Birimlerinizin bugünkü durumunu neden bilmiyorsunuz

Bir emlak ofisi sahibine ya da birkaç binası olan bir mülk sahibine tek bir soru sorun: Birimlerinizin şu anki durumu ne? Cevap hemen gelmez. Birinin en son iki hafta önce dokunduğu bir tablo açılır, teyit için bir çalışan aranır ve başında "aşağı yukarı" olan bir sayı alırsınız. Belirli bir birimi sorun — kira sözleşmesi ne zaman bitiyor, bu ayın ödemesi geldi mi, üzerinde açık bir bakım talebi var mı — ve cevap bir yerine üç telefon görüşmesine dönüşür.

İşte bu görünürlük açığıdır. Bu seriyi onunla açıyoruz, çünkü diğerlerinin yanında duran bir sorun değil; hepsinin dallandığı köktür. Bugün size kimin borçlu olduğunu bilmiyorsanız tahsilatı kontrol edemezsiniz. Ancak süresi dolduktan sonra haberdar olduğunuz bir yenilemeyi müzakere edemezsiniz. Arkasında hiçbir kayıt olmayan bir ödeme anlaşmazlığını çözemezsiniz. Bir birimin geçen yıl kaç ay boş kaldığını bilmeden ona fiyat biçemezsiniz. Bu yüzden sistemlerden, panolardan ya da uygulamalardan söz etmeden önce açığın açıldığı yerlerin tam olarak adlandırılması gerekir.

Açık nerede açılıyor

Açık, tek bir büyük ihmalle oluşmaz. Her gün işleyen altı küçük aralıktan doğar:

  • Tek bir kişinin tuttuğu tek bir tablo. Tüm portföy bir çalışanın bilgisayarındaki bir dosyada yaşar. O kişi izindeyken, meşgulken ya da ayrıldığında görünürlük tamamen durur. Daha kötüsü, dosyanın birden fazla kopyası sohbetlerde dolaşır ve hangisinin güncel olduğunu kimse söyleyemez.
  • Klasörlere ve yazışmalara dağılmış sözleşmeler. Kira sözleşmesi bir dolapta kâğıt olarak durur, eki bir sohbetteki görseldir, kiracının kimliği bir çalışanın telefonundadır ve revize edilen tutar sözlü bir anlaşmaydı. Bir anlaşmazlık sırasında dosyanın tamamına ihtiyaç duyduğunuzda onu dört farklı yerden toplarsınız ve genellikle bir parça eksik çıkar.
  • Bir hafta boyunca kimsenin haberi olmayan boş bir birim. Kiracı taşınır ve anahtarları teslim eder, ama haber bir çalışanda kalır. İlan yok, gösterim yok, temizlik bile yok. Birim kiralanmaya hazır ve piyasada değilken bir hafta geçer ve karşılığında hiçbir şey olmadan bir aylık kira akıp gider.
  • Gelen ama hiç kaydedilmeyen bir ödeme. Kiracı parayı havale eder ve akşam dekontu WhatsApp'tan gönderir. Çalışan bunu görür ve kaydı yarına erteler. Yarın genellikle gelmez; böylece kiracı gecikenler listesinde görünür ve ödeme yapmış olmasına rağmen bir ödeme hatırlatması alır — ve siz onun güvenini sebepsiz yere kaybedersiniz.
  • Özel bir sohbetteki bakım talebi. Kiracı bir sızıntının fotoğrafını doğrudan bir çalışana gönderir. Çalışan tanıdığı bir tesisatçıyı arar. Talep numarası yok, tarih yok, kayıtlı maliyet yok, kapanış teyidi yok. İki ay sonra aynı sızıntı geri döner ve ilk seferde ne yapıldığını ya da ne ödendiğini kimse bilmez.
  • İmzalı tutanak olmadan anahtar ve teslim. Birim, imzalı bir kontrol listesi ve tarihli fotoğraflar olmadan teslim edilir ve geri alınır. Tahliye sırasında boyanın ve cihazların durumuna dair tartışma birinin sözüne karşı ötekinin sözüne dönüşür ve genellikle elinde kanıt olmayanın geri adım atmasıyla biter.

