Na primeira parte, apontamos os cinco sinais de que um arquivo passou do seu limite e encerramos com um exercício de cinco minutos sobre um único arquivo. Se você o fez, agora tem respostas por escrito sobre um arquivo. Esta parte amplia o exercício para a empresa inteira, porque o erro mais caro de qualquer migração acontece antes da mudança, e não durante ela: começar pelo arquivo errado.

O motivo é que aquilo que você considera o seu sistema não é necessariamente o seu sistema. Existe o arquivo oficial — formatado, aprovado, mostrado nas reuniões — e existe outro, bem menos bonito, que alguém abre toda manhã e no qual trabalha o dia inteiro, e de onde saem os números em que suas decisões se apoiam. O segundo é o seu verdadeiro sistema de registro, mesmo que ninguém nunca o tenha chamado assim. A tarefa desta parte é encontrá-lo.

Por que o número de arquivos cresce

Ninguém decide numa manhã que a empresa deve ter quarenta planilhas. A conta cresce porque cada planilha nova foi, no momento em que foi criada, a resposta mais rápida disponível. Um departamento precisava de um campo que o arquivo principal não tinha, então começou um pequeno ao lado. Alguém precisava trabalhar sem travar ninguém, então fez uma cópia. A diretoria pediu um relatório em outro formato, então foi montado um arquivo que puxa dados de outros dois. Cada passo é razoável; a soma é um mapa que ninguém desenhou.

E, como o crescimento é gradual, a empresa vai perdendo aos poucos a noção de qual arquivo alimenta qual. Você descobre que um relatório mensal puxa dados de uma planilha cujo responsável parou de atualizá-la há meses, ou que dois arquivos guardam os mesmos dados e cada departamento só atualiza a sua própria cópia. Esses vínculos invisíveis são o que faz do inventário uma etapa que não se pode pular, e não uma simples arrumação administrativa.

Três perguntas que revelam o sistema real

Você não precisa de uma varredura exaustiva de todos os arquivos da empresa. Três perguntas separam os arquivos que sustentam o trabalho dos arquivos que guardam cópias dele:

  • Qual arquivo, se fosse perdido hoje, pararia o trabalho amanhã? Esta é a pergunta mais forte de todo o inventário, porque mede a dependência, e não a importância declarada. Faça-a em termos operacionais: se abríssemos amanhã e ele tivesse sumido, ainda conseguiríamos receber, expedir, faturar e atender um cliente? Pouquíssimos arquivos levam a resposta não — e esses são o seu sistema.
  • Quem o abre diariamente? Um arquivo aberto uma vez por mês é um relatório; um arquivo aberto toda manhã e preenchido conforme o dia acontece é um registro operacional. A frequência diária é o indicador mais confiável de que um arquivo se tornou parte do próprio processo, e não uma descrição dele.
  • Sobre qual arquivo outros arquivos são construídos? Rastreie a direção: de onde vêm os números deste arquivo e para onde vão. Um arquivo que alimenta outros três é uma fonte, e qualquer erro nele é multiplicado por três antes de aparecer. Um arquivo que não alimenta nada e não é alimentado por nada é um forte candidato ao encerramento, e não à migração.

Aplique as três perguntas, mas não as responda sozinho. Pergunte às pessoas que realmente trabalham nos arquivos — a resposta está com quem os abre, e não com quem recebe os relatórios deles. O mais provável é que você encontre um arquivo que nem sabia que existia, e essa será uma das descobertas mais importantes.

