer Nebendatei geändert.
  • Wer Gehälter sieht: die Liste der Personen, die Gehälter und Endabrechnungen sehen dürfen, denn Mitarbeiterdaten sind personenbezogene Daten, die dem Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten (PDPL) unterliegen.

Alles andere sind operative Entscheidungen des HR-Teams: Feldformate, Schichtbezeichnungen, die Reihenfolge der Dateiübernahme und Antragsformulare.

Tage 1 bis 30: zuerst Personalakte und Vertrag

Alles Weitere liest aus dieser Akte, deshalb kommt sie zuerst. Wiederholen Sie die Übung aus Teil eins und dann die Übung aus Teil zwei für alle Mitarbeiter, nicht nur für 5:

  • Woche eins: die Aufgabenkarte aus Teil eins sowie eine Liste jeder Datei, Tabelle oder Gruppe, die heute Mitarbeiterdaten enthält.
  • Wochen zwei und drei: für jeden Mitarbeiter 4 Felder zwischen Vertrag, Mitarbeiterliste und letzter Lohnabrechnung abgleichen: Grundgehalt, Zulagen, Eintrittsdatum und Vertragsende. Nach Artikel 52 auf der Seite Arbeitsbeziehungen des Ministeriums für Personalwesen enthält das Vertragsmuster das vereinbarte Entgelt mit Leistungen und Zulagen, das Eintrittsdatum und die Laufzeit bei befristeten Verträgen, diese Felder sind also das Gerüst der Akte selbst.
  • Woche vier: die bereinigten Daten ins System übernehmen und die alten Dateien schreibgeschützt sperren. Artikel 53 legt fest, dass die Probezeit insgesamt 180 Tage nicht überschreiten darf, erfassen Sie daher für jede Neueinstellung das Enddatum, damit das System rechtzeitig warnt.

Die Bereinigungsmethode selbst steht in unserem Artikel zur Datenbereinigung vor der Migration aus der Serie über den Wechsel von Excel zu einem System: Nichts wird unverändert übernommen, und jeder Widerspruch wird vor der Migration geklärt, nicht danach.

Tage 31 bis 60: Anwesenheit und Anträge auf einem Weg

Sobald die Akte verlässlich ist, wird das Tagesgeschäft daran angebunden:

  • Anwesenheit: Schichten wie in Teil drei definieren, alle Erfassungsmethoden in einem Protokoll zusammenführen und Ausnahmen an die Führungskraft melden, statt stillschweigend abzuziehen. Wiederholen Sie zum Monatsende die Übung, die das Anwesenheitsblatt mit den Abzügen von 3 Mitarbeitern vergleicht.
  • Anträge: die Genehmigungsmatrix aus Teil vier für Ihre 5 häufigsten Anträge, mit Stellvertretung und Eskalationsfrist, und Urlaubssalden, die sich selbst aktualisieren.
  • Der Tag, an dem WhatsApp endet: vorab angekündigt; danach wird jeder Antrag, der per Nachricht kommt, freundlich ins System umgeleitet und nicht abgelehnt.

Hier entscheidet der Inhaber nur eines: wer Ausnahmen genehmigt, die ein Abteilungsleiter nicht genehmigen darf, etwa Überstunden über einer festgelegten Grenze oder Gehaltsvorschüsse.

Tage 61 bis 90: zwei parallele Abrechnungen vor der Umstellung

Die Lohnabrechnung zieht zuletzt um, weil sie von allem Vorherigen abhängt und weil ein Fehler dort direkt auf dem Konto eines Mitarbeiters landet:

  • Erster Parallelmonat: Die Abrechnung wird auf die alte Weise und im System erstellt, und der Nettobetrag wird Mitarbeiter für Mitarbeiter verglichen. Jede Abweichung wird erklärt: Liegt sie an der Akte, an der Anwesenheit oder an einer Berechnungsregel?
  • Zweiter Parallelmonat: wiederholt mit der Abschluss-Checkliste aus Teil fünf, mit einem Verantwortlichen und einem Datum für jeden Schritt, bis keine Abweichung mehr unerklärt bleibt.
  • Die Umstellung: Nach zwei übereinstimmenden Abrechnungen gibt der Inhaber frei, dass das System die einzige Quelle wird, und die alte Datei bleibt als schreibgeschütztes Archiv erhalten.
  • Dienstende: Die Checkliste aus Teil sechs kommt hinzu, denn Artikel 88 verlangt die Abrechnung aller Ansprüche innerhalb einer Woche, oder innerhalb von zwei Wochen, wenn der Arbeitnehmer den Vertrag beendet hat, eine Frist, die eine manuelle Berechnung kaum einhält. Einzelheiten zur Abfindung stehen in Teil sechs und auf der Seite zur Verordnung über die Dienstende-Abfindung.

Der Monat nach der Umstellung braucht eine enge Begleitung, wie wir in den ersten dreißig Tagen nach der Migration erklärt haben.

Die Sicht von Origami

Wir sind ein Technologieunternehmen, das maßgeschneiderte Systeme, Apps und Integrationen entwickelt, und wenn wir im Personalbereich arbeiten, folgen wir genau dieser Reihenfolge: zuerst die Akte, dann das Tagesgeschäft, dann die Lohnabrechnung nach zwei übereinstimmenden Läufen. Ein System auf nicht stimmigen Daten verschiebt das Problem nur auf einen schöneren Bildschirm.

Wir starten mit den Übungen der sechs Teile selbst statt mit einer fertigen Funktionsliste, denn sie zeigen, was Ihr Unternehmen wirklich braucht; dann bauen wir, was fehlt, und verbinden es mit den Regierungsplattformen. So richten wir unsere Leistungen danach aus, wie ein Unternehmen tatsächlich arbeitet, während rechtliche Fragen durch den Gesetzestext oder einen Arbeitsrechtsanwalt entschieden werden.

Fazit: das Ende der Serie

Personalwesen digitalisieren heißt nicht, Software zu kaufen, sondern eine Reihenfolge einzuhalten: eine einzige korrekte Personalakte, dann Anwesenheit und Anträge auf einem Weg, dann eine Lohnabrechnung, die sich in zwei parallelen Läufen beweist, und schließlich ein Dienstende, das aus vorhandenen Daten entsteht. Dieser Teil schließt die Serie ab, und Sie können jeden Teil im Wissenszentrum wieder aufrufen, wenn Sie die entsprechende Phase des Plans erreichen.

Quellen

Dieser Artikel erklärt den Mechanismus und ist keine Rechtsberatung; klären Sie Ihren Fall mit dem Ministerium oder einem Arbeitsrechtsanwalt.