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Learning series · Management & decisions · 7 lezioni

Digitalizzare immobiliare e ospitalità

Una serie operativa per agenzie immobiliari, proprietari e hotel: come conoscere lo stato di ogni unità nel momento in cui cambia invece che da un foglio che arriva con una settimana di ritardo, come incasso e rinnovo diventano un processo che il sistema le ricorda invece di un compito appeso alla memoria di un dipendente, come gestire le richieste di manutenzione dalla segnalazione alla chiusura, come archiviare contratti e allegati per ritrovarli quando contano, cosa richiede la fatturazione elettronica per un contratto di locazione registrato e una provvigione di intermediazione, e come leggere occupazione e incassi in ritardo come numeri su cui decidere invece che report da scorrere.

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Digitalizzare immobiliare e ospitalità
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  1. 01Perché oggi non conosci lo stato delle tue unità immobiliariFai a un gestore immobiliare una domanda semplice: quante unità sono sfitte in questo momento? Aspetterai mentre si apre un foglio di calcolo, si fa una telefonata e arriva un numero approssimativo. Questo è il divario di visibilità, ed è la radice da cui crescono gli altri problemi dell'immobiliare e dell'ospitalità: riscossione in ritardo, un rinnovo scaduto senza che nessuno se ne accorgesse, una contestazione di pagamento senza traccia e una piccola manutenzione diventata grande. La prima parte di Digitalizzare immobiliare e ospitalità indica dove si apre il divario, quanto costa davvero e come misurare il tuo in una sola settimana.Parte 1 di 7 · 7 min di lettura
  2. 02Stato delle unità immobiliari: un'unica fonte visibile a tuttiDopo aver contato le tue unità nella prima parte e aver visto il divario tra il registro e la realtà, arriva la domanda pratica: dove registri la realtà perché il registro non se ne allontani mai più? La risposta non è un file migliore né un dipendente più attento. È un unico stato dichiarato per unità, visibile a tutti quelli che ne hanno bisogno nello stesso momento, modificato solo da un'azione che ha un responsabile, una marca temporale e un documento. La seconda parte di Digitalizzare l'immobiliare e l'ospitalità costruisce questa fonte unica passo dopo passo.Parte 2 di 7 · 7 min di lettura
  3. 03Riscossione e rinnovo degli affitti: un processo, non una memoriaLa maggior parte delle entrate che un'agenzia immobiliare perde non va persa perché un inquilino si rifiuta di pagare. Va persa perché nessuno se n'è ricordato in tempo. Un pagamento scade senza alcun avviso, un saldo arretrato viene sollecitato quando un dipendente ha per caso un momento libero, e un contratto di locazione termina la settimana prossima, così si tratta da una posizione debole o si perde del tutto l'inquilino. La terza parte di Digitalizzazione dell'immobiliare e dell'ospitalità porta l'intero ciclo del denaro fuori dalla memoria e dentro un processo programmato con date, responsabili e percorsi definiti.Parte 3 di 7 · 7 min di lettura
  4. 04Dalla segnalazione alla chiusura: gestire le richieste di manutenzioneUna piccola perdita in cucina arriva la sera come foto sul WhatsApp di un dipendente. Il dipendente è impegnato, quindi la richiesta aspetta, poi viene dimenticata, e riemerge due settimane dopo quando l'inquilino chiama arrabbiato e il legno sotto il lavello si è già gonfiato. Nessuno è stato negligente, ma la segnalazione non aveva un posto dove vivere. La quarta parte di Digitalizzare immobiliare e ospitalità trasforma una richiesta di manutenzione, da messaggio in una chat privata, in un piccolo ordine di lavoro con una fonte, un'unità, una priorità, un assegnatario, un costo e una chiusura documentata.Parte 4 di 7 · 7 min di lettura
  5. 05Contratti e documenti: reperibili quando contaUna controversia raramente nasce dall'ostilità. Nasce da una domanda semplice: dov'è il verbale di consegna? E quando la risposta è una cartella sul portatile di un ex dipendente, o una vecchia chat, o un cassetto che nessuno apre, la questione smette di essere un fatto documentato e diventa la parola di una persona contro quella di un'altra. La quinta parte di Digitalizzare immobiliare e ospitalità affronta lo strato su cui tutte le parti precedenti si appoggiano nel momento in cui inizia una controversia: dare a ogni unità un fascicolo che contenga il suo contratto, l'identità dell'inquilino, il verbale di consegna, le ricevute e i rapporti di manutenzione, così da trovare la pagina in un minuto e non in un giorno.Parte 5 di 7 · 7 min di lettura
  6. 06Fatturazione elettronica per affitti e intermediazione immobiliareLa maggior parte delle agenzie immobiliari tratta la fatturazione elettronica come una questione contabile da sistemare a fine mese, mentre in realtà appartiene a un unico momento: quello in cui si ricevono i soldi da un inquilino o da un proprietario. La sesta parte di Digitalizzare l'immobiliare e l'ospitalità spiega cosa cambia nel punto stesso dell'incasso, per l'affitto registrato, la provvigione di intermediazione, i diritti amministrativi e le rettifiche e note, e dove verificare presso l'autorità il requisito che ti riguarda invece di affidarti alle supposizioni.Parte 6 di 7 · 7 min di lettura
  7. 07Occupazione e morosità: indicatori con cui decidereLa maggior parte delle agenzie immobiliari produce moltissimi report e non prende alcuna decisione con nessuno di essi. La differenza tra un numero che mostri e un numero con cui decidi è che il secondo ha una soglia nota e un'azione che ne consegue. La settima e ultima parte di Digitalizzazione dell'immobiliare e dell'ospitalità definisce sei indicatori con cui gestire un portafoglio: tasso di occupazione, durata media dello sfitto, tasso di incasso puntuale, anzianità della morosità, costo di manutenzione per unità e tasso di rinnovo; come ciascuno cambia una decisione reale, più una sequenza di novanta giorni per un'agenzia che parte da zero.Parte 7 di 7 · 7 min di lettura

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