Altısından hiçbirinin bir niyet sorunu olmadığına dikkat edin. Çalışan hiçbir şey saklamıyor, kiracı da işi yokuşa sürmüyor. Sorun, olayın bir anda gerçekleşmesi ve başka bir anda kaydedilmesidir — eğer kaydedilirse — ve bu iki an arasındaki mesafe açığın kendisidir.

Açık size gerçekte neye mal oluyor

Zayıf görünürlüğün sorunu, hesaplarınızda hiçbir zaman ayrı bir kalem olarak görünmemesidir; bu yüzden bedava gibi görünür. Bedeli beş yerde ödenir:

  • Kimsenin ilana çıkarmadığı boş bir birimde kaybedilen bir aylık kira. En açık maliyet ve önlenmesi en kolay olanı. Birim var, hazır ve piyasa onu istiyor — ama kimse müsait olduğunu bilmiyor. İlandaki her gecikme haftası asla geri gelmeyen bir gelirdir, çünkü boş geçen bir ay sonradan telafi edilemez.
  • Kaçırılan ve tahliyeye dönüşen bir yenileme. Yenileyecek olan iyi kiracıyla zamanında hiç iletişime geçilmedi; o da aramaya başladı ve bir alternatif buldu. Onun yerine birini bulmak kira farkından daha pahalıya gelir: aylarca boşluk, bir pazarlama komisyonu ve birimin yeniden hazırlanması.
  • Gösterilecek hiçbir şeyin olmadığı bir ödeme anlaşmazlığı. Kiracı ödediğini söyler; ofis hiçbir şeyin gelmediğini söyler. Tarihli bir kayıt ve bir havale referansı olmadan tartışma ya kaybedilen bir tutarla ya da kaybedilen bir ilişkiyle, bazen de ikisiyle birden biter.
  • Büyüyene kadar ertelenen küçük bir bakım. İlk haftasında kendi haline bırakılan küçük bir sızıntı duvarda ve zeminde hasara dönüşür. İki maliyet arasındaki fark iki kat değil, kat kat fazladır ve size kiracıyı da kaybettirebilir.
  • İzlenime dayanan fiyatlandırma kararları. En tehlikelisi, çünkü sessizdir. Her birimin gerçek boş kalma süresini, yenileme oranını ya da bakımına ne harcadığınızı bilmediğinizde, fiyatı hisle ya da komşunun istediğine göre belirlersiniz. Bir fiyatı savunmak için bir birimi iki ay boş tutabilir ya da yıllarca değerinin altında kiraya verebilirsiniz.

Daha dikkatli bir çalışan neden bunu çözmez

Dağınıklığı fark edince ilk tepki, sorumlu çalışanı sorgulamak ya da onu değiştirmektir. Bu nadiren işe yarar, çünkü sorun kişide değil tasarımdadır. Bir olaydan saatler sonra bir dosyayı güncellemeyi bir insanın hatırlamasına dayanan her düzen, o insan ne kadar disiplinli olursa olsun başarısız olur — çünkü günün baskısı bireysel disiplini yener ve olaylar hiçbir zaman tek bir yerde buluşmayan dağınık kanallardan gelir.

Çözüm, insanlardan daha iyi bir hafıza talep etmek değildir. Çözüm, olayın kaydını olayın kendisinin bir parçası yapmaktır. Bir birimin durumunu değiştirmek, teslimin ya da tahliyenin tamamlandığı prosedürün ta kendisi olduğunda unutmaya yer kalmaz. Ve her birimin herkesin tek bir ekranda gördüğü tek bir durumu olduğunda, hangi kopyanın doğru olduğu sorusu ortadan kalkar. Bir sonraki bölümün konusu tam olarak budur.

