کیا میرے پرانے (لیگیسی) سسٹم کو جدید بنانے کی ضرورت ہے؟ وہ علامات جنہیں نظرانداز نہ کریں

اگر آپ کے لیگیسی سسٹم میں ان میں سے ایک یا زیادہ علامات نظر آئیں تو اسے جدید بنانے کی ضرورت ہے: اس کی ٹیکنالوجی وینڈر سپورٹ سے باہر ہے، اسے صرف ایک شخص یا ایک ٹھیکیدار سمجھتا ہے، یہ ای انوائسنگ، بینکوں یا نئی ایپس تک صرف دستی ایکسپورٹ کے ذریعے پہنچتا ہے، یا ہر چھوٹی تبدیلی میں ہفتے لگ جاتے ہیں۔ مثال کے طور پر، Microsoft کے مطابق SQL Server 2014 کی توسیعی سپورٹ جولائی 2024 میں ختم ہو گئی، اور .NET 8 اور .NET 9 کی سپورٹ 10 نومبر 2026 کو ختم ہو رہی ہے۔ اگر سسٹم مستحکم، الگ تھلگ اور برقرار رکھنے میں سستا ہے تو درست فیصلہ انتظار کرنا ہو سکتا ہے۔

اس سلسلے کے حصہ 1 میں آپ نے ان سسٹمز کی فہرست بنائی تھی جن کے بغیر آپ کا کاروبار ایک دن بھی نہیں چل سکتا۔ اب ہم ہر ایک کے بارے میں پوچھتے ہیں: کیا اسے واقعی جدید بنانے کی ضرورت ہے؟

پہلی علامت: ٹیکنالوجی وینڈر سپورٹ سے باہر ہے

ہر وہ پروڈکٹ جو آپ خریدتے ہیں یا جس پر کچھ بناتے ہیں، اس کی سپورٹ ختم ہونے کی ایک تاریخ ہوتی ہے۔ اس تاریخ کے بعد وینڈر کوئی نئی سیکیورٹی اصلاح جاری نہیں کرتا، اس لیے بعد میں دریافت ہونے والی کوئی بھی کمزوری آپ کے سسٹم میں کھلی رہتی ہے۔ ہر سسٹم کے لیے پہلا سوال یہ ہے: یہ کس ٹیکنالوجی پر بنا ہے، اور اس کی سپورٹ کب ختم ہوتی ہے؟ یہ مثالیں Microsoft کے پروڈکٹ لائف سائیکل صفحات سے لی گئی ہیں، اور یہ کاروباری سسٹمز کی بنیاد میں سب سے عام ٹیکنالوجیز میں سے ہیں:

ذرائع: Microsoft کے صفحات برائے Windows Server 2012 R2، SQL Server 2014 اور .NET۔ یاد رکھیں کہ سپورٹ سے باہر ہونے کا مطلب یہ نہیں کہ سسٹم کل بند ہو جائے گا۔ اس کا مطلب یہ ہے کہ خطرہ ہر مہینے بڑھتا ہے، اور ادائیگی والی سیکیورٹی اپ ڈیٹس آپ کو منصوبہ بندی کا وقت دیتی ہیں؛ یہ فیصلے کو ختم نہیں کرتیں۔

معلومات کی علامات: اسے کون سمجھتا ہے، اور یہ کس پر چلتا ہے

• اسے صرف ایک شخص سمجھتا ہے۔ اگر ہر اصلاح ایک ملازم یا ایک بیرونی ڈویلپر کی منتظر رہتی ہے تو آپ کا سسٹم اس کی چھٹیوں اور اس کے استعفے پر منحصر ہے۔ یہ سب سے خطرناک علامت ہے، کیونکہ یہ اس وقت تک کسی رپورٹ میں نظر نہیں آتی جب تک غیر موجودگی واقع نہ ہو جائے۔
• کوئی بھی مشین کو چھونے کی ہمت نہیں کرتا۔ کسی سائیڈ روم میں رکھا ایک سرور، جس کے بارے میں سب جانتے ہیں کہ اسے ری اسٹارٹ نہیں کرنا، اور جس کے فالتو پرزے اب فروخت نہیں ہوتے۔ اگر یہ رک گیا تو کاروبار رک جائے گا، اور کوئی تیار متبادل موجود نہیں۔
• کاروباری اصول صرف کوڈ جانتا ہے۔ ڈسکاؤنٹ، کمیشن یا اجازت کا حساب کیسے ہوتا ہے، یہ صرف سافٹ ویئر میں موجود ہے، اور اسے سمجھانے والی کوئی دستاویز نہیں۔ بالکل یہی چیز ہم حصہ 4 میں AI کی مدد سے نکالیں گے۔

