Muss mein Altsystem modernisiert werden? Warnzeichen, die Sie nicht ignorieren sollten

Ihr Altsystem muss modernisiert werden, wenn es eines oder mehrere dieser Zeichen zeigt: Seine Technologie hat keinen Herstellersupport mehr, nur eine Person oder ein Auftragnehmer versteht es, es erreicht die E-Rechnung, Banken oder neue Apps nur über manuelle Exporte, oder jede kleine Änderung dauert Wochen. So endete laut Microsoft der erweiterte Support für SQL Server 2014 im Juli 2024, und der Support für .NET 8 und .NET 9 endet am 10. November 2026. Ist das System stabil, isoliert und günstig im Betrieb, kann Abwarten die richtige Entscheidung sein.

In Teil 1 dieser Serie haben Sie die Systeme aufgelistet, ohne die Ihr Unternehmen keinen Tag auskommt. Jetzt fragen wir zu jedem: Muss es wirklich modernisiert werden?

Erstes Zeichen: Die Technologie hat keinen Herstellersupport mehr

Jedes Produkt, das Sie kaufen oder auf dem Sie aufbauen, hat ein Datum, an dem der Support endet. Danach liefert der Hersteller keine neuen Sicherheitskorrekturen mehr, sodass jede später gefundene Schwachstelle in Ihrem System offen bleibt. Die erste Frage für jedes System lautet: Auf welcher Technologie basiert es, und wann endet deren Support? Diese Beispiele stammen von Microsofts Seiten zum Produktlebenszyklus und gehören zu den häufigsten Technologien unter Geschäftssystemen:

Quellen: Microsofts Seiten zu Windows Server 2012 R2, SQL Server 2014 und .NET. Beachten Sie: Das Ende des Supports bedeutet nicht, dass das System morgen stillsteht. Es bedeutet, dass das Risiko jeden Monat steigt, und kostenpflichtige Sicherheitsupdates verschaffen Ihnen Zeit zum Planen; die Entscheidung nehmen sie Ihnen nicht ab.

Wissenszeichen: Wer es versteht und worauf es läuft

• Nur eine Person versteht es. Wenn jede Korrektur auf einen Mitarbeiter oder einen externen Entwickler wartet, hängt Ihr System von dessen Urlaub und dessen Kündigung ab. Das ist das gefährlichste Zeichen, denn es taucht in keinem Bericht auf, bis der Ausfall eintritt.
• Niemand traut sich, die Maschine anzufassen. Ein Server in einem Nebenraum, von dem alle wissen, dass er nicht neu gestartet werden darf, und für den es keine Ersatzteile mehr zu kaufen gibt. Fällt er aus, steht das Geschäft still, und es gibt keinen bereitstehenden Ersatz.
• Nur der Code kennt die Geschäftsregeln. Wie ein Rabatt, eine Provision oder eine Berechtigung berechnet wird, steckt allein in der Software, ohne ein Dokument, das es erklärt. Genau das werden wir in Teil 4 mit KI herausholen.

Integrations- und Tempozeichen: Das System bremst das Unternehmen

• Es lässt sich nicht ohne Umwege an die E-Rechnung anbinden. Laut der Seite zu den Einführungsphasen der E-Rechnung der saudischen Zakat-, Steuer- und Zollbehörde (ZATCA) begann Phase eins am 4. Dezember 2021, und die Integrationsphase mit den Systemen der ZATCA begann am 1. Januar 2023 in Wellen, wobei jedes Unternehmen mindestens sechs Monate vor seiner Welle benachrichtigt wird. Wenn Ihr System eine konforme Rechnung nur über ein Zwischenprogramm oder Handarbeit ausstellen kann, lesen Sie unseren Leitfaden zu Welle 25 und zur ZATCA-Integration.
• Banken und Apps brauchen manuelle Exporte. Jemand exportiert jeden Tag eine Datei aus dem System, um sie bei der Bank, im Onlineshop oder auf der Lieferplattform hochzuladen. Jeder manuelle Schritt ist eine Gelegenheit für Fehler und Zeitverlust.
• Eine einfache Änderung dauert Wochen. Ein Feld, einen Bericht oder eine Preisänderung hinzuzufügen bedeutet eine Anfrage und dann Warten, weil jede Änderung einen anderen Teil beschädigen könnte, den niemand versteht.
• Berichte werden jeden Monat in Excel neu gebaut. Wenn Ihr Team Daten exportiert und von Hand umsortiert, um zu sehen, was los ist, speichert das System Daten, beantwortet aber Ihre Fragen nicht. Und wenn Ihr eigentliches System von Anfang an eine Tabellenkalkulation ist, beginnen Sie mit wann die Tabellenkalkulation nicht mehr die Antwort ist.

