Der Urlaubssaldo ist die Zahl, nach der Mitarbeitende am häufigsten fragen, und Urlaub ist der Antrag, der am häufigsten zwischen WhatsApp-Nachrichten und Telefonaten verloren geht. Das Arbeitsgesetz legt die Grundlage klar fest: Jahresurlaub von mindestens 21 Tagen, nach 5 ununterbrochenen Jahren beim Arbeitgeber 30 Tage, und der Arbeitnehmer muss mindestens 30 Tage vorher über den Urlaubstermin informiert werden. In Teil drei haben wir die Anwesenheits- und Schichterfassung aufgebaut; dieser vierte Teil macht aus Urlaub, Bescheinigungen, Vorschüssen und anderen Mitarbeiteranträgen einen einzigen Genehmigungsweg: wer was genehmigt, was passiert, wenn der Genehmigende abwesend ist, wie sich der Saldo selbst aktualisiert und wie Mitarbeitende den Status ihres Antrags sehen, ohne nachzufragen, und danach eine Übung, in der Sie die Genehmigungsmatrix für Ihre fünf häufigsten Anträge schreiben.

Urlaub nach dem Gesetz: was das System wissen muss, bevor es rechnet

Vor jedem Genehmigungsweg muss das System die Urlaubsarten und die Regeln für jede Art kennen, denn Saldo, Bezahlung und Nachweise unterscheiden sich von Art zu Art. Die wichtigsten Bestimmungen des vom Bureau of Experts veröffentlichten Arbeitsgesetzes:

  • Artikel 109, Jahresurlaub: mindestens 21 Tage für jedes Jahr, auf 30 Tage erhöht, sobald der Arbeitnehmer 5 ununterbrochene Jahre erreicht hat, im Voraus bezahlt. Der Arbeitnehmer muss ihn in dem Jahr nehmen, in dem er fällig ist, und darf während des Arbeitsverhältnisses keine Geldabgeltung stattdessen erhalten; der Arbeitgeber kann die Termine nach betrieblichen Erfordernissen festlegen und muss den Arbeitnehmer mindestens 30 Tage vorher informieren.
  • Artikel 110, Verschiebung: Mit Zustimmung des Arbeitgebers kann der Arbeitnehmer seinen Urlaub oder einen Teil davon ins Folgejahr übertragen; der Arbeitgeber kann ihn über das Jahr, in dem er fällig ist, hinaus um höchstens 90 Tage verschieben, und jede längere Verschiebung erfordert die schriftliche Zustimmung des Arbeitnehmers, nie über das Ende des Folgejahres hinaus.
  • Artikel 111, Saldo beim Ausscheiden: Dem Arbeitnehmer steht die Bezahlung nicht genommener Urlaubstage zu, und für Teile eines Jahres anteilig zur gearbeiteten Zeit.
  • Artikel 113 in geänderter Fassung, gültig ab 20/8/1446H: 5 Tage bei vollem Lohn bei Heirat oder beim Tod des Ehepartners, eines Vorfahren oder eines Nachkommen, 3 Tage beim Tod eines Bruders oder einer Schwester und 3 Tage bei der Geburt eines Kindes, innerhalb von 7 Tagen nach der Geburt; der Arbeitgeber kann Nachweise verlangen.
  • Artikel 114, Hadsch-Urlaub: nicht weniger als 10 und nicht mehr als 15 Tage einschließlich des Eid-al-Adha-Feiertags, einmal während der Beschäftigung, sofern der Arbeitnehmer mindestens 2 ununterbrochene Jahre gearbeitet hat.
  • Artikel 116, unbezahlter Urlaub: mit Zustimmung des Arbeitgebers; der Vertrag gilt für jeden Zeitraum über 20 Tage als ruhend, sofern die Parteien nichts anderes vereinbaren.
  • Artikel 117, Krankheitsurlaub: voller Lohn für die ersten 30 Tage, drei Viertel des Lohns für die nächsten 60 Tage und unbezahlt für die folgenden 30 Tage innerhalb eines Jahres, wobei das Jahr mit dem Datum des ersten Krankheitsurlaubs beginnt.