انضمام اور رفتار کی علامات: سسٹم کمپنی کو سست کر رہا ہے

• یہ عارضی جگاڑ کے بغیر ای انوائسنگ سے نہیں جڑ پاتا۔ زکوٰۃ، ٹیکس اور کسٹمز اتھارٹی (ZATCA) کے ای انوائسنگ کے نفاذ کے مراحل والے صفحے کے مطابق، پہلا مرحلہ 4 دسمبر 2021 کو شروع ہوا، اور ZATCA کے سسٹمز کے ساتھ انضمام کا مرحلہ 1 جنوری 2023 سے لہروں میں شروع ہوا، جس میں ہر کاروبار کو اس کی لہر سے کم از کم چھ مہینے پہلے مطلع کیا جاتا ہے۔ اگر آپ کا سسٹم صرف کسی درمیانی پروگرام یا دستی کام کے ذریعے ہی ضوابط کے مطابق انوائس جاری کر سکتا ہے تو لہر 25 اور ZATCA انضمام پر ہماری گائیڈ پڑھیں۔
• بینکوں اور ایپس کے لیے دستی ایکسپورٹ درکار ہے۔ کوئی ہر روز سسٹم سے ایک فائل ایکسپورٹ کرتا ہے تاکہ اسے بینک، آن لائن اسٹور یا ڈیلیوری پلیٹ فارم پر اپ لوڈ کر سکے۔ ہر دستی قدم غلطی اور وقت کے ضیاع کا ایک موقع ہے۔
• ایک سادہ تبدیلی میں ہفتے لگتے ہیں۔ ایک فیلڈ، ایک رپورٹ یا قیمت کی تبدیلی شامل کرنے کا مطلب ہے ایک درخواست اور پھر انتظار، کیونکہ کوئی بھی تبدیلی کسی ایسے دوسرے حصے کو توڑ سکتی ہے جسے کوئی نہیں سمجھتا۔
• رپورٹیں ہر مہینے Excel میں دوبارہ بنائی جاتی ہیں۔ اگر آپ کی ٹیم یہ دیکھنے کے لیے کہ کیا ہو رہا ہے، ڈیٹا ایکسپورٹ کر کے ہاتھ سے دوبارہ ترتیب دیتی ہے، تو سسٹم ڈیٹا تو محفوظ رکھتا ہے لیکن آپ کے سوالوں کا جواب نہیں دیتا۔ اور اگر آپ کا اصل سسٹم شروع سے ہی ایک اسپریڈشیٹ ہے تو جب اسپریڈشیٹ جواب نہیں رہتی سے آغاز کریں۔

کب ابھی جدید نہ بنائیں

جدید کاری بذات خود کوئی مقصد نہیں، اور کچھ لیگیسی سسٹمز کو کچھ عرصے تک جیسے ہیں ویسے ہی رہنا چاہیے۔ جب یہ شرائط ایک ساتھ پوری ہوں تو انتظار کرنا بہتر انتخاب ہو سکتا ہے:

• مستحکم: اس میں طویل عرصے سے کوئی سنگین خرابی نہیں آئی، اور آپ کو اسے شاذ و نادر ہی بدلنا پڑتا ہے۔
• الگ تھلگ: یہ انٹرنیٹ سے منسلک نہیں اور اسے دوسرے سسٹمز سے بات کرنے کی ضرورت نہیں، اس لیے کمزوریوں کا خطرہ کم ہے۔
• برقرار رکھنا سستا: اسے ایک سے زیادہ لوگ سمجھتے ہیں، اور اس کی دیکھ بھال میں کم پیسہ یا وقت لگتا ہے۔
• ویسے بھی بدلا جانا ہے: اگر آپ جلد ہی کسی تیار پروڈکٹ پر منتقل ہو رہے ہیں تو ایسے سسٹم کو جدید بنانے میں سرمایہ کاری نہ کریں جو ریٹائر ہونے والا ہے۔

اس صورت میں درست فیصلہ اس پر نظر رکھنا ہے: درج کریں کہ اس کی ٹیکنالوجی کب سپورٹ سے باہر ہوتی ہے، یقینی بنائیں کہ ایک کام کرنے والا بیک اپ موجود ہے، اور لکھیں کہ یہ کیا کرتا ہے۔ اگر آپ بعد میں جدید کاری کا فیصلہ کریں تو ہم نے محفوظ طریقہ بغیر ڈاؤن ٹائم کے لیگیسی سسٹم کی جدید کاری پر ہماری گائیڈ میں بیان کیا ہے۔

Origami کا نقطہ نظر

ہم سسٹمز اور انضمام بناتے ہیں اور پرانے سسٹمز کو جدید بناتے ہیں، پھر بھی کسی بھی لیگیسی سسٹم کے ساتھ ہم سب سے پہلے یہی پوچھتے ہیں کہ آخر اسے جدید کیوں بنایا جائے۔ جس سسٹم نے برسوں تک کمپنی کو چلایا ہو وہ احترام کا مستحق ہے، اور بہت سے سسٹمز کو نئے سرے سے بنانے کے بجائے ایک نئے انضمام یا اچھی دستاویزات کی ضرورت ہوتی ہے۔

