Il 29 ottobre 2026 WhatsApp ha annunciato quattro novità per i gruppi: fissare i messaggi importanti senza scadenza, inviare la cronologia dei messaggi a chi è già entrato toccandone il nome, uno stato che vedono solo i membri di un gruppo e che scompare dopo 24 ore, e un filtro che raccoglie le chat in cui sei stato menzionato o hai ricevuto una risposta. Se gestisci il tuo team o le tue filiali con i gruppi WhatsApp, tre di queste funzioni mettono subito ordine nel lavoro, e una richiede una decisione prima che qualcuno la usi: un nuovo membro, che sia un dipendente o un cliente che hai aggiunto, può ricevere da 25 a 100 messaggi precedenti. Questa settimana apri le impostazioni di ogni gruppo di lavoro, decidi chi ha questo diritto e fissa le istruzioni permanenti invece di ripeterle ogni giorno.

Cosa ha annunciato WhatsApp con l'aggiornamento del 29 ottobre?

Secondo l'annuncio ufficiale sul blog di WhatsApp, le quattro novità sono:

  • Fissare i messaggi più a lungo: prima i messaggi fissati scadevano dopo 24 ore, 7 giorni o 30 giorni; ora puoi tenere un messaggio importante fissato per sempre, senza scegliere una durata in partenza. Il limite resta di 4 messaggi fissati per chat, secondo il Centro assistenza di WhatsApp.
  • Inviare la cronologia dopo l'ingresso di qualcuno: WhatsApp ha lanciato la cronologia dei messaggi di gruppo il 19 febbraio 2026, disponibile solo quando si aggiunge un membro. Ora puoi inviarla anche in modo retroattivo dopo che è entrato, semplicemente toccandone il nome nella chat, anche a chi è entrato tramite un link di invito.
  • Stato del gruppo: un aggiornamento visibile solo ai membri di un gruppo specifico, che possono vederlo, reagire e aggiungere il proprio, e che scompare dopo 24 ore come uno stato normale.
  • Filtrare per menzioni e risposte: un nuovo filtro delle chat che mostra ogni conversazione di gruppo non letta in cui sei stato menzionato o hai ricevuto una risposta diretta, compresi i messaggi @all.

Come per la maggior parte degli aggiornamenti di WhatsApp, le quattro funzioni potrebbero non arrivare su tutti i telefoni nello stesso giorno: aggiorna prima l'app sui telefoni dei tuoi responsabili e verifica di persona.

Messaggi fissati senza scadenza: cosa fissare in un gruppo di lavoro?

Il limite di quattro messaggi trasforma il fissare in una decisione, non in una decorazione. Nel gruppo di un team o di una filiale, questi sono esempi di ciò che merita di restare in cima alla chat:

  • Il listino prezzi o le offerte valide questo mese.
  • L'orario di lavoro o i turni della settimana.
  • Il contatto per le emergenze e il percorso di escalation.
  • Un modo di lavorare stabile: come si riceve un ordine, o il modello del report giornaliero.

Secondo il Centro assistenza, l'amministratore decide se i membri possono fissare messaggi tramite l'opzione Modifica impostazioni del gruppo in Autorizzazioni del gruppo, e ogni messaggio fissato mostra a tutti un messaggio di sistema con il nome di chi l'ha fissato. Il fissaggio permanente ha un rovescio: un vecchio listino prezzi resta fissato finché qualcuno non lo rimuove, quindi rendi la revisione dei messaggi fissati un compito mensile di una persona precisa. Un dettaglio che molti trascurano: chi entra dopo che un messaggio è stato fissato non lo vede, a meno che qualcuno non gli invii la cronologia dei messaggi includendo i messaggi fissati.

Gli ultimi 100 messaggi per un nuovo arrivato: la funzione che richiede una decisione

Quando aggiungi qualcuno a un gruppo, o ora anche dopo il suo ingresso, puoi inviargli i messaggi recenti: da 25 fino a un massimo di 100, secondo l'annuncio della funzione da parte di WhatsApp, insieme a tutti i messaggi fissati. Il nuovo membro riceve una notifica, tutti i membri del gruppo vedono un messaggio di sistema che segnala l'invio della cronologia, e i messaggi restano crittografati end-to-end. La cronologia non include i messaggi effimeri, i messaggi visualizzabili una volta, la posizione in tempo reale né le transazioni commerciali.

Il vantaggio è chiaro: un nuovo dipendente si mette al passo in un minuto invece di affidarsi a screenshot e inoltri manuali. Ma gli ultimi 100 messaggi di un gruppo di lavoro possono contenere numeri di cellulare dei clienti, un prezzo speciale concesso a un cliente preciso, una discussione interna su un fornitore e le ferie di un collega. E se il tuo gruppo riunisce il team con un cliente o un fornitore sullo stesso progetto, qualsiasi nuovo membro, interno o esterno, è a un tocco da un contesto che non è mai stato scritto per lui.

