第五回では、誰が何を見るのかを整理しました。権限は人ではなく役割に結びつき、項目のレベルまで細かく設定でき、データのエクスポートはそれ自体が記録の残る独立した権限です。そこで残るのは、対になる問いです。では、何を見るのか？

そして、スプレッドシートで回っている会社で管理職の時間の大半が消えていく場所こそ、月次レポートです。好きで作っている人はいません。散らばったファイルの集まりを、眺めて判断できる一枚の全体像に変える方法がほかにないから作っているのです。問題は費やされる労力ではありません。その労力のすべてが、古い全体像を買うために使われていることです。

月が終わってから仕上がるレポートは、レポートではない

月次レポートに誰かの二日分の作業が必要になった時点で、それはもはや役に立つという意味でのレポートではなく、収集作業になっています。この区別は言葉遊びではありません。レポートは判断を下すための道具であり、収集作業はファイル一つで終わる事務作業にすぎないのです。

タイミングだけを見てみてください。月が終わり、収集が始まり、数字が出そろうのは翌月の五日か十日です。その数字が役立つはずだった判断、つまり支払いを保留する、支払いが遅れている債務者に催促する、価格を見直すといった判断は、それを示す数字が届く前に期限を迎えています。レポートを使って経営しているのではなく、すでに起きてしまい、もう変えられないことを振り返っているだけなのです。

さらに悪いことに、遅れて届いた数字は何かを正す力を失っています。ある費目が異常に増えていたと十日に気づいたときには四十日が過ぎており、原因をたどるのは困難です。取引を行った本人はもう細部を覚えておらず、それを説明する書類は別のファイルやチャットの中に埋もれているかもしれないからです。月次会議は、現在の判断の場ではなく、過去の説明の場になってしまいます。

日数は実際にどこへ消えているのか

月次レポートが手作業で作られる様子を観察すると、分析に使われているのは最後の一時間だけだとわかります。残りは五つの準備工程に費やされています。

  • 担当者からファイルを集める。経理担当者にメッセージを一通、営業責任者にもう一通、倉庫に三通目を送り、返信のない人に催促します。最後のファイルはいつも遅れて届き、作業全体がそれを待つことになります。
  • 形式をそろえる。日付が複数の書き方で入力されていたり、同じ取引先が三通りの表記で書かれていたり、数値がテキストとして保存されているため合計できなかったりします。これらはまさに本シリーズの第三回で取り上げた不備ですが、ここでは一度直して終わりではなく、毎月ぶり返してきます。
  • 食い違う数字を突き合わせる。経理の売上の数字と営業チームが持っている売上の数字が合わず、差異探しが始まります。たいていは原因を直すのではなく、あるセルの中で手作業で調整して終わります。
  • 表とグラフを作り直す。先月のテンプレートにコピーして貼り付け、範囲を調整し、行数が変わったせいで崩れたグラフを修正します。毎月まるごと繰り返され、何も積み上がっていかない作業です。
  • 送る前に確認する。数字が抜け落ちていないか、合計が合っているかを最後に読み直します。手作業のミスは起こりうると誰もが知っており、レポートを送った後に見つかるほうがもっと困るからです。

この五つのどれも、頭を使う仕事ではありません。すべてが移す、整える、照合するという作業であり、まさに社内プロセスの自動化が対象とする種類の仕事です。決まったルールに従う繰り返しの工程を人が行っているのは、誰もそのための別の道筋を作ってこなかったからにすぎません。これらの工程をシステムに任せれば、時間が節約できるだけではありません。最後の確認作業が見つけるために存在していた、手作業のミスそのものが起こりえなくなります。

システムの中では、レポートは「今」を映すビューになる

データが発生したその瞬間に一か所に記録されるようになると、レポートの意味が根本から変わります。それはもはや作るファイルではなく、開くビューになります。そこから実務上の四つの違いが生まれます。