اس لیے ہم ہر سسٹم کا جائزہ سپورٹ، معلومات، انضمام اور تبدیلی کی رفتار کی بنیاد پر لینے سے آغاز کرتے ہیں، پھر وہ سب سے چھوٹا قدم تجویز کرتے ہیں جو خطرہ کم کرے، چاہے وہ انضمام ہو، منتقلی ہو یا AI کی مدد سے دوبارہ لکھا گیا کوڈ جس کی ہر لائن ایک انجینئر جانچتا ہے۔ اگر آپ اپنے سسٹمز پر ہماری رائے چاہتے ہیں تو ہماری خدمات دیکھیں۔

اس ہفتے کی مشق: ہر سسٹم کو 8 میں سے نمبر دیں

حصہ 1 میں لکھی گئی سسٹمز کی فہرست لیں اور ہر سسٹم کو چاروں پیمانوں میں سے ہر ایک پر 0 سے 2 تک نمبر دیں، جہاں 0 کا مطلب کوئی مسئلہ نہیں، 1 کا مطلب معمولی مسئلہ اور 2 کا مطلب واضح مسئلہ ہے:

• سپورٹ: کیا اس کی ٹیکنالوجی کو سپورٹ حاصل ہے؟ (اگر سپورٹ ختم ہو چکی ہے یا ایک سال کے اندر ختم ہو رہی ہے تو 2)
• معلومات کا خطرہ: اسے کتنے لوگ سمجھتے ہیں؟ (اگر ایک شخص یا ایک وینڈر ہے تو 2)
• انضمام: کیا یہ دستی کام کے بغیر انوائسنگ، بینکوں اور دوسرے سسٹمز سے جڑتا ہے؟ (اگر رابطہ دستی ہے تو 2)
• تبدیلی کی رفتار: ایک سادہ تبدیلی میں کتنا وقت لگتا ہے؟ (اگر ہفتے لگتے ہیں تو 2)

یہ ترجیح طے کرنے کا ایک ٹول ہے، حتمی فیصلہ نہیں: جس سسٹم کو 6 یا اس سے زیادہ نمبر (8 میں سے) ملیں وہ ابھی منصوبہ بندی کا مستحق ہے، 3 سے 5 کا مطلب ہے اس پر نظر رکھیں اور دوبارہ جائزے کی تاریخ مقرر کریں، اور 0 سے 2 کا مطلب ہے اسے چلنے دیں۔ کوئی بھی سسٹم جسے صرف معلومات کے خطرے میں 2 ملیں، اسے کل نمبر جو بھی ہوں، فوری دستاویزات کی ضرورت ہے۔

آگے کیا ہے

اب آپ کے پاس سسٹمز کی ایک فہرست اور ہر ایک کا اسکور ہے۔ حصہ 3 میں ہم اس فہرست کو ایک مکمل انوینٹری میں بدلیں گے: ہر سسٹم کا مالک کون ہے، اسے کون استعمال کرتا ہے، اس میں کون سا ڈیٹا ہے اور کیا اس میں ذاتی ڈیٹا شامل ہے، یہ کن چیزوں سے جڑا ہے، اس کے رکنے پر کیا ٹوٹے گا، اور اس کے لائسنس کب تجدید ہوتے ہیں؛ اس کے بعد ہر سسٹم کے لیے پانچ انتخاب: برقرار رکھیں، ریٹائر کریں، کسی تیار پروڈکٹ سے بدلیں، جیسا ہے ویسا کلاؤڈ پر منتقل کریں، یا دوبارہ بنائیں۔

ذرائع

• Microsoft: Windows Server 2012 R2 کا لائف سائیکل — توسیعی سپورٹ کا خاتمہ اور ادائیگی والی Extended Security Updates کے سال۔
• Microsoft: SQL Server 2014 کا لائف سائیکل — توسیعی سپورٹ جولائی 2024 میں ختم ہوئی؛ ادائیگی والی اپ ڈیٹس جولائی 2027 تک۔
• Microsoft: .NET کا لائف سائیکل — .NET 8 اور .NET 9 کی سپورٹ نومبر 2026 میں ختم ہو رہی ہے؛ .NET 10 نومبر 2028 تک۔
• ZATCA: ای انوائسنگ کے نفاذ کے مراحل — پہلا مرحلہ 4 دسمبر 2021؛ انضمام کا مرحلہ 1 جنوری 2023 سے لہروں میں۔
• AWS Transform: سروس کا سرکاری صفحہ — حصہ 1 میں AI کی مدد سے جدید کاری کی مثال۔