Origami'nin bakışı

Gayrimenkul ve oteller uzmanlaştığımız sektörlerden biridir ve bu alandaki her projeye, tek bir ekran göstermeden önce portföyün envanterini çıkarıp görünürlük açığını ölçerek başlarız. Nedeni şu: eksik verilerin üzerine bir sistem kurmak, güncelliğini yitirmiş durumları daha büyük bir güvenle gösteren şık bir sistem ortaya çıkarır — ve birkaç ay içinde ekip ona güvenini kaybeder, tabloya ve sohbetlere geri döner.

Önerdiğimiz sıra şudur: önce birim kaydını ve durumlarını birleştirin, ardından sözleşmeleri, ödemeleri ve bakım taleplerini ona bağlayın, sonra tahsilatı, faturalandırmayı ve raporlamayı bunun üzerine kurun. Bu serinin geri kalanı bu sırayı izliyor ve gayrimenkul ve otel sektörüne de bu şekilde yaklaşıyoruz, çünkü sonraki her katman, altındaki katmanın doğru olmasına bağlıdır.

Kendi açığınızı bir haftada nasıl ölçersiniz

Herhangi bir şey satın almadan önce sorunun büyüklüğünü söyleyen bir sayıya ihtiyacınız var. Bu alıştırma, yeni bir araç olmadan kendi portföyünüz üzerinde yapılır:

  • Birim kaydınızı bugün nasılsa tam olarak öyle yazdırın; tablodan ya da mevcut sistemden, her birimin durumu, sözleşme bitiş tarihi ve son kaydedilen ödemesiyle birlikte. Sayfayı ekipten uzak tutun.
  • Saha doğrulamasına iki gün ayırın. Her birim için: Gerçekten kayıtlı durumda mı? Boş mu, kirada mı, bakımda mı? Ve şu anda kim oturuyor? Arayın ya da gidin — sayfayı yazan çalışana sormakla yetinmeyin.
  • Gerçek sözleşmeleri inceleyin ve kayıtta yazan bitiş tarihini imzalı kira sözleşmesiyle karşılaştırın. Her farkı not edin.
  • Ödemeleri inceleyin; son üç ayın: Banka hesabına ulaşan her ödeme için kayıtta karşılık gelen bir kayıt var mı? Ve kayıttaki her gecikmiş borç gerçekten ödenmemiş mi?
  • İki yüzde hesaplayın: birimlerinizin kaçının kayıtlı durumunun gerçekle eşleştiği ve o üç ayın ödemelerinden kaçının doğru tarihte doğru bir kaydı olduğu.

Bu iki yüzde sizin görünürlük açığınızdır ve sonraki her iyileştirmenin karşısında ölçüleceği iki sayıdır. Sayıların kendisinden daha önemlisi: her uyuşmazlığın yanına nedenini yazın, çünkü o liste sizin gerçek öncelik sıranızdır. Genellikle açığın büyük kısmının yukarıdaki altı aralıktan yalnızca bir ya da ikisine dayandığını ve sadece bu ikisini kapatmanın görünürlüğünüzün büyük kısmını geri getirdiğini keşfedeceksiniz.

Önümüzdeki bölümlerde

Açığın adı konuldu; onu kapatmak bir sıralama meselesidir. Bir sonraki bölüm birim durumunun kendisinden başlıyor: her birimin herkesin görebildiği tek bir duruma nasıl kavuştuğu ve her durum değişikliğinin nasıl bir sorumlu, bir zaman damgası ve bir belge taşıdığı. Ardından tahsilat ve yenileme döngüsüne, sonra bakım taleplerinin bildirimden kapanışa kadar yönetimine, sonra sözleşmeler ve belgeler katmanına, sonra kira ve aracılık için e-faturaya geçiyoruz — ve seriyi doluluk ve gecikmiş alacak metrikleri ile hepsini doğru sıraya koyan doksan günlük bir planla kapatıyoruz.

Kaynaklar