Bahagian keenam membincangkan laporan: bagaimana laporan berhenti menjadi fail yang anda susun selama dua hari dan menjadi paparan yang anda buka untuk melihat keadaan semasa. Dengan itu lengkaplah gambaran yang kita bina sepanjang enam bahagian — bilakah hamparan elektronik tidak lagi menjadi jawapan, fail manakah yang sebenarnya menjalankan syarikat, membersihkan data sebelum memindahkannya, susunan pemindahan, siapa melihat apa, dan berakhirnya laporan yang dibina dengan tangan.

Yang tinggal ialah bahagian yang menentukan sama ada semua itu membuahkan hasil: bulan pertama dalam pengeluaran. Dan ada satu perkara yang diketahui oleh setiap orang yang pernah menjalankan projek seperti ini. Kebanyakan peralihan tidak gagal semasa pembinaan. Peralihan gagal dalam beberapa minggu pertama penggunaan. Sistem berfungsi, data ada, skrin betul, namun kerja sebenar secara senyap beralih semula kepada fail lama. Bahagian ini membincangkan mengapa hal itu berlaku dan satu pelan yang mencegahnya.

Penentangan bukan kedegilan, tetapi kira-kira risiko

Perkara pertama yang anda hadapi pada minggu pertama ialah keraguan daripada pasukan. Kesilapan yang biasa ialah pemilik perniagaan menafsirkan keraguan itu sebagai penentangan terhadap perubahan atau kemalasan, lalu membalasnya dengan tekanan. Biasanya ia bukan kedua-duanya.

Pekerja yang dahulunya membuka fail dan menyiapkan tugas dalam dua minit kini memerlukan sepuluh minit untuk mempelajari laluan pada skrin yang sama. Dari kedudukannya, dia membayar kos hari ini untuk manfaat yang telah diceritakan kepadanya tetapi belum dapat dilihatnya, dan dia bertanggungjawab kepada pengurusnya atas hasil kerja hari ini, bukan atas kejayaan projek. Keraguan itu sepenuhnya rasional.

Keraguan itu bertambah kuat apabila pemilik fail lama ialah seseorang yang kedudukannya dalam syarikat dibina atas pengetahuannya tentang fail tersebut. Orang yang selama ini menjadi satu-satunya rujukan bagi sesuatu fail mungkin bimbang sistem akan menjadikan peranannya tidak diperlukan lagi. Mengabaikan kebimbangan itu tidak menghapuskannya; ia hanya bersembunyi. Menanganinya secara langsung lebih berkesan: berikan orang itu peranan yang diisytiharkan dalam susunan baharu sebagai pemilik kualiti data dalam bidangnya, supaya dia beralih daripada penjaga fail kepada rujukan bagi data itu sendiri.

Perubahan sebenar dalam bulan pertama ialah kerja kini kelihatan. Apabila data tinggal dalam fail, entri yang lewat tidak kelihatan. Dalam sistem, siapa merekodkan apa dan bila tercatat dalam rekod. Hal itu melegakan bagi sesiapa yang bekerja secara konsisten dan tidak selesa bagi sesiapa yang biasa dengan kelonggaran, dan lebih baik dinyatakan secara terbuka dalam mesyuarat pertama daripada disedari dua minggu kemudian.

Kembali secara senyap kepada fail lama

Perkara paling berbahaya dalam bulan pertama tidak berlaku dengan bising. Tiada sesiapa membantah sistem dalam mesyuarat, tetapi salinan fail lama kekal terbuka di komputer seseorang dan dia merekod di situ kerana lebih pantas, dengan niat memasukkannya ke dalam sistem pada hujung minggu. Biasanya dia tidak berbuat demikian.

Itu menghasilkan keputusan paling buruk yang mungkin: dua sumber kebenaran dan bukan satu. Sebelum projek, anda mempunyai satu fail yang tidak tepat tetapi dipersetujui semua orang sebagai rujukan. Kini anda mempunyai sistem yang tidak lengkap dan fail yang tidak lengkap, dan tiada sesiapa tahu yang mana lebih terkini. Kedudukan anda lebih buruk daripada titik permulaan, dan ini ialah salah satu corak yang dibincangkan dalam Mengapa Projek ERP Gagal dan Cara Menjayakan Projek Anda.

