La segunda parte le dejó una lista de una página: los archivos críticos, sus responsables, lo que depende de ellos y si tienen copia de seguridad. Esa lista le dice qué trasladar. Esta parte le dice qué no debe trasladarse tal como está.

La suposición habitual es que la migración es un paso técnico: exportar un archivo, importarlo en el sistema nuevo y listo. Técnicamente es cierto, y en la práctica es la forma más rápida de convertir un problema pequeño en uno caro. Una hoja de cálculo es indulgente por diseño: acepta cualquier cosa que escriba en cualquier celda y le deja a usted la tarea de interpretarla. Un sistema no lo es: espera que una fecha sea una fecha, que un número sea un número y que un cliente sea una sola entidad con un registro. Por eso, cuando se trasladan datos sucios, el desorden no desaparece; aflora en informes que no cuadran, facturas que no se vinculan a su cliente y saldos que no coinciden. Y entonces llega la frase que pone fin a muchos proyectos: el sistema nuevo no funciona.

Por qué la limpieza debe ir antes de la migración y no después

Aplazarla es tentador por una buena razón: limpiar es un trabajo aburrido que no aparece en ninguna presentación, mientras que la pantalla de un sistema nuevo sí. Así que se decide migrar ahora y limpiar después. Pero en cuanto los datos entran, empiezan a moverse: se emiten facturas contra clientes duplicados, los pedidos se vinculan a artículos duplicados y los informes se construyen con cifras incompletas. Cada transacción nueva añade una capa sobre el error que hace su corrección más difícil y arriesgada, porque editar un registro sobre el que se han movido transacciones financieras no se parece en nada a editar una celda en un archivo.

Los datos sucios son una causa recurrente de proyectos de sistemas estancados en general, y la exponemos junto con las demás causas en por qué fracasan los proyectos ERP y cómo hacer que el suyo tenga éxito. La conclusión práctica es que la limpieza es más barata mientras los datos están en un archivo estático, y más cara cuando ya viven en un sistema en funcionamiento.

Los cinco fallos presentes en casi todas las hojas

No son errores exóticos; son el resultado natural de una herramienta que lo permite todo. Encontrará la mayoría en su propio archivo:

  • Una misma parte con varios nombres. El mismo cliente aparece tres veces: una con el nombre comercial, otra con el nombre del propietario y otra como una abreviatura tecleada por alguien con prisa. En el archivo son filas contiguas que cualquier lector entiende. En un sistema se convierten en tres clientes distintos, cada uno con su propio saldo e historial, de modo que el registro de la relación se divide y ninguno de los tres le da la imagen completa. El mismo fallo afecta a artículos y proveedores.
  • Formatos de fecha mezclados. Una sola columna que contiene una fecha como día/mes, otra como mes/día y una tercera escrita como texto, por ejemplo después de las fiestas o fin de mes. Mientras solo la lean personas, pasa; pero cualquier ordenación, cálculo de duración o informe temporal basado en esa columna devolverá una respuesta errónea con total seguridad, lo cual es más peligroso que devolver un error visible.
  • Números guardados como texto. Un importe escrito con el símbolo de la moneda dentro de la celda, una cantidad con su unidad de medida en la misma casilla o una cifra que empieza con un espacio perdido. A la vista parece un número y para la máquina no lo es, así que no se suma, no se compara y no migra; y normalmente se descubre en el primer informe financiero después de la migración.
  • Columnas que nadie sabe definir. Una columna llamada notas, estado o temporal, añadida hace años para un fin que ya terminó, a veces rellena y a veces vacía. Suele viajar porque nadie se atreve a borrarla, así que entra en el sistema como un campo sin definición ni responsable, y sigue apareciendo en las pantallas para confundir a quien venga después de usted.
  • Celdas de colores con significado. La más peligrosa de la lista. El amarillo significa vencido, el rojo en espera, el verde cobrado. Eso no es formato, son datos; pero datos guardados en el color y en la memoria de quien lo aplicó. Al exportar el archivo, el texto viaja y el color se pierde, así que pierde información con la que dirigía el negocio cada día, sin que se emita aviso alguno.

La única regla: todo significado fuera de la celda debe convertirse en un campo

Si se queda con una sola frase de esta parte, que sea esta: cualquier significado contenido en un color, en la posición de una fila o en la cabeza de alguien debe convertirse en una columna escrita antes de viajar. La prueba es sencilla e implacable: exporte el archivo a texto plano sin ningún formato y pregúntese qué información se ha perdido. Todo lo que desaparece en esa prueba es exactamente lo que ahora tiene que convertirse en un campo.