In der Praxis wird jede dieser Regeln zu einer Einstellung im System: die Urlaubsart, ihre Dauer, ob sie voll oder teilweise bezahlt ist, der erforderliche Nachweis und wann ihr Zähler beginnt. Sind die Regeln einmal festgehalten, hängt die Berechnung nicht mehr vom Gedächtnis einer Person im Personalwesen ab.

Ein Antrag, ein Weg: wer was genehmigt

Urlaub ist nicht der einzige Antrag. Mitarbeitende beantragen eine Gehaltsbescheinigung, einen Vorschuss, eine Datenaktualisierung oder die Genehmigung von Überstunden, und heute kommt jeder Antrag über einen anderen Kanal. Die Lösung ist kein schnellerer Kanal, sondern ein einziger Weg für alle Anträge, bei dem der Genehmigende von der Art abhängt. Es ist dieselbe Logik wie die Genehmigungsmatrix, die wir in Bestellanforderungen und Genehmigungsgrenzen erklärt haben, angewandt auf Mitarbeiteranträge:

  • Jede Antragsart hat einen benannten Genehmigenden: Jahresurlaub genehmigt die direkte Führungskraft, ein Vorschuss kann über die Führungskraft und dann die Finanzabteilung laufen, und eine Gehaltsbescheinigung stellt das Personalwesen direkt aus.
  • Bedingungen, die den Weg ändern: Urlaub, der länger ist als ein vom Unternehmen festgelegter Zeitraum, oder ein Vorschuss über einem bestimmten Betrag fügt einen zweiten Genehmigenden hinzu, statt jedes Mal eine neue Entscheidung zu verlangen.
  • Der Nachweis gehört zum Antrag: Das ärztliche Attest oder die Heirats- oder Geburtsurkunde wird dem Antrag selbst beigefügt und nicht separat in einem Chat geschickt.
  • Die Entscheidung wird protokolliert: Jede Genehmigung oder Ablehnung trägt den Namen des Genehmigenden, die Uhrzeit und bei einer Ablehnung den Grund.

Wenn der Genehmigende abwesend ist: Vertretung und Eskalation

Was Anträge aufhält, ist selten die Ablehnung, sondern das Warten: Die Führungskraft ist im Urlaub oder auf Reisen, der Antrag hängt fest, und der Mitarbeitende weiß nicht, wen er fragen soll. Ein guter Weg löst das mit zwei vorab festgelegten Regeln:

  • Vertretung: Wenn Führungskräfte ihren eigenen Urlaub eintragen, benennen sie, wer für die gesamte Abwesenheit in ihrem Namen genehmigt, sodass Anträge automatisch an die Vertretung gehen und das Protokoll zeigt, dass die Vertretung genehmigt hat.
  • Eskalation: Wird innerhalb einer vom Unternehmen festgelegten Frist nicht entschieden, erhält der Genehmigende eine Erinnerung, dann geht der Antrag eine Ebene höher, sodass kein Antrag ohne Verantwortlichen bleibt.

Denken Sie daran, dass Artikel 109 dem Arbeitgeber das Recht gibt, Urlaubstermine nach betrieblichen Erfordernissen festzulegen. Es hilft also, wenn der Genehmigende im Moment der Entscheidung sieht, wer sonst im Team im selben Zeitraum Urlaub hat, und in Kenntnis der Auswirkung auf die Besetzung entscheidet.