Wann Sie noch nicht modernisieren sollten

Modernisierung ist kein Selbstzweck, und manche Altsysteme sollten eine Weile so bleiben, wie sie sind. Abwarten kann die bessere Wahl sein, wenn diese Bedingungen zusammen erfüllt sind:

• Stabil: Es hatte lange keinen ernsthaften Ausfall, und Sie müssen es selten ändern.
• Isoliert: Es ist nicht mit dem Internet verbunden und muss nicht mit anderen Systemen kommunizieren, sodass das Risiko durch Schwachstellen geringer ist.
• Günstig im Betrieb: Mehr als eine Person versteht es, und die Wartung kostet wenig Geld oder Zeit.
• Wird ohnehin ersetzt: Wenn Sie bald auf ein fertiges Produkt umsteigen, investieren Sie nicht in die Modernisierung eines Systems, das kurz vor der Ablösung steht.

In diesem Fall ist die richtige Entscheidung, es zu beobachten: Notieren Sie, wann seine Technologie aus dem Support fällt, stellen Sie sicher, dass eine funktionierende Sicherung existiert, und dokumentieren Sie, was es tut. Wenn Sie sich später für eine Modernisierung entscheiden, haben wir den sicheren Weg in unserem Leitfaden zur Modernisierung von Altsystemen ohne Ausfallzeit erklärt.

Die Sicht von Origami

Wir bauen Systeme und Integrationen und modernisieren alte Systeme, und dennoch fragen wir bei jedem Altsystem zuerst, warum es überhaupt modernisiert werden sollte. Ein System, das das Unternehmen jahrelang getragen hat, verdient Respekt, und viele Systeme brauchen eher eine neue Integration oder eine gute Dokumentation als einen Neubau.

Deshalb bewerten wir zuerst jedes System nach Support, Wissen, Integration und Änderungstempo und schlagen dann den kleinsten Schritt vor, der das Risiko senkt, sei es eine Integration, eine Migration oder eine KI-gestützte Neuentwicklung, bei der ein Ingenieur jede Zeile prüft. Wenn Sie eine Einschätzung Ihrer eigenen Systeme möchten, werfen Sie einen Blick auf unsere Leistungen.

Die Übung dieser Woche: Bewerten Sie jedes System mit bis zu 8 Punkten

Nehmen Sie die Liste der Systeme, die Sie in Teil 1 aufgeschrieben haben, und geben Sie jedem auf jeder der vier Achsen eine Punktzahl von 0 bis 2, wobei 0 kein Problem bedeutet, 1 ein kleines Problem und 2 ein klares Problem:

• Support: Wird seine Technologie unterstützt? (2, wenn der Support beendet ist oder innerhalb eines Jahres endet)
• Wissensrisiko: Wie viele Personen verstehen es? (2, wenn es eine Person oder ein Anbieter ist)
• Integration: Ist es ohne Handarbeit an Rechnungsstellung, Banken und andere Systeme angebunden? (2, wenn die Verbindung manuell ist)
• Änderungstempo: Wie lange dauert eine einfache Änderung? (2, wenn es Wochen dauert)

Das ist ein Werkzeug zur Priorisierung, kein endgültiges Urteil: Ein System mit 6 von 8 Punkten oder mehr verdient jetzt eine Planung, 3 bis 5 heißt beobachten und einen Termin für eine erneute Bewertung festlegen, und 0 bis 2 heißt weiterlaufen lassen. Jedes System, das allein beim Wissensrisiko eine 2 erhält, braucht eine dringende Dokumentation, unabhängig von seiner Gesamtpunktzahl.

Wie es weitergeht

Sie haben jetzt eine Liste von Systemen und eine Punktzahl für jedes. In Teil 3 machen wir aus dieser Liste ein vollständiges Inventar: wer für jedes System verantwortlich ist, wer es nutzt, welche Daten es enthält und ob darunter personenbezogene Daten sind, womit es verbunden ist, was ausfällt, wenn es stillsteht, und wann seine Lizenzen verlängert werden, gefolgt von den fünf Optionen für jedes System: behalten, abschalten, durch ein fertiges Produkt ersetzen, unverändert in die Cloud verlagern oder neu bauen.

Quellen

• Microsoft: Lebenszyklus von Windows Server 2012 R2 — Ende des erweiterten Supports und die Jahre der kostenpflichtigen Extended Security Updates.
• Microsoft: Lebenszyklus von SQL Server 2014 — erweiterter Support endete im Juli 2024; kostenpflichtige Updates bis Juli 2027.
• Microsoft: Lebenszyklus von .NET — der Support für .NET 8 und .NET 9 endet im November 2026; .NET 10 bis November 2028.
• ZATCA: Einführungsphasen der E-Rechnung — Phase eins am 4. Dezember 2021; Integrationsphase ab 1. Januar 2023 in Wellen.
• AWS Transform: offizielle Serviceseite — das Beispiel aus Teil 1 für KI-gestützte Modernisierung.