La conversión en sí no es un trabajo técnico; es un ejercicio de definición. No basta con crear una columna de estado: hay que fijar sus valores permitidos y resolver los que se solapan. ¿En espera y cancelado son un estado o dos? ¿En qué momento exacto un registro pasa a estar vencido? Son preguntas sobre cómo funciona la empresa, no sobre programación, y son lo más valioso que un propietario saca de la fase de limpieza, porque responderlas con claridad una vez acaba con discusiones que antes se zanjaban verbalmente cada vez.

La visión de Origami

Somos una empresa tecnológica que construye sistemas para empresas saudíes, y tratamos la fase de limpieza como parte del diseño del sistema y no como un trabajo administrativo previo. La razón es que cada fallo en los datos revela una regla de negocio no escrita: un cliente duplicado revela que no existe un identificador acordado para una parte, y una celda de color revela un estado operativo real que nadie reconoció nunca formalmente. Esos hallazgos son la materia prima de un diseño correcto, y por eso los leemos con el cliente en lugar de pasarlos a una herramienta de importación.

El orden que recomendamos es unificar primero las definiciones: quién cuenta como un cliente, qué cuenta como un artículo y qué valores se permiten en cada campo de decisión. Después, la migración se convierte en una operación limpia que puede repetirse y revisarse. Ahí empiezan nuestros servicios de construcción de sistemas, y es la misma lógica que leemos en un caso real que tratamos en de una tienda a un sistema: lo que separa unas operaciones organizadas de otras improvisadas no es la interfaz, sino la disciplina de datos que hay debajo.

Un orden práctico para la limpieza

Limpiar cada archivo por completo es un proyecto sin fin. Trabaje en un orden que le dé algo trasladable en cuestión de días:

  • Empiece por los datos maestros, no por las transacciones. Clientes, artículos y proveedores son listas cortas que se usan una y otra vez, y limpiarlas corrige automáticamente los miles de filas que se vincularán a ellas después. Las facturas y los pedidos vienen más tarde.
  • Adopte un identificador por entidad. Un código o número fijo que nunca cambie y nunca se reutilice, y luego asocie a él cada nombre y abreviatura antiguos. En el caso de los clientes en particular, unos datos legales del comprador exactos no son un detalle menor, porque los requisitos de facturación electrónica de la Autoridad de Zakat, Impuestos y Aduanas (ZATCA) especifican lo que debe contener una factura fiscal; y exponemos el vínculo entre un movimiento y su factura en facturación electrónica en la fábrica y el almacén.
  • Divida cada celda compuesta. La cantidad en una columna y la unidad de medida en otra, el importe en una y la moneda en otra, el nombre en una y el número de móvil en otra. La regla es una casilla para un dato.
  • Unifique los formatos antes de cualquier importación. Un solo formato de fecha en todo el archivo, números sin símbolos dentro de la celda y un único formato para los números de móvil. El trabajo es repetitivo y aburrido, pero se hace una sola vez.
  • Anote sus decisiones de limpieza en una hoja aparte. Qué se fusionó con qué, qué se eliminó y qué sigue siendo dudoso. Cuando alguien pregunte dos meses después dónde fue a parar un cliente concreto, esa hoja es la respuesta; sin ella, el equipo pierde la confianza en toda la migración.
  • No borre el original. Conserve el archivo previo a la limpieza como una copia cerrada y de solo lectura. Limpiar implica criterio, y el criterio necesita una referencia a la que volver.

Y no espere a tener datos perfectos para migrar, porque nunca llegan. La limpieza que necesita es que los campos críticos sean correctos, coherentes y estén definidos, y que lo que siga incompleto sea conocido y esté registrado, en lugar de descubrirse más tarde como una sorpresa.

En las próximas partes

Los datos ya están en condiciones de trasladarse, y queda la pregunta que decide si la actividad continúa durante la transición o se detiene: ¿qué se traslada primero? La siguiente parte trata el orden de migración, por qué los datos maestros siempre preceden a las transacciones y cómo funciona la operación en paralelo con una fecha de fin declarada y no abierta. Después pasamos a los permisos y a quién ve qué, luego a los informes que usted elaboraba a mano, y cerramos la serie con los primeros treinta días después de la migración.

Fuentes