Der Saldo aktualisiert sich selbst und Mitarbeitende sehen ihren Antragsstatus

In einer Tabelle ist der Saldo eine Zahl, die jemand von Hand ändert. In einem System ist der Saldo das Ergebnis einer Berechnung: Mitarbeitende erwerben ihre Tage nach Eintrittsdatum und Dienstzeit aus ihrer Personalakte, Tage werden bei Genehmigung eines Antrags automatisch abgezogen, und der Anspruch steigt von 21 auf 30 Tage, sobald sie 5 ununterbrochene Jahre erreichen, ohne dass sich jemand daran erinnern muss. Krankheitsurlaub funktioniert genauso: Das System weiß, wann das Krankheitsjahr des Mitarbeitenden begonnen hat und wie viele Tage genutzt wurden, also weiß es, ob der nächste Tag mit vollem Lohn oder mit drei Vierteln bezahlt wird, und gibt das direkt an die Lohnabrechnung weiter.

Die andere Seite sind die Mitarbeitenden: Wenn sie ihren Saldo und den Status ihres Antrags sehen, offen, genehmigt oder abgelehnt, verschwinden die meisten wiederholten Fragen. Das ist der Kern dessen, was wir in Mitarbeiter-Self-Service behandelt haben, deshalb wiederholen wir es hier nicht. Und denken Sie daran, dass ärztliche Atteste sensible personenbezogene Daten sind: Nur wer sie zur Genehmigung braucht, sollte sie sehen, nicht jeder mit Zugang zum System.

Die Sicht von Origami

Wir sind ein Technologieunternehmen, das maßgeschneiderte Systeme und Integrationen entwickelt. Wenn wir einen Antragsweg bauen, beginnen wir mit der Genehmigungsmatrix, mit der das Unternehmen tatsächlich arbeitet, und mit den Urlaubsregeln des Gesetzes, und verbinden sie dann mit der Personalakte, der Anwesenheitserfassung und der Lohnabrechnung, damit der Saldo das Ergebnis einer Berechnung ist und keine von Hand geänderte Zahl.

Vertretung und Eskalation planen wir vom ersten Tag an, denn ein Weg, der stehen bleibt, sobald eine Person abwesend ist, schickt alle zurück zu WhatsApp, so ordentlich er auch aussieht. So bauen wir unsere Leistungen um die tatsächliche Arbeitsweise eines Unternehmens herum.

Übung: Schreiben Sie die Genehmigungsmatrix für Ihre 5 häufigsten Anträge

  • Wählen Sie 5 Anträge: Gehen Sie die Chats des letzten Monats durch und wählen Sie die fünf häufigsten Anträge, etwa Jahresurlaub, Krankheitsurlaub, Gehaltsbescheinigung, Vorschuss und Überstundengenehmigung.
  • Notieren Sie für jeden Antrag: wer ihn stellt, wer ihn zuerst genehmigt, wann ein zweiter Genehmigender nötig ist und welcher Nachweis verlangt wird.
  • Benennen Sie die Vertretung: Wer genehmigt jeden Antrag, wenn der Hauptgenehmigende abwesend ist?
  • Legen Sie die Frist fest: Wie viele Arbeitstage wartet ein Antrag, bevor er eskaliert?
  • Bestimmen Sie die Wirkung: Ändert der Antrag den Saldo oder das Gehalt, und wo muss das sichtbar werden?

Jedes Feld, das Sie nicht ausfüllen konnten, ist eine Frage, die heute jemand aus dem Gedächtnis beantwortet, und ein Punkt in Ihrem Plan zur Digitalisierung der Anträge.

Fazit und nächster Teil

Ein guter Antragsweg beginnt mit den Urlaubsregeln des Arbeitsgesetzes, schickt jeden Antrag an einen benannten Genehmigenden mit Vertretung und Eskalationsfrist, aktualisiert den Saldo selbst und lässt Mitarbeitende sehen, wo ihr Antrag steht. Im nächsten Teil geht es um den monatlichen Lohnabschluss: wie Sie jeden Monat auf die gleiche Weise abschließen, von Anwesenheit und Urlaub bis zur Banküberweisung, ohne Überraschungen.

Quellen

Dieser Artikel erklärt den Mechanismus und ist keine Rechtsberatung; klären Sie Ihren Fall mit dem Ministerium oder einem Anwalt für Arbeitsrecht.