  • 数字の出どころは一つ。売上の数字が二つの場所で二度計算されることはなく、記録された場所から読み取られます。これにより、どのコピーが正しいのかという問いがなくなります。本シリーズが第一回で最初に投げかけた問いです。
  • レポートは一度作れば自動で更新される。形式や項目、条件を定義するのは最初の一回だけで、開くたびに今日のデータが表示されます。労力は毎月支払うのではなく、一度かけるだけで済みます。
  • 数字から明細まで掘り下げられる。ある数字がおかしいと感じたら、その数字を開いて裏にある取引を確認できます。どこから来た数字なのかを尋ねるメッセージを送って、返事を一日待つ必要はありません。この機能だけでも、会議での議論の大半が短くなります。
  • 依頼しなくても、必要な人にレポートが届く。支店長は朝に自分専用のビューを開くだけです。本社の誰かが手すきになってファイルを作り、送ってくれるのを待つ必要はありません。

最初に気づくのは見栄えのよい画面ではなく、月次会議の議題が変わることです。数字が正しいかどうかの合意に会議の半分を費やすのではなく、誰も異論のない数字から出発し、それに対して何をするかを話し合うようになります。実際に業務を動かすための指標の選び方については、管理者のダッシュボードで詳しく取り上げました。

Origami の視点

スプレッドシートで運営してきた会社のためにシステムを構築するとき、私たちはレポートを画面からではなく判断から設計し始めます。会社が実際にどのような判断を下しているのか、誰がいつ下しているのかを尋ね、そのうえで一つひとつの判断に役立つレポートを作ります。利用できる項目の一覧から組み立てたレポートは、正しい数字であふれていながら、誰もそれをもとに行動しない、ごちゃごちゃした画面になってしまうからです。

また、レポート上のすべての数字に、その裏にある取引まで明確にたどれる経路があるようにしています。レポートへの信頼は説明によってではなく、検証できることによって築かれるからです。これは、私たちがサービスの中でオーダーメイドのシステムを構築する際に実践していることです。担当者が自分で確かめられないレポートは、確認のために担当者を古いファイルへ逆戻りさせます。そうなると、どちらか一方を廃止するのではなく、両方を作ってしまったことになります。

どのレポートから自動化すべきか

今作っているものをすべて自動化するところから始めてはいけません。その一部は、そもそも作る価値がないからです。実務的な優先順位は次のとおりです。

  • 同じ頻度で繰り返されるもの。毎回同じ手順で作る週次や月次のレポートは、ルールがすでに安定していて明確なので、最も適した候補です。
  • 二つ以上のソースから組み立てるもの。レポートが参照するファイルが多いほど、突き合わせに時間がかかり、ミスの可能性も高まります。ここで得られる成果は、ソースが一つだけのレポートを自動化するよりも大きくなります。
  • 複数の人が求めるもの。三人が別々のタイミングで同じ数字を求めているなら、それを三回作るためにコストを払っていることになり、しかも三つの版が食い違うこともあります。
  • 期限のある判断を左右するもの。購買、回収、スケジュール管理などです。こうしたレポートの価値は、期限の後ではなく前に届くことにあり、それこそが手作業での取りまとめによって失われているものです。
  • 期日のある法定義務に結びついたもの。申告、請求書の要件、求めに応じて提出しなければならない書類には、所管当局が公表する期限とルールがあります。そのため、取りまとめの遅れは単なる社内の効率の問題にとどまりません。

次に来るのが規律の問いで、この分野全体で最も役に立つ問いです。直近の六か月で一度も判断を変えていないレポートは、そもそも作る価値がありません。自社が現在発行しているレポートの一覧を取り出し、それぞれの横に、それが導いた直近の判断とその時期を書いてみてください。たいていは、いくつかのレポートが習慣で作られ、送られ、一度も開かれていないことがわかります。それらを廃止することは、システムも予算も必要としない即効性のある成果であり、この記事の中で今週すぐに実行できる唯一の部分です。同じ考え方はほかのあらゆるテクノロジー投資にも当てはまり、測定の観点からはAIの本当のリターンを測る方法で取り上げました。

最終回の予告

残っているのは、計画の段階から、移行後に実際に起こることへと降りていくことです。本シリーズの最終回となる第七回では、最初の三十日間を取り上げます。自然に生まれる抵抗、古いファイルへのひそかな逆戻り、移行前ではなく移行後になって欠落が見つかるデータ、一度だけ行われて二度と繰り返されない研修、そしてその期間を乗り切るための三十日間の計画です。

参考資料