Tanda-tandanya muncul awal jika anda mencarinya: angka yang disebut dalam mesyuarat tetapi tidak wujud dalam sistem, fail yang dikongsi dalam sembang pasukan dua minggu selepas pelancaran, pekerja yang meminta untuk mengeksport data supaya dapat mengusahakannya di luar dan tidak pernah membawanya kembali. Jangan tangani mana-mana tanda ini dengan menyalahkan orangnya. Tanya satu soalan: apakah yang diberikan oleh fail kepada mereka yang tidak diberikan oleh sistem? Jawapannya biasanya langkah yang tertinggal, medan yang tiada, atau laluan yang lebih panjang daripada sepatutnya — semuanya boleh dibetulkan dalam beberapa hari sebaik sahaja anda mengetahuinya.

Kekurangan yang muncul selepas peralihan, bukan sebelumnya

Walau sebaik mana pun anda membersihkan data terlebih dahulu, seperti yang dihuraikan dalam bahagian ketiga, kekurangan akan muncul yang hanya dapat ditemui pada transaksi sebenar yang pertama. Logiknya mudah: fail membenarkan ruang kosong, jadi sel kosong kekal kosong dan tiada apa yang menghalang anda mengeluarkan invois. Sistem meminta medan itu kerana langkah kemudian bergantung kepadanya.

Perkara yang biasanya muncul pada peringkat ini:

  • Rekod pihak berurusan yang tidak lengkap. Pelanggan yang disimpan dengan nama sahaja, tanpa nombor cukai, alamat atau kenalan yang didokumenkan, yang kesemuanya dahulu ditanya secara lisan apabila diperlukan.
  • Baki pembukaan yang tidak sepadan. Angka pembukaan bagi seseorang pelanggan atau sesuatu barang tidak sepadan dengan yang tertulis dalam fail lama, dan perbezaannya muncul pada penyata pertama.
  • Keadaan yang tidak pernah dikelaskan. Pesanan tertangguh, bayaran separa, pemulangan yang tidak pernah ditutup. Dalam fail semuanya hanyalah catatan di tepi; dalam sistem semuanya memerlukan keadaan yang ditakrifkan.
  • Pelbagai unit dan harga. Barang yang dijual mengikut karton dan dibeli mengikut unit, dengan harga berbeza bagi satu peringkat pelanggan berbanding peringkat lain, kesemuanya disimpan dalam kepala ketua jualan dan tidak ditulis.
  • Pengecualian tanpa peraturan di sebaliknya. Pelanggan yang bertahun-tahun menikmati syarat istimewa tanpa sebarang dokumen, jadi tiada sesiapa tahu cara mentakrifkannya dalam sistem atau siapa yang mempunyai kuasa untuk meluluskannya.

Tiada satu pun daripada perkara ini bukti bahawa peralihan itu gagal. Ia sebenarnya manfaat sebenar yang pertama: sistem mendedahkan apa yang selama ini disembunyikan oleh fail. Tetapi menanganinya memerlukan disiplin. Rekodkan setiap perkara dalam satu senarai yang diisytiharkan, bersama orang yang bertanggungjawab atas jawapannya dan tarikh untuk menutupnya. Tangani setiap kes secara berasingan dalam perbualan sampingan dan ia akan kembali bulan hadapan dalam bentuk lain.

Latihan yang diberikan sekali tidak mencukupi

Corak yang paling kerap berulang dalam projek yang bergelut ialah latihan yang diberikan sebagai satu sesi pada hari pelancaran, dihadiri semua orang, dan menelusuri seluruh sistem dari awal hingga akhir. Selepas itu semua orang kembali ke meja masing-masing dan sudah melupakan sebahagian besarnya, kerana mereka mendengarnya sebelum memerlukannya.

Alternatif yang berkesan bersandarkan tiga prinsip:

  • Latih peranan, bukan sistem. Akauntan tidak memerlukan skrin gudang dan ketua jualan tidak memerlukan tetapan kebenaran akses. Setiap pasukan mempelajari laluan yang akan dilaluinya setiap hari — lebih pendek dan jauh lebih tertumpu.
  • Ulang selepas seminggu penggunaan. Sesi kedua ialah sesi yang benar-benar berbaloi, kerana soalan di dalamnya ialah soalan sebenar daripada kerja harian dan bukan soalan andaian. Dan soalan yang berulang merentas pasukan memberitahu anda dengan tepat skrin mana yang tidak jelas.
  • Dokumenkan dengan gambar, bukan karangan. Satu halaman bagi setiap peranan dengan langkah-langkah mengikut urutan dan tangkapan skrin, dilekatkan di dinding atau dihantar. Kebanyakan soalan selepas pelancaran ialah soalan mengingat, bukan soalan memahami.

