Apakah sistem lama saya perlu dimodernisasi? Tanda-tanda yang tidak boleh diabaikan

Sistem lama Anda perlu dimodernisasi jika menunjukkan satu atau lebih tanda berikut: teknologinya sudah tidak didukung vendor, hanya satu orang atau satu kontraktor yang memahaminya, sistem itu hanya bisa terhubung ke faktur elektronik, bank, atau aplikasi baru melalui ekspor manual, atau setiap perubahan kecil memakan waktu berminggu-minggu. Misalnya, menurut Microsoft, dukungan diperpanjang untuk SQL Server 2014 berakhir pada Juli 2024, dan dukungan untuk .NET 8 dan .NET 9 berakhir pada 10 November 2026. Jika sistem stabil, terisolasi, dan murah dirawat, keputusan yang tepat mungkin adalah menunggu.

Di bagian 1 seri ini Anda telah mendaftar sistem yang tanpanya bisnis Anda tidak bisa berjalan sehari pun. Sekarang kita bertanya tentang masing-masing: apakah sistem ini benar-benar perlu dimodernisasi?

Tanda pertama: teknologinya sudah tidak didukung vendor

Setiap produk yang Anda beli atau jadikan fondasi memiliki tanggal berakhirnya dukungan. Setelah tanggal itu, vendor tidak merilis perbaikan keamanan baru, sehingga setiap celah keamanan yang ditemukan kemudian tetap terbuka di sistem Anda. Pertanyaan pertama untuk setiap sistem adalah: di atas teknologi apa sistem ini dibangun, dan kapan dukungannya berakhir? Contoh-contoh berikut berasal dari halaman siklus hidup produk Microsoft, dan termasuk teknologi yang paling umum di balik sistem bisnis:

Sumber: halaman Microsoft untuk Windows Server 2012 R2, SQL Server 2014, dan .NET. Perlu dicatat bahwa keluar dari masa dukungan tidak berarti sistem berhenti besok. Artinya, risikonya naik setiap bulan, dan pembaruan keamanan berbayar memberi Anda waktu untuk merencanakan; pembaruan itu tidak menghilangkan keputusan.

Tanda pengetahuan: siapa yang memahaminya, dan di atas apa sistem itu berjalan

• Hanya satu orang yang memahaminya. Jika setiap perbaikan menunggu satu karyawan atau satu pengembang eksternal, sistem Anda bergantung pada cuti dan pengunduran dirinya. Ini tanda yang paling berbahaya, karena tidak muncul di laporan mana pun sampai ketidakhadiran itu terjadi.
• Tidak ada yang berani menyentuh mesinnya. Sebuah server di ruang samping yang semua orang tahu tidak boleh dinyalakan ulang, dengan suku cadang yang sudah tidak dijual lagi. Jika server itu berhenti, bisnis berhenti, dan tidak ada pengganti yang siap.
• Hanya kode yang tahu aturan bisnisnya. Cara menghitung diskon, komisi, atau hak akses hanya ada di dalam perangkat lunak, tanpa dokumen yang menjelaskannya. Itulah yang akan kita ekstrak dengan AI di bagian 4.

Tanda integrasi dan kecepatan: sistem memperlambat perusahaan

• Tidak bisa terhubung ke faktur elektronik tanpa cara akal-akalan. Menurut halaman tahapan penerapan faktur elektronik Otoritas Zakat, Pajak, dan Bea Cukai (ZATCA), tahap pertama dimulai pada 4 Desember 2021, dan tahap integrasi dengan sistem ZATCA dimulai pada 1 Januari 2023 secara bergelombang, dengan setiap bisnis diberi tahu setidaknya enam bulan sebelum gelombangnya. Jika sistem Anda hanya bisa menerbitkan faktur yang sesuai ketentuan melalui program perantara atau pekerjaan manual, baca panduan kami tentang gelombang 25 dan integrasi ZATCA.
• Bank dan aplikasi memerlukan ekspor manual. Seseorang mengekspor file dari sistem setiap hari untuk diunggah ke bank, toko online, atau platform pengiriman. Setiap langkah manual adalah peluang terjadinya kesalahan dan waktu yang terbuang.
• Perubahan sederhana memakan waktu berminggu-minggu. Menambahkan kolom, laporan, atau perubahan harga berarti mengajukan permintaan lalu menunggu, karena perubahan apa pun bisa merusak bagian lain yang tidak dipahami siapa pun.
• Laporan disusun ulang di Excel setiap bulan. Jika tim Anda mengekspor data dan menyusunnya ulang secara manual untuk melihat apa yang terjadi, sistem menyimpan data tetapi tidak menjawab pertanyaan Anda. Dan jika sistem Anda yang sebenarnya sejak awal adalah spreadsheet, mulailah dengan kapan spreadsheet tidak lagi menjadi jawabannya.

