अगर आप काम को सही क्रम में 30-30 दिनों के 3 चरणों में बाँटें, तो 90 दिनों में एचआर और पेरोल सिस्टम लागू करना व्यावहारिक है: पहले कर्मचारियों का मास्टर डेटा और अनुबंध साफ़ करें, फिर उपस्थिति और अनुरोधों को एक ही अनुमोदन मार्ग पर लाएँ, और आख़िर में बदलाव से पहले दो पेरोल क्लोज़ समानांतर चलाएँ। एचआर का डिजिटलीकरण श्रृंखला का यह सातवाँ और अंतिम भाग पिछले छह भागों के अभ्यासों को एक योजना में जोड़ता है, और बताता है कि कौन-से फ़ैसले मालिक के हैं और कौन-से एचआर टीम के। अगर आपने अभी सिस्टम नहीं चुना है, तो एचआर और पेरोल सिस्टम चुनने की हमारी गाइड से शुरू करें, फिर इस योजना पर लौटें, क्योंकि यह आपके चुने किसी भी सिस्टम के साथ काम करती है।

पहले दिन से पहले: मालिक के तीन फ़ैसले

योजना तकनीक से नहीं, बल्कि उन फ़ैसलों से शुरू होती है जो केवल मालिक या महाप्रबंधक ले सकते हैं। अगर ये टलते हैं, तो योजना बीच में ही रुक जाती है:

  • प्रोजेक्ट का ज़िम्मेदार कौन: एचआर या प्रशासन से एक नामित व्यक्ति, जिसके पास हर हफ़्ते तय समय हो और किसी भी विभाग से डेटा माँगने का अधिकार हो।
  • क्या बंद होगा: वह दिन जब सिस्टम एकमात्र स्रोत बन जाता है; उसके बाद WhatsApp पर कोई छुट्टी का अनुरोध स्वीकार नहीं होता और किसी अलग फ़ाइल में कोई वेतन नहीं बदला जाता।
  • वेतन कौन देखता है: उन लोगों की सूची जिन्हें वेतन और अंतिम निपटान देखने की अनुमति है, क्योंकि कर्मचारियों का डेटा व्यक्तिगत डेटा है जिस पर व्यक्तिगत डेटा संरक्षण क़ानून (PDPL) लागू होता है।

बाक़ी सब एचआर टीम के परिचालन फ़ैसले हैं: फ़ील्ड का प्रारूप, शिफ़्टों के नाम, फ़ाइलें ले जाने का क्रम और अनुरोध फ़ॉर्म।

दिन 1 से 30: पहले कर्मचारी फ़ाइल और अनुबंध

आगे का सब कुछ इसी फ़ाइल से डेटा पढ़ता है, इसलिए यह पहले आती है। पहले भाग का अभ्यास दोहराएँ, फिर दूसरे भाग का अभ्यास केवल 5 नहीं बल्कि सभी कर्मचारियों पर करें:

  • पहला हफ़्ता: पहले भाग का कार्य नक़्शा, साथ ही हर उस फ़ाइल, शीट या ग्रुप की सूची जिसमें आज कर्मचारियों का डेटा है।
  • दूसरा और तीसरा हफ़्ता: हर कर्मचारी के लिए अनुबंध, कर्मचारी सूची और पिछले पेरोल के बीच 4 फ़ील्ड मिलाएँ: मूल वेतन, भत्ते, कार्यभार ग्रहण की तारीख़ और अनुबंध समाप्ति की तारीख़। मानव संसाधन मंत्रालय के श्रम संबंध पेज पर अनुच्छेद 52 के अनुसार, अनुबंध के मॉडल में तय वेतन उसके लाभों और भत्तों के साथ, कार्य शुरू होने की तारीख़ और निश्चित अवधि के अनुबंध की अवधि शामिल होती है, इसलिए यही फ़ील्ड फ़ाइल का ढाँचा हैं।
  • चौथा हफ़्ता: साफ़ किया हुआ डेटा सिस्टम में ले जाएँ और पुरानी फ़ाइलों को केवल-पढ़ने के लिए लॉक करें। अनुच्छेद 53 कहता है कि परिवीक्षा अवधि कुल मिलाकर 180 दिनों से अधिक नहीं हो सकती, इसलिए हर नए कर्मचारी के लिए उसकी समाप्ति तारीख़ दर्ज करें ताकि सिस्टम समय पर आपको सचेत करे।

सफ़ाई का तरीका हमारी Excel से सिस्टम की ओर श्रृंखला के लेख माइग्रेशन से पहले डेटा की सफ़ाई में बताया गया है: कुछ भी जैसा है वैसा नहीं जाता, और हर टकराव माइग्रेशन के बाद नहीं, पहले सुलझाया जाता है।

दिन 31 से 60: उपस्थिति और अनुरोध एक ही मार्ग पर

जब फ़ाइल भरोसेमंद हो जाए, तो रोज़ का काम उससे जोड़ा जाता है:

  • उपस्थिति: तीसरे भाग की तरह शिफ़्टें परिभाषित करें, हाज़िरी दर्ज करने के सभी तरीक़ों को एक रिकॉर्ड में लाएँ, और चुपचाप कटौती करने के बजाय अपवादों को मैनेजर तक पहुँचाएँ। महीने के अंत में 3 कर्मचारियों की उपस्थिति शीट की कटौतियों से तुलना वाला अभ्यास दोहराएँ।
  • अनुरोध: अपने 5 सबसे आम अनुरोधों के लिए चौथे भाग का अनुमोदन मैट्रिक्स, एक विकल्प व्यक्ति और एस्केलेशन की समय-सीमा के साथ, और छुट्टी का बैलेंस जो अपने आप अपडेट हो।
  • जिस दिन WhatsApp रुकता है: पहले से घोषित किया जाता है; उसके बाद संदेश से आया कोई भी अनुरोध ठुकराया नहीं जाता, बल्कि विनम्रता से सिस्टम की ओर भेजा जाता है।

यहाँ मालिक सिर्फ़ एक बात तय करते हैं: वे अपवाद कौन मंज़ूर करेगा जिन्हें विभाग प्रमुख मंज़ूर नहीं कर सकता, जैसे तय सीमा से ऊपर का ओवरटाइम या वेतन अग्रिम।

दिन 61 से 90: बदलाव से पहले दो समानांतर पेरोल

पेरोल सबसे आख़िर में जाता है, क्योंकि वह पहले की हर चीज़ पर निर्भर है और उसकी ग़लती सीधे कर्मचारी के खाते तक पहुँचती है:

  • पहला समानांतर महीना: पेरोल पुराने तरीक़े से और सिस्टम में, दोनों तरह तैयार होता है, और शुद्ध वेतन की तुलना हर कर्मचारी के लिए की जाती है। हर अंतर समझाया जाता है: क्या वह फ़ाइल से है, उपस्थिति से या किसी गणना नियम से?
  • दूसरा समानांतर महीना: पाँचवें भाग की क्लोज़ चेकलिस्ट के साथ दोहराया जाता है, हर क़दम के लिए एक ज़िम्मेदार और एक तारीख़ के साथ, जब तक कोई भी अंतर बिना स्पष्टीकरण के न बचे।
  • बदलाव: दो मेल खाते पेरोल के बाद, मालिक मंज़ूरी देते हैं कि सिस्टम एकमात्र स्रोत बने, और पुरानी फ़ाइल केवल-पढ़ने वाले संग्रह के रूप में रखी जाती है।
  • सेवा समाप्ति: छठे भाग की चेकलिस्ट जोड़ी जाती है, क्योंकि अनुच्छेद 88 कहता है कि सभी हक़ एक हफ़्ते के भीतर चुकाए जाएँ, या दो हफ़्तों के भीतर अगर अनुबंध कर्मचारी ने ख़त्म किया हो, और हाथ से गणना के लिए यह समय-सीमा पूरी करना मुश्किल है। ग्रेच्युटी का विवरण छठे भाग और सेवा समाप्ति लाभ विनियम पेज में है।

बदलाव के बाद वाले महीने में नज़दीकी निगरानी चाहिए, जैसा कि हमने माइग्रेशन के बाद के पहले तीस दिन में समझाया है।

Origami का नज़रिया

हम एक टेक्नोलॉजी कंपनी हैं जो कस्टम सिस्टम, ऐप और इंटीग्रेशन बनाती है, और एचआर पर काम करते समय हम यही क्रम अपनाते हैं: पहले फ़ाइल, फिर रोज़ का काम, फिर दो मेल खाते रन के बाद पेरोल। बेमेल डेटा पर बना सिस्टम समस्या को सिर्फ़ एक सुंदर स्क्रीन पर ले जाता है।

हम किसी तैयार फ़ीचर सूची से नहीं, बल्कि इन छह भागों के अभ्यासों से शुरू करते हैं, क्योंकि वे दिखाते हैं कि आपके व्यवसाय को सच में क्या चाहिए; फिर हम जो कमी है उसे बनाते हैं और सरकारी प्लेटफ़ॉर्मों से जोड़ते हैं। इसी तरह हम हमारी सेवाएँ व्यवसाय के असली कामकाज के इर्द-गिर्द बनाते हैं, जबकि क़ानूनी सवाल क़ानून के पाठ या किसी श्रम क़ानून के वकील से तय होते हैं।

निष्कर्ष: श्रृंखला का समापन

एचआर का डिजिटलीकरण सॉफ़्टवेयर ख़रीदना नहीं, बल्कि काम का एक क्रम है: एक ही सही कर्मचारी फ़ाइल, फिर एक ही मार्ग पर उपस्थिति और अनुरोध, फिर ऐसा पेरोल जो दो समानांतर रन से ख़ुद को साबित करे, और आख़िर में ऐसी सेवा समाप्ति जो मौजूदा डेटा से निकले। इस भाग के साथ श्रृंखला पूरी होती है, और योजना के संबंधित चरण पर पहुँचने पर आप नॉलेज सेंटर में किसी भी भाग पर लौट सकते हैं।

स्रोत

यह लेख प्रक्रिया समझाता है और क़ानूनी सलाह नहीं है; अपने मामले की पुष्टि मंत्रालय या किसी श्रम क़ानून के वकील से करें।