Anda juga memerlukan seorang dalam setiap pasukan yang menjadi tempat bertanya pertama, kerana pekerja akan bertanya kepada rakan sekerja sebelum membuka tiket sokongan. Peranan tidak rasmi itu memendekkan masa tindak balas lebih daripada mana-mana saluran sokongan luar. Pengurusan perubahan seperti ini tidak hanya berlaku apabila meninggalkan hamparan elektronik, dan kami telah membincangkannya sebagai sebahagian daripada fasa pelaksanaan dalam Cara Melaksanakan ERP dengan Jayanya.

Pandangan Origami

Kami menganggap hari pelancaran sebagai titik tengah projek, bukan penghujungnya. Sesebuah sistem tidak berakar dalam syarikat semata-mata kerana ia berfungsi; ia berakar apabila menjadi laluan paling singkat untuk menyiapkan kerja hari itu. Setiap hari laluan lama kekal lebih pantas daripada laluan baharu ialah hari yang secara senyap bekerja menentang projek.

Oleh itu dalam bulan pertama kami menyimpan senarai pemerhatian yang diisytiharkan berserta tarikh untuk menutupnya, dan kami mengukur penggunaan sebenar dan bukan tanggapan: siapa yang log masuk, transaksi mana yang direkodkan sebaik sahaja berlaku, dan di skrin mana orang tersekat. Itulah yang kami amalkan apabila membina sistem tersuai sebagai sebahagian daripada perkhidmatan kami, kerana membetulkan halangan kecil dalam minggu pertamanya hanya mengambil masa sejam, manakala membetulkannya selepas dua bulan menelan kepercayaan seluruh pasukan.

Pelan tiga puluh hari

Ini ialah pelan yang boleh anda jalankan seperti yang tertulis, dan ciri terpentingnya ialah setiap peringkat mempunyai penghujung yang diisytiharkan:

  • Hari 1-7: operasi selari yang terhad. Kerja direkodkan dalam sistem dan dalam fail lama untuk satu sebab sahaja — perbandingan. Pada hujung minggu ambil sampel kecil, bandingkan kedua-dua angka, dan rekodkan setiap perbezaan mengikut puncanya, bukan saiznya.
  • Hari 8: fail lama dijadikan baca sahaja. Inilah langkah paling penting dalam pelan ini. Fail kekal boleh dilihat dan tiada sesiapa menulis di dalamnya. Tanpa tarikh penutupan yang diisytiharkan, operasi selari berterusan tanpa had, dan ia sentiasa berakhir dengan kemenangan fail lama kerana ia lebih mudah.
  • Hari 8-14: latihan kedua dan menutup kekurangan. Sesi ringkas bagi setiap pasukan tentang soalan yang benar-benar timbul, dan penutupan lima perkara teratas dalam senarai kekurangan.
  • Hari 15-21: ukur penggunaan. Semak siapa yang benar-benar menggunakan sistem dan siapa yang tidak, dan bagi setiap transaksi yang direkodkan lewat, tanya mengapa. Apa yang anda pelajari ialah isyarat tentang kejelasan laluan, bukan tentang disiplin individu.
  • Hari 22-30: stabilkan dan semak semula. Tutup pemerhatian yang berbaki, hasilkan laporan bulanan pertama daripada sistem sahaja, dan duduk bersama ketua-ketua pasukan selama setengah jam untuk mengenal pasti apa yang masih berlaku di luar sistem dan mengapa.

Ukuran kejayaan yang jujur bukanlah kepuasan pasukan dalam tinjauan atau bilangan skrin yang digunakan. Ia ialah satu detik: seseorang berhenti membuka fail lama tanpa diminta. Pada ketika itu sistem bukan lagi projek yang anda uruskan — ia sudah menjadi cara syarikat bekerja.

Menutup siri

Sepanjang tujuh bahagian kita telah menempuh seluruh perjalanan: tanda-tanda bahawa hamparan elektronik telah melepasi hadnya, inventori yang memberitahu anda fail mana yang sebenarnya sistem anda, pembersihan data, susunan pemindahan, penetapan kebenaran akses, menukar laporan yang dibina dengan tangan menjadi paparan langsung, dan akhirnya melalui bulan pertama.

Kesimpulan yang wajar diingati ialah ini. Excel ialah alat yang sangat baik, dan masalahnya tidak pernah terletak pada alat itu tetapi pada beban yang diletakkan ke atasnya. Beralih kepada sistem bukanlah sekadar peningkatan teknikal, tetapi lebih kepada keputusan bahawa data syarikat milik syarikat dan bukan milik sesebuah fail atau seseorang. Dan ia bermula dengan satu langkah kecil: buka fail yang menjalankan syarikat anda hari ini dan tanya siapa yang mengemas kininya, bila, dan apa yang berlaku jika dia tiada.

Sumber