Kapan sebaiknya belum memodernisasi

Modernisasi bukan tujuan itu sendiri, dan beberapa sistem lama sebaiknya dibiarkan apa adanya untuk sementara. Menunggu bisa menjadi pilihan yang lebih baik jika kondisi-kondisi berikut terpenuhi sekaligus:

• Stabil: sudah lama tidak mengalami kegagalan serius, dan Anda jarang perlu mengubahnya.
• Terisolasi: tidak terhubung ke internet dan tidak perlu berkomunikasi dengan sistem lain, sehingga risiko celah keamanannya lebih rendah.
• Murah dirawat: lebih dari satu orang memahaminya, dan perawatannya hanya memakan sedikit biaya atau waktu.
• Toh akan diganti: jika Anda akan segera beralih ke produk siap pakai, jangan berinvestasi untuk memodernisasi sistem yang akan segera dipensiunkan.

Dalam kasus itu, keputusan yang tepat adalah memantaunya: catat kapan teknologinya keluar dari masa dukungan, pastikan ada cadangan yang berfungsi, dan dokumentasikan apa yang dilakukannya. Jika nanti Anda memutuskan untuk memodernisasi, kami telah menjelaskan cara yang aman dalam panduan kami tentang modernisasi sistem lama tanpa waktu henti.

Pandangan Origami

Kami membangun sistem dan integrasi serta memodernisasi sistem lama, tetapi hal pertama yang kami lakukan terhadap sistem lama mana pun adalah bertanya mengapa sistem itu perlu dimodernisasi. Sistem yang telah menjalankan perusahaan selama bertahun-tahun layak dihargai, dan banyak sistem lebih membutuhkan integrasi baru atau dokumentasi yang baik daripada dibangun ulang.

Karena itu kami memulai dengan menilai setiap sistem dari sisi dukungan, pengetahuan, integrasi, dan kecepatan perubahan, lalu mengusulkan langkah terkecil yang menurunkan risiko, baik itu integrasi, migrasi, maupun penulisan ulang berbantuan AI dengan seorang insinyur yang meninjau setiap baris. Jika Anda ingin pandangan tentang sistem Anda sendiri, lihat layanan kami.

Latihan minggu ini: beri setiap sistem nilai dari total 8

Ambil daftar sistem yang Anda tulis di bagian 1 dan beri setiap sistem nilai dari 0 sampai 2 pada masing-masing dari empat aspek, di mana 0 berarti tidak ada masalah, 1 masalah kecil, dan 2 masalah yang jelas:

• Dukungan: apakah teknologinya didukung? (2 jika dukungan sudah berakhir atau berakhir dalam satu tahun)
• Risiko pengetahuan: berapa banyak orang yang memahaminya? (2 jika hanya satu orang atau satu vendor)
• Integrasi: apakah sistem itu terhubung ke penagihan, bank, dan sistem lain tanpa pekerjaan manual? (2 jika koneksinya manual)
• Kecepatan perubahan: berapa lama perubahan sederhana dikerjakan? (2 jika butuh berminggu-minggu)

Ini alat untuk menyusun prioritas, bukan putusan akhir: sistem dengan nilai 6 dari 8 atau lebih layak direncanakan sekarang, 3 sampai 5 berarti pantau dan tetapkan tanggal untuk menilai ulang, dan 0 sampai 2 berarti biarkan tetap berjalan. Setiap sistem yang mendapat nilai 2 pada risiko pengetahuan saja perlu segera didokumentasikan, berapa pun totalnya.

Selanjutnya

Sekarang Anda punya daftar sistem dan nilai untuk masing-masing. Di bagian 3 kita mengubah daftar itu menjadi inventaris lengkap: siapa pemilik setiap sistem, siapa yang menggunakannya, data apa yang disimpannya dan apakah termasuk data pribadi, terhubung ke apa saja, apa yang rusak jika sistem itu berhenti, dan kapan lisensinya diperpanjang, diikuti lima pilihan untuk setiap sistem: pertahankan, pensiunkan, ganti dengan produk siap pakai, pindahkan apa adanya ke cloud, atau bangun ulang.

Sumber

• Microsoft: siklus hidup Windows Server 2012 R2 — akhir dukungan diperpanjang dan tahun-tahun Extended Security Updates berbayar.
• Microsoft: siklus hidup SQL Server 2014 — dukungan diperpanjang berakhir Juli 2024; pembaruan berbayar hingga Juli 2027.
• Microsoft: siklus hidup .NET — dukungan .NET 8 dan .NET 9 berakhir November 2026; .NET 10 hingga November 2028.
• ZATCA: tahapan penerapan faktur elektronik — tahap pertama 4 Desember 2021; tahap integrasi mulai 1 Januari 2023 secara bergelombang.
• AWS Transform: halaman resmi layanan — contoh modernisasi berbantuan AI dari bagian 1.