O que o inventário costuma revelar

O inventário não produz apenas uma lista; ele explica problemas com os quais você convivia sem motivo conhecido. Quatro descobertas recorrentes:

  • O arquivo oficial não é o arquivo em uso. O modelo aprovado, construído com cuidado, está abandonado, e a equipe trabalha numa cópia particular mais simples, que se ajusta ao modo como o trabalho realmente acontece. Isso não é má conduta, é informação: o modelo oficial não corresponde ao processo real, e o processo venceu.
  • Um mesmo dado em dois lugares. A mesma lista de clientes ou de preços existe em dois arquivos, e cada departamento atualiza a sua. Essa é a origem direta de o número mudar conforme a pessoa a quem você pergunta, o que vimos na primeira parte. A solução duradoura é que cada dado tenha exatamente um lugar onde é escrito, o princípio por trás de uma única fonte que todos podem ver.
  • Arquivos mortos que ainda consomem tempo. Uma planilha atualizada toda semana durante dois anos que ninguém lê. Não a migre e não a melhore — pergunte quem a usa e, se não vier resposta, suspenda-a por duas semanas e veja se alguém pergunta por ela.
  • Significado guardado fora do arquivo. Uma coluna chamada status com códigos que só uma pessoa entende, ou uma linha colorida que significa urgente sem dizer isso. O dado está lá, mas o significado não está nele, e esse é o assunto da próxima parte.

A visão da Origami

Somos uma empresa de tecnologia que desenvolve sistemas para empresas sauditas, e a primeira coisa que pedimos nesse tipo de projeto não é um documento de requisitos por escrito, mas os próprios arquivos, exatamente como estão — com a bagunça, as colunas ocultas, as exceções e tudo mais. O motivo é que o arquivo documenta como a empresa realmente funciona, enquanto o documento escrito registra como ela deveria funcionar, e a distância entre os dois é onde os projetos fracassam.

A ordem que recomendamos é que o inventário venha antes de qualquer decisão sobre ferramentas ou escopo. Uma empresa que sabe que tem exatamente dois arquivos críticos toma uma decisão completamente diferente de outra que supõe que quarenta arquivos precisam ser migrados, e essa diferença aparece no escopo e na duração do projeto. Por isso nossos serviços começam lendo o que existe antes de projetar um substituto — a mesma lógica que apresentamos em como implantar um sistema com sucesso ao tratar de migração de dados e gestão da mudança.

A entrega: uma lista de uma página

Um inventário que não produz uma página não é confiável. Faça do resultado uma única tabela com no máximo uma página e apenas quatro colunas para cada arquivo crítico:

  • O arquivo. Seu nome real e sua localização de fato: na máquina de quem, em qual pasta compartilhada, em qual conta. Escrever a localização com precisão já é, por si só, um exercício revelador.
  • O responsável. Uma pessoa nomeada, e não um departamento. Se você não encontrar um único nome, o arquivo não tem responsável, e essa é uma descoberta que vale registrar.
  • O que depende dele. Quais operações param se ele parar, e quais arquivos ou relatórios puxam dados dele. É esta coluna que vai definir a ordem de migração na quarta parte.
  • Se ele tem backup. Com uma resposta direta: sim, automático; sim, manual e feito por uma pessoa nomeada; ou não. E, se a resposta for uma cópia na mesma máquina, isso não conta como backup.

O número de linhas desta lista é o que decide o tamanho de qualquer migração pela frente, e normalmente ele será bem menor do que você espera. Um arquivo que reúne duas características — o trabalho para sem ele e ele não tem backup — é a sua prioridade número um, independentemente de qualquer outro plano. E um arquivo do qual nada depende não merece sequer ser migrado; saber disso poupa metade do trabalho.

Nas próximas partes

Já sabemos qual arquivo é o sistema; agora ele precisa ficar em condições de ser migrado. A próxima parte trata da limpeza de dados antes da migração: duplicados com nomes diferentes para a mesma parte, formatos de data misturados, números armazenados como texto e colunas cujo significado ninguém conhece. A regra sobre a qual vamos construir é que todo significado guardado numa cor ou na cabeça de alguém precisa virar um campo escrito antes da mudança. Depois passamos a uma ordem de migração que mantém a operação funcionando, em seguida às permissões, depois aos relatórios, e fechamos com os primeiros trinta dias após a mudança.

Fontes