Tre punti del Centro assistenza cambiano il modo di gestire questa funzione:

  • Un amministratore può disattivare la cronologia dei messaggi per i membri da: nome del gruppo, poi Autorizzazioni del gruppo, poi Invia cronologia dei messaggi, e questa opzione è disponibile quando i membri possono aggiungere altre persone. Gli amministratori possono sempre inviarla.
  • Quando qualcuno entra tramite un link di invito, i membri del gruppo vedono nella chat, accanto al suo ingresso, l'opzione per inviargli la cronologia dei messaggi.
  • Se il destinatario segnala contenuti di una cronologia che hai inviato tu, la segnalazione conta contro di te e non contro chi ha scritto il messaggio originale, secondo la pagina sull'invio della cronologia dei messaggi.

In un aggiornamento di ottobre 2026 all'annuncio di febbraio, WhatsApp ha aggiunto che sta testando modi per inviare la cronologia con meno clic. Più l'invio diventa facile, più conta la decisione su chi può farlo.

Filtro delle menzioni, stato del gruppo e tag dei membri: strumenti per il responsabile sempre impegnato

  • Filtro menzioni e risposte: a un responsabile che segue i gruppi di diverse filiali basta aprire questo filtro per vedere ciò che lo riguarda. Fanne una regola del team: una richiesta che ha bisogno di risposta menziona per nome il suo responsabile.
  • Stato del gruppo: adatto a un avviso quotidiano per una filiale, come un cambio di orario, perché scompare dopo 24 ore. Non metterci nulla che dovrai consultare in seguito.
  • Tag dei membri: non fanno parte delle quattro novità, ma WhatsApp li ha citati nello stesso annuncio. Ogni membro scrive il proprio ruolo sotto il nome in un massimo di 30 caratteri, come responsabile della filiale di Gedda o contabile, secondo il Centro assistenza, così un nuovo dipendente sa a chi chiedere in un gruppo che può contare fino a 1000 persone, secondo la pagina dei gruppi di WhatsApp.

5 passi per sistemare i gruppi della tua azienda questa settimana

  1. Aggiorna WhatsApp sui telefoni dei tuoi responsabili e verifica che compaiano le quattro funzioni.
  2. In ogni gruppo che include un cliente o un fornitore, disattiva la cronologia dei messaggi per i membri, lascia l'aggiunta di membri ai soli amministratori e non lasciare in circolazione il link di invito.
  3. Scegli fino a 4 messaggi permanenti per ogni gruppo, fissali senza scadenza e incarica qualcuno di rivederli ogni mese.
  4. Chiedi a ogni membro di aggiungere un tag con il proprio ruolo.
  5. Scrivi la regola delle richieste: tutto ciò che ha bisogno di risposta menziona per nome il responsabile, così compare nel suo filtro menzioni e risposte.

Cosa l'aggiornamento non risolve

Un gruppo è una conversazione, non un sistema. Non sa chi è responsabile di una richiesta, né il suo stato né la sua scadenza, e non ti dà alcun report di ciò che è stato fatto questa settimana. La cronologia stessa è sparsa su telefoni personali, e ciò che è arrivato sul telefono di un dipendente che se ne è andato non è qualcosa che puoi recuperare. Se un gruppo riceve le richieste dei clienti e le distribuisce al team, è il segnale che ti serve un sistema che segua ogni richiesta, come abbiamo spiegato in Ordini di lavoro: dai messaggi WhatsApp a un sistema che segue ogni richiesta, e se i tuoi clienti chiedono già su WhatsApp, parti da chi sta rispondendo in questo momento al tuo cliente su WhatsApp.

Il punto di vista di Origami

Le quattro novità rendono il gruppo di lavoro più ordinato, ma allo stesso tempo facilitano il passaggio di informazioni a chiunque entri. La domanda giusta per un'azienda non è se usare WhatsApp, ma cosa resta una conversazione e cosa va registrato in un sistema con autorizzazioni e un registro di chi ha visto cosa.

In Origami realizziamo sistemi e app su misura, dai piccoli progetti alle grandi piattaforme: un sistema di richieste che riceve i messaggi dei clienti tramite l'API di WhatsApp Business e assegna a ogni richiesta un responsabile, uno stato e una scadenza, oppure un'app per le squadre sul campo che sostituisce il gruppo del cantiere, con un lancio rapido per fasi in base al perimetro del progetto. Scopri i nostri servizi o parla con il team di Origami.

Fonti